über die 1. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses
am 03.12.2020
Kongresszentrum Westfalenhallen - Goldsaal -, Rheinladdamm, 44139 Dortmund


Sitzungsdauer: 12:00 - 14:15 Uhr

Anwesend:

1. Stimmberechtigte Mitglieder:

SPD-Fraktion
Rm Carsten Giebel
Rm Bernhard Klösel
Rm Susanne Meyer
Rm Roland Spieß, Vorsitzender
Rm Gudrun Heidkamp i. V. f. sB Mechthild Huneke
Rm Andrea Keßler i. V. f. sB Andrew Kunter

Herr Straub, 41/VHS
Herr Rey, FB 37

Frau Seybusch, Fachbereichsleitung	Frau Litschke
Frau Jäger, stellv. Fachbereichsleitung	Herr Matzanke
Frau Adamski	Herr Wittke

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.

zu TOP 2.2
Belegprüfung im Amt für Angelegenheiten des Oberbürgermeisters und des Rates - PB 46/2020
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 18878-20)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.3
Kreditorische Belegprüfung in der Dortmund-Agentur - PB 34/2020
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 18668-20)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.4
Prüfung des Gesamtabschlusses der Stadt Dortmund zum 31. Dezember 2017 - PB 49/2020
Beschluss/Empfehlung
(Drucksache Nr.: 18971-20)

Der Rechnungsprüfungsausschuss fasst einstimmig folgenden Beschluss:

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung des Gesamtabschlusses der Stadt Dortmund zum 31. Dezember 2017 durch das Rechnungsprüfungsamt zur Kenntnis. Der Rechnungsprüfungsausschuss macht sich die Feststellungen des Rechnungsprüfungsamtes zu eigen, billigt den vom Oberbürgermeister bestätigten und am 18./19. Juni 2020 in den Rat eingebrachten Gesamtabschluss und Gesamtlagebericht und bittet das Rechnungsprüfungsamt, den gemäß §§ 116 Abs. 9 i. V. m. 59 Abs. 3 GO NRW neue Fassung (n. F.) erforderlichen Bericht des Ausschusses an den Rat der Stadt Dortmund zu erstellen.

Der Rechnungsprüfungsausschuss empfiehlt dem Rat, folgenden Beschluss zu fassen:

Der Rat der Stadt Dortmund bestätigt den vom Rechnungsprüfungsausschuss geprüften Gesamtabschluss der Stadt Dortmund zum 31. Dezember 2017 und entlastet den Oberbürgermeister aus diesem geprüften Abschluss. Gleichzeitig beschließt er, dass der im Gesamtabschluss 2017 ausgewiesene Gesamtjahresüberschuss der Stadt Dortmund in Höhe von 50.542.790,27 € der Allgemeinen Rücklage zugeführt wird.

zu TOP 2.5
Überörtliche Prüfung der Stadt Dortmund im Jahr 2019
Beschluss
(Drucksache Nr.: 18790-20)

Der Rechnungsprüfungsausschuss fasst einstimmig folgenden Beschluss:

Unter Hinweis auf § 105 GO NRW hat der Rechnungsprüfungsausschuss den Bericht der Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen vom 06.03.2020 sowie die Stellungnahmen der Fachbereiche zum Bericht zur Kenntnis genommen.

Der Rechnungsprüfungsausschuss beschließt, den Rat über das Ergebnis seiner Beratungen zu unterrichten.

zu TOP 2.6
Umgang mit Stiftungsmitteln in der Stadtkämmerei - PB 33/2020
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 18667-20)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.

zu TOP 2.7
Überprüfung der Vorverfahren zum städtischen Rechnungswesen - PB 40/2020
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 18775-20)

Rm Reppin (CDU) führt aus, dass es seine Fraktion auch wegen der dolosen Handlungen in der Vergangenheit als sehr kritisch ansehe, über die Beseitigung von Schnittstellen nach wirtschaftlichen Gesichtspunkten zu entscheiden. Geprüft werden müsse, ob der IT-Markt bessere Verfahren anbiete.

Frau Seybusch, Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes, weist darauf hin, dass es sich um Fachverfahren handele, die fast ausschließlich im kommunalen Bereich eingesetzt würden. Die Anforderungen würden offensichtlich von anderen Kommunen nicht abgefragt. Die Fachverfahren müssten demzufolge für Dortmund kostenintensiv umprogrammiert werden. Durch die Umstellung von SAP R/3 auf SAP S/4HANA würde möglicherweise die Problematik der Altverfahren aufgegriffen. Die Fachbereiche, insbesondere auch das Dortmunder Systemhaus (dosys.) und die Bürgerdienste legten großen Wert darauf, möglichst schnittstellenarm zu arbeiten, um manuelle Übertragungen von Daten zu vermeiden.

Rm Joest (FDP/Bürgerliste) fragt, welche Sicherungsmaßnahmen bestünden, um dolose Handlungen auszuschließen und was an dem Fachverfahren SoPart so kritisch sei.

Frau Seybusch hebt hervor, dass es bei dem Fachverfahren SoPart auch nach Behebung von Defiziten in der Vergangenheit, weiterhin eine Schwachstelle auf der Einnahmeseite gebe. Allein aufgrund des finanziellen Volumens sei es aber eine relevante Anwendung, die immer im Fokus stehe.

Rm Giebel (SPD) fragt, ob es bei dosys IT-Architekten gebe, die bei der Umstellung auf S/4HANA Standards sicherstellen. Ferner bittet er um Beantwortung, ob die Planstelle in der Stadtkasse bereits besetzt sei.

Frau Seybusch teilt mit, dass die Planstelle qualifiziert besetzt sei. Hinsichtlich der Verfahrensweise zur SAP-Umstellung habe es ursprünglich eine Projektgruppe bei dosys. gegeben. Nach ihrem Kenntnisstand sei bei der Verwaltung hierzu Vieles im Umbruch. Hier sei möglicherweise ein Sachstandsbericht zur Vorgehensweise der Umstellung durch das Dortmunder Systemhaus, die Stadtkämmerei und die Stadtkasse hilfreich.

Rm Gebel (Die Linke+) teilt mit, dass dosys. in der letzten Legislaturperiode für die Mitglieder des Ausschusses für Personal und Organisation eine Grundlagenveranstaltung durchgeführt habe. Seiner Meinung nach sei dosys. daran interessiert, dies auch im Rechnungsprüfungsausschuss zu vermitteln.

Der Vorsitzende, Rm Spieß, schlägt vor, den Wunsch zu protokollieren und an dosys. weiterzuleiten.

Anschließend nimmt der Rechnungsprüfungsausschuss die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis und fasst einstimmig folgenden Beschluss:

Unter Bezugnahme auf diese Vorlage werden die für die Verfahrensumstellung verantwortlichen Fachbereiche gebeten, dem Ausschuss bis Mitte 2021 den Sachstand für die Umstellung von SAP R/3 auf SAP S/4HANA vorzustellen, inclusive der Auswirkungen auf die Vorverfahren.

zu TOP 2.8
Prüfung des IT-Verfahrens SAP-maxflow (KWFneu) - PB 32/2020
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 18577-20)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.

zu TOP 2.9
Prüfung des IT-Verfahrens „KuferSQL“ bei der Volkshochschule - PB 42/2020
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 18810-20)

Auf Nachfragen von Ausschussmitgliedern unterschiedlicher Fraktionen teilt Herr Straub, Geschäftsbereichsleiter der VHS, mit, dass das zugesicherte Konzept gemeinsam mit dosys. bis Mitte 2021 erarbeitet werden solle. Die Prüfungsfeststellungen hinsichtlich des Kennwortschutzes seien aufgriffen worden und würden bereits in Teilen umgesetzt. Eine missbräuchliche Nutzung im Bereich des Rechnungswesens halte er für ausgeschlossen, da hier ein mehrstufiges Verfahren existiere.

Rm Joest (FDP/Bürgerliste) fragt, ob es ausgeschlossen sei, dass Honorarkräfte oder Kurse fiktiv angelegt und abgerechnet werden könnten und ob die VHS überhaupt in der Lage sei, diese umfangreichen Datensicherungskonzepte zu erarbeiten.

Frau Seybusch, Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes, weist darauf hin, dass es in der Vergangenheit Prüfungen sowohl von Wirtschaftsprüfern als auch vom Rechnungsprüfungsamt (RPA) gegeben habe. Darüber hinaus seien vom RPA mehrfach Honorarabrechnungen geprüft worden. Man habe aber in den bisherigen Prüfungen keine Hinweise auf dolose Handlungen oder Missbrauch festgestellt. Die jetzt durchgeführte IT-Prüfung sei fokussiert gewesen auf Berechtigungen und systemtechnische Prüfungsschritte. Das Risiko bestehe natürlich und wird durch umfangreiche Berechtigungen begünstigt.

Rm Gebel (Die Linke+) möchte wissen, ob eine Folgeprüfung geplant sei und bis wann der Ausschuss die aktualisierten Berechtigungskonzepte erwarten könne. Ferner verweist er auf den aktuellen Grundschutzkatalog des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik. Hier seien u. a. die Kriterien hinsichtlich der Vergabe von Passwörtern neu gefasst worden. Er fragt nach, ob das Dortmunder Systemhaus (dosys.) diese aktualisierte Fassung verwende.

Da Vertreter*innen des Dortmunder Systemhauses nicht anwesend sind, sichert Frau Seybusch zu, die protokollieren Fragen an dosys. weiterzuleiten. Das Thema „Kennwort-/Passwortschutz“ sei regelmäßig Gegenstand der Befassung des Ausschusses, sodass hierzu ein Sachstandsbericht durch das Dortmunder Systemhaus sicherlich sinnvoll sei.

Herr Straub (VHS) bestätigt die von Rm Giebel (SPD) geschilderte Notwendigkeit einer engeren Zusammenarbeit zwischen der VHS und dosys. Mittelfristig sei die Administration des Systems auf einer Cloud-Ebene geplant und dabei sei die VHS auf die Expertise von dosys. angewiesen.

Rm Sauer (CDU) und Rm Joest (FDP/Bürgerliste) kritisieren, dass das Fachverfahren KuferSQL nicht den gesetzlichen Anforderungen an IT-Sicherheit genüge. Es stelle sich daher die Frage, ob dieses Verfahren überhaupt geeignet sei und ob die VHS die Problematik selber lösen könne.

Herr Straub bekräftigt, dass diese Problematik mit dem Softwarehersteller und dosys. geklärt würde. Auch würden die Mitarbeitenden fortlaufend geschult. Es handele sich bei KuferSQL um ein bewährtes Verfahren, welches bei 90 Prozent der Volkshochschulen Anwendung fände.

Frau Meyer (SPD) sieht ebenso die Notwendigkeit von Sachstandsberichten. Sie fragt, ob das Verfahren auch in anderen Bereichen eingesetzt bzw. die Fachverfahren selbst administriert würden.

Frau Seybusch weist darauf hin, dass diese Fragestellungen im Rahmen der Prüfplanung, soweit möglich, aufgegriffen würden. Das Sozialamt setzt in einen Bereich die Software „KuferSQL“ ein; hier solle eine kurzfristige Klärung erfolgen.

Nach eingehender Beratung nimmt der Rechnungsprüfungsausschuss das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis und fasst einstimmig folgenden Beschluss:

1. Der Rechnungsprüfungsausschuss bittet das Dortmunder Systemhaus bis zum zweiten Quartal 2021 um einen Sachstandsbericht zum Thema „Pass- und Kennwörter“.

2. Hinsichtlich der aufgezeigten Defizite legt die VHS dem Rechnungsprüfungsausschuss bis zur ersten Sitzung 2021 einen erneuten Sachstandsbericht vor.

zu TOP 2.10
Prüfung der Sonderhonorarzahlungen des Theaters an festbeschäftigte Künstler*innen - PB 31/2020
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 18656-20)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.

zu TOP 2.11
Nachschauprüfung der Lagerbuchhaltung mit SAP-MM im Amt für Feuerwehr, Rettungsdienst und Bevölkerungsschutz - PB 47/2020
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 18697-20)

Rm Joest (FDP/Bürgerliste) bittet um Informationen über den jetzigen Stand der Zugriffsberechtigungen. Auch bitte sie um Erläuterung, wie sich die Pandemie auf die Lagerbuchhaltung auswirke.

Herr Giebel (SPD) hinterfragt ebenfalls die Zugriffsberechtigung auf SAP M_ALL. Er fragt auch, wie sichergestellt werde, dass zukünftig das 4-Augen-Prinzip eingehalten werde.

Herr Rey, Bereichsleiter der Feuerwehr für Personal, Organisation und Finanzen, teilt mit, dass die Lagerbewirtschaftung unproblematisch erfolge. Es existiere nunmehr ein zentrales Depot. Das aufwändigere Verfahren sei wegen der Dokumentationspflichten erforderlich. Die Feuerwehr sei mit den Möglichkeiten des IT-Systems sehr zufrieden. Sowohl bezüglich der Zugriffsberechtigung als auch bezüglich des 4-Augen-Prinzips unterliege die Feuerwehr schon aufgrund ihrer Aufgabenstellung besonderen Anforderungen.

Rm Tietz (B´90/Die Grünen) fragt, wie die Feuerwehr mit dem fehlenden Fachtestkonzept umgehe.

Herr Rey erläutert, dass die Feuerwehr als auch das Dortmunder Systemhaus ein Fachtestkonzept nicht mehr für erforderlich hält, da das IT-Verfahren bereits in den Produktivbetrieb gegangen sei.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.

zu TOP 2.12
Aktenprüfung im Jugendamt (WJH) - PB 38/2020
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 18970-20)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.

zu TOP 2.13
Aktenprüfung im Sozialamt, Hilfe in anderen Lebenslagen - Bestattungskosten - PB 35/2020
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 18691-20)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.

zu TOP 2.14
Prüfung der Verwendung der Sportpauschale 2019 - PB 39/2020
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 18780-20)

Rm Sauer (CDU) und Rm Hartleif (CDU) hinterfragen, warum der Ausschuss für Kultur, Sport und Freizeit, entgegen der Vorgaben, in zwei Fällen nicht über die erhöhten Zuwendungen unterrichtet worden sei.

Frau Seybusch, Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes, weist darauf hin, dass Vertreter*innen der Fachbereiche wegen der Pandemiesituation nicht anwesend sind. Die Fragen würden protokolliert und an die Sport- und Freizeitbetriebe mit der Bitte um Beantwortung weitergeleitet.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.15
Kreditorische Belegprüfung im Grünflächenamt - PB 41/2020
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 18789-20)

Rm Frank (CDU) regt aufgrund der erheblichen Feststellungen eine Wiederholungsprüfung für Mitte 2021 an.

Frau Seybusch, Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes, hebt hervor, dass es in der Verwaltung eine Vielzahl von dezentralen Standorten gebe und dies nicht der alleinige Grund für die Defizite sei. Über den Sachstand weiterer Prüfungsaktivitäten würde sie den Ausschuss in der 1. Sitzung nach der Sommerpause informieren.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.16
Belegprüfung im Eigenbetrieb Friedhöfe - PB 48/2020
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 18879-20)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.17
Prüfung "Untersuchung der privaten Abwasseranlagen durch den Eigenbetrieb Stadtentwässerung" - PB 43/2020
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 18815-20)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis

zu TOP 2.18
Prüfung von IT-Programmänderungen des Jahres 2019 - PB 37/2020
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 18758-20)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.

zu TOP 2.19
Kreditorische Belegprüfung im Dortmunder Systemhaus - PB 45/2020
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 18825-20)

Der Rechnungsprüfungssauschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis

3. Sachstandsberichte

3.1 Sachstandsberichte des Rechnungsprüfungsamtes

3.2 Sachstandsberichte der Verwaltung

zu TOP 3.2.1
Instandsetzung der städtischen Brückenbauwerke durch das Tiefbauamt - Beschluss des Rechnungsprüfungsamtes vom 27.02.2020, Drucksache Nr. 16342-19
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 18979-20)

Rm Klösel (SPD) möchte wissen, bis wann die Personal- und Sachbedarfsanalyse abgeschlos-sen sei und dem Ausschuss über die Ergebnisse berichtet werde.

Frau Seybusch, Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes, teilt mit, dass die protokollierten Fragen an das Tiefbaumt weitergeleitet würden. Ferner weist sie darauf hin, dass zu diesem Thema von Seiten des Tiefbauamtes eine PowerPoint-Präsentation geplant gewesen sei. Wegen der zeitlichen Einschränkungen der aktuellen Sitzung könne diese Präsentation frühestens in der Februarsitzung erfolgen.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Berichterstattung des Tiefbauamtes zur Kenntnis.


4. Verschiedenes

zu TOP 4.1
Beschlussfassung über die Einrichtung von Ausschüssen
Überweisung: Rat der Stadt aus der öffentlichen Sitzung vom 12.11.2020

(Drucksache Nr.: 18957-20)

Frau Seybusch, Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes, führt aus, dass der Rechnungs-prüfungsausschuss hiervon nicht originär betroffen sei, da er gesetzlich verpflichtend sei und sich seine Aufgaben aus der Gemeindeordnung ergäben. Erforderlich sei daher nur eine redaktionelle Anpassung an die geänderten gesetzlichen Vorschriften. Es handele sich hierbei nur um formale Änderungen. Die Aktualisierung hierzu werde an die Geschäftsführung des Rates weitergleitet.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt dies zur Kenntnis.


Die öffentliche Sitzung wird von dem Vorsitzenden, Roland Spieß, um 14:15 Uhr geschlossen




Spieß Brunsing Litschke
Vorsitzender Ratsmitglied Schriftführerin




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