Niederschrift (öffentlich)

über die 9. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses
am 23.06.2016
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund





Sitzungsdauer: 15:10 - 16:50 Uhr

Anwesend:

1. Stimmberechtigte Mitglieder:

SPD-Fraktion
Rm Heinz-Dieter Düdder

Rm Bernhard Klösel
Rm Susanne Meyer

Rm Franz-Josef Rüther
Rm Roland Spieß
Rm Michael Taranczewski


CDU-Fraktion
Rm Dr. Jürgen Eigenbrod, stellv. Vorsitzender
Rm Reinhard Frank
Rm Heinz Neumann i. V. f. Rm Benedikt Penning
Rm Joachim Pohlmann

Rm Udo Reppin
Rm Jendrick Suck


Fraktion B90/Die Grünen
Rm Svenja Noltemeyer
Rm Claudia Plieth
Rm Barbara Brunsing i. V. f. Rm Martina Stackelbeck


Fraktion Die Linke & Piraten
Rm Utz Kowalewski i. V. f. Rm Carsten Klink, Vorsitzender
Rm Christian Gebel


Fraktion FDP/ Bürgerliste
Rm Karl Heinz Dingerdissen i. V. f. Rm Dr. Thomas Reinbold

Fraktion AfD
Rm Andreas Urbanek
2. Verwaltung

Frau Böker, FB 1Herr Hibbeln, FB 51
Herr Schulz, FB 3Herr Skaliks, FB 57
Herr Pähler, FB 11Herr Süshardt, FB 50
Herr Neuhaus, FB 21Herr Tschöpe, FB 50
Herr Ellerkamp, FB 23Frau Artmeier, FB 50
Herr Westermeyer, FB 23Herr Keßling, FB 53
Frau StRin Jägers, 3/DezHerr Dr. Mackenbach, FB 60
Herr Bartel, FB 10Frau Bluhm, FB 60
Herr Konzack, FB 10Herr Flenner, FB 65
Herr Spaenhoff, FB 33Herr Krietemeyer, FB 65
Herr Kruse, FB 33Frau Uehlendahl, FB 66
Herr Willeke, FB 33Herr Dr. Falk, FB 70
Herr Happe, FB 37Herr Schnelle, FB 70

3. Rechnungsprüfungsamt

Frau SeybuschFrau Jäger
Frau AdamskiFrau Kalning
Herr Frank
Herr Gilles
Frau Litschke
Herr Vorspohl

Veröffentlichte Tagesordnung:

Tagesordnung (öffentlich)

für die 9. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses,
am 23.06.2016, Beginn 15:10 Uhr,
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund


1. Regularien

1.1 Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift

1.2 Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW

1.3 Feststellung der Tagesordnung

1.4 Genehmigungen der Niederschriften über
die 7. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 25.02.2016
und die 8. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 04.05.2016
2. Prüfungsberichte

2.1 Belegprüfung im Fachbereich 1 - PB 11/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04760-16)

2.2 Prüfung der Kasse der Dortmund-Agentur - PB 06/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04747-16)

2.3 Personal- und Verwaltungskostenabrechnung des Sozialamtes mit dem Jobcenter - PB 05/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04649-16)

2.4 Belegprüfung im Fachbereich 23 - PB 13/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04487-16)

2.5 Prüfung der Wirtschaftsführung und des Rechnungswesens der Stadtentwässerung Dortmund - PB 17/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04705-16)

2.6 Laufende Programmänderung - PB 12/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04829-16)

2.7 Inventurprüfung bei den Bürgerdiensten - PB 08/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04407-16)

hierzu -> Stellungnahme zum TOP (Fraktion DIE LINKE & PIRATEN)
(Drucksache Nr.: 04407-16-E1)

hierzu -> Zusatz- /Ergänzungsantrag zum TOP (Fraktion DIE LINKE & PIRATEN)
(Drucksache Nr.: 04407-16-E2)

hierzu -> Stellungnahme der Verwaltung
(Drucksache Nr.: 04407-16-E3)

hierzu -> Zusatz- /Ergänzungsantrag zum TOP (CDU-Fraktion)
(Drucksache Nr.: 04407-16-E4)

hierzu -> Zusatz- /Ergänzungsantrag zum TOP (CDU-Fraktion)
(Drucksache Nr.: 04407-16-E5)
hierzu -> Zusatz- /Ergänzungsantrag zum TOP (Fraktion Bündnis 90/Die Grünen)
(Drucksache Nr.: 04407-16-E6)

hierzu -> Zusatz- /Ergänzungsantrag zum TOP (Fraktion DIE LINKE & PIRATEN)
(Drucksache Nr.: 04407-16-E7)

hierzu -> Stellungnahme der Verwaltung
(Drucksache Nr.: 04407-16-E8)
Kenntnisnahme

hierzu -> Stellungnahme der Verwaltung
(Drucksache Nr.: 04407-16-E9)
Kenntnisnahme

hierzu -> Stellungnahme der Verwaltung
(Drucksache Nr.: 04407-16-E10)
Kenntnisnahme

hierzu ->Inventurprüfung bei den Bürgerdiensten - PB 08/2016
(Drucksache Nr.: 04407-16-E11)

2.8 Prüfung der Kassen der Bezirksverwaltungsstellen Brackel und Mengede - PB 19/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04825-16)

2.9 Prüfung von vier Anbauten an bestehende Tageseinrichtungen für Kinder (TEKs) - PB 14/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04501-16)

2.10 Prüfung der Wirtschaftsführung und des Rechnungswesens des EB 57 (FABIDO) - PB 04/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04722-16)

2.11 Belegprüfung im Fachbereich 53 - PB 15/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04788-16)

2.12 Belegprüfung im Fachbereich 60 - PB 07/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04400-16)

2.13 Prüfung der Priorisierung von Straßenunterhaltungsmaßnahmen - PB 16/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04776-16)
2.14 Prüfung des Umgangs mit den Einnahmen des Tiefbauamtes aus den Standgeldern der Trödelmärkte und aus den Parkscheinautomaten - PB 10/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04783-16)


3. Verschiedenes

3.1 Prüfauftrag des Oberbürgermeisters nach § 6 Abs. 3 der Rechnungsprüfungsordnung
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04874-16)

3.2 Abrechnung der Bundestagswahl 2013 und der Europawahl 2014 mit dem Land - PB 36/2015; Stellungnahme der Frau Stadträtin Jägers vom 13.03.2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04186-16)

3.3 Prüfung des Kostenersatzes bei Feuerwehreinsätzen - PB 26/2015; Sachstandsbericht der Frau Stadträtin Jägers vom 09.05.2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04703-16)

3.4 Prüfung der Erteilung von Erlaubnissen für den Personenverkehr (Taxikonzessionen) im Tiefbauamt (FB 66) - PB 30/2015
hier: Stellungnahme des Dezernats 6

Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04887-16)

3.5 Beschaffungen bei der Feuerwehr
Sachstandsbericht zur Umsetzung von Maßnahmen im Hinblick die Prüfungsfeststellungen im Prüfbericht 23/2015, DS-Nr. 01891-15

Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04800-16)



Die Sitzung wird vom stellv. Vorsitzenden - Herrn Dr. Eigenbrod - um 15:10 Uhr eröffnet und geleitet.

Vor Eintritt in die Tagesordnung stellt der stellv. Vorsitzende fest, dass zur heutigen Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses fristgemäß eingeladen wurde und der Ausschuss beschlussfähig ist.




1. Regularien

zu TOP 1.1
Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift

Zur Mitunterzeichnung der Niederschrift wird Rm Noltemeyer benannt.


zu TOP 1.2
Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW

Der stellvertretende Vorsitzende Rm Dr. Eigenbrod weist auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW hin und bittet, dieses zu beachten, sofern es im Einzelfall zutreffen sollte.


zu TOP 1.3
Feststellung der Tagesordnung

Die Tagesordnung wird wie veröffentlicht festgestellt.


zu TOP 1.4
Genehmigungen der Niederschriften über die 7. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 25.02.2016 und die 8. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 04.05.2016

Die Niederschriften über die 7. und die 8. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses werden einstimmig genehmigt.


2. Prüfungsberichte

zu TOP 2.1
Belegprüfung im Fachbereich 1 - PB 11/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04760-16)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.2
Prüfung der Kasse der Dortmund-Agentur - PB 06/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04747-16)

Rm Spieß (SPD) lobt, dass von der Dortmund-Agentur bereits während der laufenden Prüfung auf Änderungen reagiert worden sei.

Rm Suck (CDU) fragt nach dem Restbestand der T-Shirts aus dem Pokalfinale 2016.

Herr Schulz, (Dortmund-Agentur - FB 3), erklärt, dass von 3.000 T-Shirts 1.700 verkauft worden seien. Durch den Verkauf sei ein Überschuss von 5.000 € für die Stadtkasse erwirt­schaftet worden.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt von dem Ergebnis der durchgeführten Prüfung Kenntnis.


zu TOP 2.3
Personal- und Verwaltungskostenabrechnung des Sozialamtes mit dem Jobcenter - PB 05/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04649-16)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis


zu TOP 2.4
Belegprüfung im Fachbereich 23 - PB 13/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04487-16)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.5
Prüfung der Wirtschaftsführung und des Rechnungswesens der Stadtentwässerung Dortmund - PB 17/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04705-16)

Rm Brunsing (Bündnis90/Die Grünen) fragt u.a. wie es derzeit mit dem Personalbestand aus­sehe.

Herr Schnelle, kfm. Leiter der Stadtentwässerung Dortmund (FB 70), teilt mit, dass eine Personalaufstockung erfolgt sei; im Bereich Rechnungswesen sei das Personal fast verdoppelt worden. Eine Organisationsverfügung für zwei weitere Planstellen im Rechnungswesen befinde sich zurzeit beim Personal- und Organisationsamt.

Rm Frank (CDU) hinterfragt die manuelle Bearbeitung im Rechnungswesen und bittet die Gründe für die Planabweichungen im Jahre 2014 zu erläutern.

Rm Spieß (SPD) ergänzt, dass es zwischen dem FB 70 und dem Rechnungsprüfungsamt (RPA) unterschiedliche Auffassungen darüber gebe, welche Vorschriften für die Wirtschaftsführung und das Rechnungswesen Anwendung fänden. Er bittet hierzu um nähere Erläuterung.

Herr Schnelle (FB 70) teilt mit, dass das Rechnungswesen grundsätzlich standardisiert durch­geführt werde, es aber noch nicht in allen Bereichen komplett dem Standard entspreche.
Darüber hinaus bestätigt er die von Rm Spieß (SPD) hervorgehobene unterschiedliche Rechts­auffassung. Bezüglich der Buchungssystematik sei mit der Stadtkasse (FB 21) eine Servicever­einbarung getroffen worden. Am Bearbeitungsprozess seien nunmehr 6 Mitarbeiter beteiligt, sodass im Rechnungswesen nach seiner Auffassung ein 12-Augenprinzip stattfände.

Dr. Falk, Leiter der Stadtentwässerung Dortmund (FB 70), nennt als Grund für nicht planbare Kosten, u.a. bergbauliche Einwirkungen und Kampfmittel im Baugrund. Darüber hinaus verweist er zu den Planabweichungen auf die Notwendigkeit von Sofortmaßnahmen.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.6
Laufende Programmänderung - PB 12/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04829-16)

Rm Plieth (Bündnis90/Die Grünen) fragt, wann die Beseitigung der im Jahre 2009 festgestellten Mängel erfolge. Ferner bittet sie die Auswirkungen der Nichteinhaltung gesetzlicher und städtischer Regelungen zu erläutern. Auch möchte sie wissen, wie zukünftig die Regeleinhaltung gewährleistet werde.

Herr Bartel, Fachbereichsleiter vom Dortmunder Systemhaus (FB 10), erläutert ausführlich die Veränderungen im Umgang mit dem IT-Verfahren. Für die Programmeinführung gebe es mittlerweile ein sogenanntes „Präqualifizierungsverfahren“. Es sei richtig, dass zurzeit aufgrund der hohen Anzahl von Programmänderungen nicht gewährleistet sei, dass alle bestehenden Regelungen eingehalten würden; negative Auswirkungen sehe er allerdings nicht. Der FB 10 habe zugesagt, bis zum 31.12.2016 Rahmenvorgaben für den Beauftragungsprozess von Softwareveränderungen und bis zum 31.03.2017 Rahmenvorgaben zur Durchführung von Fachtests und Freigaben durch die Fachbereiche, zu erarbeiten.
Er sichert, auf Nachfrage von Rm Frank (CDU), zu, nach Fertigstellung den Rechnungs­prüfungsausschuss hierüber jeweils zeitnah zu informieren.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.7
Inventurprüfung bei den Bürgerdiensten - PB 08/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04407-16)
hierzu:
> Überweisung: Ausschuss für Personal und Organisation aus der öffentlichen Sondersitzung
(Drucksache Nr.: 04805-16)
> Stellungnahme zum TOP (Fraktion DIE LINKE & PIRATEN)
(Drucksache Nr.: 04407-16-E1)
> Zusatz- /Ergänzungsantrag zum TOP (Fraktion DIE LINKE & PIRATEN)
(Drucksache Nr.: 04407-16-E2)
> Stellungnahme der Verwaltung
(Drucksache Nr.: 04407-16-E3)
-> Zusatz- /Ergänzungsantrag zum TOP (CDU-Fraktion)
(Drucksache Nr.: 04407-16-E4)
> Zusatz- /Ergänzungsantrag zum TOP (CDU-Fraktion)
(Drucksache Nr.: 04407-16-E5)
> Zusatz- /Ergänzungsantrag zum TOP (Fraktion Bündnis 90/Die Grünen)
(Drucksache Nr.: 04407-16-E6)
> Zusatz- /Ergänzungsantrag zum TOP (Fraktion DIE LINKE & PIRATEN)
(Drucksache Nr.: 04407-16-E7)
> Stellungnahme der Verwaltung
(Drucksache Nr.: 04407-16-E8)
> Stellungnahme der Verwaltung
(Drucksache Nr.: 04407-16-E9)
> Stellungnahme der Verwaltung
(Drucksache Nr.: 04407-16-E10)
> Stellungnahme der Verwaltung
(Drucksache Nr.: 04407-16-E11)


Der stellvertretende Vorsitzende, Rm Dr. Eigenbrod (CDU), weist darauf hin, dass die Anträge mit den Drucksache - Nummern 04805-16, 04407-E2, 04407-E4, 04407-E6 und 04407-E7 in der gemeinsamen Sondersitzung des Ausschusses für Bürgerdienste, öffentliche Ordnung, Anregungen und Beschwerden und des Ausschusses für Personal und Organisation am 09.06.2016 behandelt worden sind. Auf die Niederschrift der vorgenannten Sitzung wird ver­wiesen.

Der Rechnungsprüfungsausschuss stellt hierzu fest, dass die o.a. Anträge damit als erledigt anzusehen sind.

Zur Anfrage der Fraktion Die Linke & Piraten v. 28.04.2016 (Drucksache Nr.: 04407-16-E1) liegt den Mitgliedern des Rechnungsprüfungsausschusses die folgende Stellungnahme der Ver­waltung vom 03.06.2016 (Drucksache Nr.: 04407-16-E3) vor:

1. Wie hoch ist der Gebührenausfall der Stadt in allen bemängelten Fällen in denen die
Gebühren nicht korrekt erhoben wurden?
Antwort zu Frage1:
Das Risiko kann vollständig nur mit einer automatisierten Sollstellung der Verwaltungs-
gebühren aus den jeweiligen Fachverfahren ausgeschlossen werden. Hierzu wird auf die

Ausführungen zum Prüfbericht 08/2016 verwiesen. Das hierzu bisher entwickelte interne
Kontrollsystem (IKS) sollte eine Möglichkeit bieten, eine Plausibilität zwischen den
Gebühreneinnahmen und den aus den IT-Anwendungen zu ermittelnden Fallzahlen
herzustellen. Dies ohne die automatisierte Schnittstelle sehr aufwendige Systembedarf
weiterer Schritte, um die Analyse von festgestellten Differenzen zu optimieren.


Das IKS weist Abweichungen zwischen den Fallzahlen aus den Fachverfahren zu denen

aus HESS aus. Eine Gegenüberstellung der einzelnen Leistung aus HESS zu der aus dem
jeweiligen Fachverfahren ist, wie auch vom Rechnungsprüfungsamt festgestellt, mit
vertretbarem Aufwand nicht möglich. Aktuell können daher nur erfahrungswertorientierte
Erklärungsansätze für die Abweichungen angeführt werden.

Die Abweichungen können laufend nicht monetär beziffert werden, da nur der Abgleich
der Fallzahlen durchgeführt werden kann.
Die Abweichung in der konkreten Stichprobe des Rechnungsprüfungsamtes wird mit einem

Betrag von 411,20 € beziffert.

2. Warum wurden bei der amtsinternen Prüfung zur Korruptionsprävention vor drei Jahren
nicht schon die nun festgestellten Mängel herausgefunden und behoben?
Antwort zu Frage 2:
Es sind einige Maßnahmen zur Erhöhung der Sicherheit bei der Bearbeitung umgesetzt

worden. Ich verweise hier auch auf die Stellungnahme des FB33 zum Prüfbericht unter 4.
„Bereits vor Januar 2016 eingeschlagener Weg zu Risikominimierung“.

Zudem stand die Befassung mit diesen Themen fortwährend in Konkurrenz mit anderen,
fremd gesteuerten Aufgaben, die durch die vom Gesetzgeber vorgegebene Terminierung
mit Priorität umzusetzen waren.

In Verbindung mit häufigen und lang andauernden Stellenvakanzen, die eine intensive
Befassung mit der Betriebssteuerung erforderte, hat dies dazu geführt, andere Prioritäten
zu setzen.

3. Waren der Amtsleitung die Arbeitsabläufe innerhalb des eigenen Amtes nicht bekannt? Werden Arbeitsabläufe bei den Bürgerdiensten regelmäßig auf Plausibilität und Rechtmäßigkeit geprüft? Wenn nein, ist dies zukünftig geplant?
Antwort zu Frage 3:
Bei der Vielzahl der Prozesse im Fachbereich mit den Aufgabengebieten Einwohner-
meldewesen, Kraftfahrzeugwesen, Fahrerlaubnisangelegenheiten, Personenstands-
angelegenheiten, Wahlen, Geschäftsführung der Bezirksvertretungen u.a.“ können der
Fachbereichsleitung nicht alle Arbeitsabläufe im Detail präsent ein. Die Befassung mit den
Abläufen erfolgt bei der Umsetzung von rechtlichen und/oder organisatorischen
Änderungen.

Die systematische Befassung mit den Prozessen mit Risikoanalyse hatte begonnen. Der
Schwerpunkt lag dabei zunächst bei der kassenmäßigen Abwicklung. Bei einigen
Prozessen ist auch mit der Analyse der anderen Risikofaktoren begonnen worden. Dies
fließt jetzt in das von mir eingerichtete Projekt „Risikoanalyse für die Bürgerdienste“ ein.
Mit dem IKS wird künftig auch die regelmäßige Befassung mit den Prozessen des Amtes
verbunden sein.


Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die o.a. Stellungnahme der Verwaltung zur Kennt­nis.


Dr. Eigenbrod (CDU), stellv. Vorsitzender, hebt hervor, dass nun noch über den nachfolgenden Antrag der CDU-Fraktion vom 02.05.2016 (Drucksache Nr.: 04407-16-E5) zu beschließen ist.

Aufgrund der in den zwei öffentlichen Beschlussvorlagen festgestellten Risiken und der damit verbundenen zwingenden Notwendigkeit für Veränderungen stellt die CDU-Fraktion im Rechnungsprüfungsausschuss folgenden Antrag und bittet um Beratung und Beschlussfassung:

Neuorientierung und -organisation der Revisionstätigkeit bei der Stadt Dortmund:

A: Rechnungsprüfungsamt

1. Der Rechnungsprüfungsausschuss erwartet, dass sich das Rechnungsprüfungsamt in Anbetracht zurückliegender und aktueller öffentlich und somit nachteilig diskutierter Vorkommnisse in der Verwaltung stärker als bisher aus der Tradition ausschließlich nachgehender Prüfungen der Ordnungsmäßigkeit löst.
2. Das Rechnungsprüfungsamt soll sich künftig stärker risikoorientiert und kooperativ (Fachbereiche) auf die systemische Prüfung von wirtschaftlich und sicherheitstechnisch relevanten Verwaltungs- und Geschäftsprozessen konzentrieren. Vorrangiger Auftrag ist ab sofort die effiziente Bearbeitung wesentlicher Risiken. Das Rechnungsprüfungsamt versteht sich dabei als Auftragnehmer und Dienstleister im Sinne einer internen Unternehmensberatung. Dazu gehören insbesondere auch stichprobenhafte unangemeldete Prüfungen und die Freigabe von Prozessen im Vorfeld.
3. Zentrale Funktion ist dabei die unabhängige, objektive Prüfungs- und Beratungsdienstleistung, ausgerichtet darauf, Mehrwerte zu schaffen und speziell: Die Verwaltungs- und Geschäftsprozesse zu verbessern.
4. Das Rechnungsprüfungsamt unterstützt die Politik und Verwaltung / Verwaltungsvorstand bei der Erreichung ihrer Ziele, indem es mit systematischem und zielgerichtetem Ansatz die Effektivität des Risiko-Managements, der Kontrolle und der Führungs- und Überwachungs-Prozesse bewertet und diese zu verbessern hilft.
5. Im Rahmen seiner Überwachungsfunktion soll das Rechnungsprüfungsamt weit stärker als bisher schon Politik & Verwaltung / Verwaltungsvorstand / Dezernate vorausschauend / präventiv dabei unterstützen, die verschiedenen Risiko-Management und Kontroll-Prozesse hinsichtlich ihrer Eignung zur Identifikation und Steuerung wesentlicher Geschäfts- und Prozessrisiken sowie hinsichtlich Effizienz und Effektivität der Durchführung zu beurteilen, darüber kontinuierlich berichten und Verbesserungen empfehlen.
6. Der Prüfungsplan ist nach diesen Vorgaben anzupassen und zu aktualisieren.
7. Informationsaustausch und „Meldewege“ u.a. zu identifizierten Prozessrisiken zwischen (Fachbereichs-) interner Revision und Rechnungsprüfungsamt müssen intensiviert, geordnet und dringend überarbeitet / und im Sinne der Risikominimierung verbessert werden (Vier-Augen-Prinzip).
8. Innerhalb des Rechnungsprüfungsamtes wird eine zentrale Organisationseinheit „Interne Kontrollsysteme – IKS“ gebildet. Zu den Aufgaben dieser neuen Organisationseinheit gehört die Beratung von Oberbürgermeister, Verwaltungsvorstand und Politik in Grundsatzfragen.
9. Die neue Organisationseinheit „Interne Kontrollsysteme – IKS“ soll dabei insbesondere bei der Entwicklung standardisierter Kontrollansätze behilflich sein. Dazu gehören die Einhaltung des „Vier-Augen-Prinzips“, die Durchführung unangekündigter stichprobenhafter Prüfungen sowie die Kontrolle der Einhaltung von Dienstanweisungen usw.

B: Interne Revision

1. Für die im StA 33 und vier weiteren Stadtämtern implementierte Interne Revision werden verbindliche Aufgabenprofile entwickelt. Diese beschreiben die Aufgaben der Internen Revision, legen ihre Befugnisse fest, benennen die Berichtswege, treffen Aussagen über den Umgang mit den Prüfungsfeststellungen und schaffen klare Verbindlichkeiten über die Umsetzung der Prüfungsfeststellungen.
2. Die Feststellungen / Empfehlungen der fachbereichs-internen Revisionen sollen neben den Fachbereichsleitungen „ungefiltert“ und unverzüglich auch dem Rechnungsprüfungsamt und den jeweils fachlich zuständigen Dezernenten zugehen.
3. Die Fachbereichsleitungen sind verantwortlich dafür und aufgefordert, sich zeitnah mit den Feststellungen der internen Revision auseinanderzusetzen und Handlungsempfehlungen nach Prüfung und Abstimmung mit der Dezernatsleitung unverzüglich umzusetzen.
4. Die Verwaltung prüft, ob die Interne Revision zukünftig organisatorisch den Fachbereichen oder dem StA 14 zuzuordnen ist und teilt den politischen Gremien das Ergebnis seiner Prüfung mit.

C: Prozessbegleitung

1. Über den gesamten Prozess der Neuorganisation des Rechnungsprüfungsamtes sowie der Internen Revision wird dem Rechnungsprüfungsausschuss in seiner Sitzung am 15.09.2016 Bericht erstattet.


Rm Spieß (SPD) schlägt für seine Fraktion folgende Änderungen vor:
Die Punkte 1, 2, 5 und 6 aus Teil A des Antrages sind zielorientiert in den Bereich der Leistungs­vereinbarung aufzunehmen.
Die Punkte 8 und 9 und Teil B des Antrages befassen sich mit der Internen Revision. Das Rechnungsprüfungsamt (RPA) wird gebeten, diese Punkte für den aktuellen „Sachstandsbericht zur Neukonzeption der Internen Revision“ für den nichtöffentlichen Teil der Novembersitzung 2016 aufzugreifen.

Rm Suck (CDU) hebt die Wichtigkeit der Themen hervor und stellt fest, dass seine Fraktion dem Änderungsvorschlag zustimmen werde.

Sodann fasst der Rechnungsprüfungsausschuss einstimmig unter Berücksichtigung der Änderungen folgenden Beschluss:

Die Punkte 1, 2, 5 und 6 aus Teil A des nachfolgenden Antrages sind zielorientiert in die Leistungsvereinbarung für das Jahr 2017 aufzunehmen.
Das Rechnungsprüfungsamt wird gebeten, die Punkte 8 und 9 von Teil A und den Teil B des Antrages für den aktuellen „Sachstandsbericht zur Neukonzeption der Internen Revision“ für den nichtöffentlichen Teil der Novembersitzung 2016 aufzugreifen.

Neuorientierung und -organisation der Revisionstätigkeit bei der Stadt Dortmund:

A: Rechnungsprüfungsamt

1. Der Rechnungsprüfungsausschuss erwartet, dass sich das Rechnungsprüfungsamt in
Anbetracht zurückliegender und aktueller öffentlich und somit nachteilig diskutierter
Vorkommnisse in der Verwaltung stärker als bisher aus der Tradition ausschließlich
nachgehender Prüfungen der Ordnungsmäßigkeit löst.

2. Das Rechnungsprüfungsamt soll sich künftig stärker risikoorientiert und kooperativ (Fachbereiche) auf die systemische Prüfung von wirtschaftlich und sicherheitstechnisch relevanten Verwaltungs- und Geschäftsprozessen konzentrieren. Vorrangiger Auftrag ist ab sofort die effiziente Bearbeitung wesentlicher Risiken. Das Rechnungsprüfungsamt versteht sich dabei als Auftragnehmer und Dienstleister im Sinne einer internen Unternehmensberatung. Dazu gehören insbesondere auch stichprobenhafte unangemeldete Prüfungen und die Freigabe von Prozessen im Vorfeld.
3. Zentrale Funktion ist dabei die unabhängige, objektive Prüfungs- und Beratungsdienstleistung, ausgerichtet darauf, Mehrwerte zu schaffen und speziell: Die Verwaltungs- und Geschäftsprozesse zu verbessern.
4. Das Rechnungsprüfungsamt unterstützt die Politik und Verwaltung / Verwaltungsvorstand bei der Erreichung ihrer Ziele, indem es mit systematischem und zielgerichtetem Ansatz die Effektivität des Risiko-Managements, der Kontrolle und der Führungs- und Überwachungs-Prozesse bewertet und diese zu verbessern hilft.
5. Im Rahmen seiner Überwachungsfunktion soll das Rechnungsprüfungsamt weit stärker als bisher schon Politik & Verwaltung / Verwaltungsvorstand / Dezernate vorausschauend / präventiv dabei unterstützen, die verschiedenen Risiko-Management und Kontroll-Prozesse hinsichtlich ihrer Eignung zur Identifikation und Steuerung wesentlicher Geschäfts- und Prozessrisiken sowie hinsichtlich Effizienz und Effektivität der Durchführung zu beurteilen, darüber kontinuierlich berichten und Verbesserungen empfehlen.
6. Der Prüfungsplan ist nach diesen Vorgaben anzupassen und zu aktualisieren.
7. Informationsaustausch und „Meldewege“ u.a. zu identifizierten Prozessrisiken zwischen (Fachbereichs-) interner Revision und Rechnungsprüfungsamt müssen intensiviert, geordnet und dringend überarbeitet / und im Sinne der Risikominimierung verbessert werden (Vier-Augen-Prinzip).
8. Innerhalb des Rechnungsprüfungsamtes wird eine zentrale Organisationseinheit „Interne Kontrollsysteme – IKS“ gebildet. Zu den Aufgaben dieser neuen Organisationseinheit gehört die Beratung von Oberbürgermeister, Verwaltungsvorstand und Politik in Grundsatzfragen.
9. Die neue Organisationseinheit „Interne Kontrollsysteme – IKS“ soll dabei insbesondere bei der Entwicklung standardisierter Kontrollansätze behilflich sein. Dazu gehören die Einhaltung des „Vier-Augen-Prinzips“, die Durchführung unangekündigter stichprobenhafter Prüfungen sowie die Kontrolle der Einhaltung von Dienstanweisungen usw.

B: Interne Revision

1. Für die im StA 33 und vier weiteren Stadtämtern implementierte Interne Revision werden verbindliche Aufgabenprofile entwickelt. Diese beschreiben die Aufgaben der Internen Revision, legen ihre Befugnisse fest, benennen die Berichtswege, treffen Aussagen über den Umgang mit den Prüfungsfeststellungen und schaffen klare Verbindlichkeiten über die Umsetzung der Prüfungsfeststellungen.
2. Die Feststellungen / Empfehlungen der fachbereichs-internen Revisionen sollen neben den Fachbereichsleitungen „ungefiltert“ und unverzüglich auch dem Rechnungsprüfungsamt und den jeweils fachlich zuständigen Dezernenten zugehen.
3. Die Fachbereichsleitungen sind verantwortlich dafür und aufgefordert, sich zeitnah mit den Feststellungen der internen Revision auseinanderzusetzen und Handlungsempfehlungen nach Prüfung und Abstimmung mit der Dezernatsleitung unverzüglich umzusetzen.
4. Die Verwaltung prüft, ob die Interne Revision zukünftig organisatorisch den Fachbereichen oder dem StA 14 zuzuordnen ist und teilt den politischen Gremien das Ergebnis seiner Prüfung mit.

Darüber hinaus liegen dem Rechnungsprüfungsausschuss die Stellungnahmen der Verwaltung
vom 18.05.2016 (Drucksache Nr.: 04407-16-E8) und vom 08.06.2016 (Drucksache Nr.: 04407-16-E9, -E10 und -E11) vor.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Stellungnahmen zur Kenntnis.


zu TOP 2.8
Prüfung der Kassen der Bezirksverwaltungsstellen Brackel und Mengede - PB 19/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04825-16)

Rm Frank (CDU) verweist auf den Prüfbericht und fragt, wieso die vorgesehenen Prüfungen durch den Bezirksverwaltungsstellenleiter nicht stattgefunden hätten.

Herr Spaenhoff, seinerzeit zuständiger Leiter der Bürgerdienste (FB 33), teilt mit, dass die Prüfungen stattgefunden hätten. Die gegenteilige Annahme sei lediglich auf eine miss-verständliche Äußerung des Verwaltungsstellenleiters zurückzuführen.
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.9
Prüfung von vier Anbauten an bestehende Tageseinrichtungen für Kinder (TEKs) - PB 14/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04501-16)

Rm Frank (CDU) fragt nach den Gründen für die nicht erfolgte Abrufung der Landesmittel beim Landschafsverband Westfalen- Lippe (LWL).

Herr Hibbeln, kfm. Leiter des Jugendamtes (FB 51), führt aus, dass dies auf Kommunikations­probleme hinsichtlich der Fertigstellungstermine zurückzuführen sei. Die Mittelabrufe würden nunmehr nach dem jeweiligen Baufortschritt abgerufen.

Rm Spieß (SPD) bittet die Erhöhung der aktivierten Eigenmittel näher zu erläutern.

Herr Krietemeyer, Bereichsleiter Immobilienmanagement bei der Immobilienwirtschaft (FB 65), teilt mit, dass im Planungsverfahren aufgrund der Dringlichkeit der Bauvorhaben eine Modulbauweise favorisiert und geplant worden sei. Parallel hierzu seien mehrfach, bis zum heutigen Tage unbeantwortete Anfragen beim Förderungsgeber zur Förderfähigkeit dieser Bauweise gestellt worden. Schlussfolgernd habe das Dezernat entschieden, die Planung und Ausführung auf die rechtssichere Massivbauweise umzustellen. Ferner seien durch Einflüsse des Gestaltungsbeirates im laufenden Verfahren noch Änderungen durchgeführt worden. Dies begründe, da alle Aufwände eingerechnet worden seien, die Erhöhung der aktivierten Eigen­mittel.

Rm Brunsing (Bündnis90/Die Grünen) wundert sich, dass nicht der Bauleitung sondern erst dem Rechnungsprüfungsamt (RPA) die mangelhafte Verwendung von Baumaterialien aufgefallen sei. Trotz der Rechnungskorrekturen stelle sich für sie die Frage, wie mit den Unternehmen in künftigen Vergabeverfahren umgegangen werde.

Herr Krietemeyer (FB 65) führt aus, dass eine Bauleitung mehrere Bauprojekte betreue und daher nicht ganztägig vor Ort sein könne. Es komme vor, dass zum Zeitpunkt der Material­lieferung die Baustelle von Mitarbeitern des RPAs aufgesucht und die fehlerhafte Material­lieferung feststellt werde. Bei fehlerhaften Bauausführungen würden die Firmen zur Nach­besserung aufgefordert.
Baumängel würden für das Präqualifizierungssystems und im anschließenden Vergabeverfahren berücksichtigt, soweit das Vergaberecht hier einen Handlungsspielraum eröffne.

Rm Urbanek (AfD) fragt, warum nicht substanzbildende Aufwendungen hier aktiviert würden.

Nach Aussage von Herrn Krietemeyer (FB 65) handelt es sich bei der Position um die ange­fallenen projektbezogenen Gesamtstunden. Trotz zweimaliger Planung sei in diesem Fall nur eine Planung substanzbildend. Eine Alternative zur Aktivierung aller gebuchten Stunden sehe er nicht.
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.10
Prüfung der Wirtschaftsführung und des Rechnungswesens des EB 57 (FABIDO) - PB 04/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04722-16)

RM Klösel (SPD) fragt nach den Konsequenzen bzgl. der angenommenen Geschenke und nach der Verbindlichkeit der Beschaffungen über Rahmenverträge.

Herr Skaliks, Bereichsleiter bei FABIDO (FB 57), erläutert die Ausnahmen insbesondere bei Kleinmengen. FABIDO strebe in Abstimmung mit dem Vergabe- und Beschaffungszentrum weitere Rahmenverträge an, auf deren Verbindlichkeit zukünftig verstärkt geachtet werden solle. Bezüglich der in der Vergangenheit angenommenen geringfügigen Geschenke solle es keine Konsequenzen geben. Falls es aber zukünftig nochmals zu Verstößen komme, müsse die jeweilige Einrichtungsleitung mit Maßnahmen rechnen. Darüber hinaus beabsichtige FABIDO ab dem 01.08.2016 eine vollständige Abschaffung der Barkassen in allen Kindertages­einrichtungen.

RM Frank (CDU) fragt, ob der Ausschuss über den Vollzug dieser Maßnahme und über die erfolgte Einführung des IT-Verfahrens „Kita-Plus“ zum 31.12.2016, informiert werde.

Herr Skaliks (FB 57) sagt eine Unterrichtung des Ausschusses zu.

RM Düdder (SPD) fragt nach dem aktuellen Stand der Einführung des KWFneu für FABIDO.

Da Vertreter des Dortmunder Systemhauses (FB 10) nicht mehr anwesend sind, schlägt Frau Seybusch vor, die Frage zu Protokoll zu nehmen und zwecks Beantwortung zur nächsten Sitzung an den FB 10 weiterzuleiten.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.11
Belegprüfung im Fachbereich 53 - PB 15/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04788-16)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.12
Belegprüfung im Fachbereich 60 - PB 07/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04400-16)
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.13
Prüfung der Priorisierung von Straßenunterhaltungsmaßnahmen - PB 16/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04776-16)

Rm Frank (CDU) fragt, wieso die Rankingstufen nach unten korrigiert worden seien und wes­halb teilweise die Sanierung von Anliegerstraßen gegenüber Hauptstraßen priorisiert worden sei.

Frau Uehlendahl, Leiterin des Tiefbauamtes (FB 66), führt aus, dass das Ranking 1-9 den Empfehlungen der Forschungsgesellschaft für Straßen- und Verkehrswesen entspreche. Entgegen der Empfehlungen habe sich die Stadt Dortmund zur Vereinfachung für das Schulnotensystem 1- 6 entschieden.
Die Entscheidung, welche Straßen vorrangig saniert würden, erfolge in einem iterativen Prozess, den Frau Uehlendahl näher erläutert. Im Jahre des Grunderneuerungsprogramms 2014 sei dieser Prozess nicht ausreichend genug dokumentiert worden; dies solle künftig geändert werden. Der Datenbestand für den Unterhaltungsaufwand werde in SAP abgebildet. Im Jahre 2014 seien für die Auswertungen nicht diese SAP-Daten sondern die Erfahrungen und Kenntnisse der Bezirks­meister vor Ort in die Entscheidung zur Straßensanierung eingeflossen. Es werde nun geprüft, welche Daten SAP für die Auswertungen liefern könne.

Rm Kowalewski (Die Linke) fragt, ob bei der Entscheidung möglicherweise auch der Faktor „Refinanzierung“ eine Rolle spiele. Er möchte wissen, ob abgewartet werde, bis eine Erneuerung der Straße und die Finanzierung der Kosten aus dem investiven Haushalt zu rechtfertigen sei und damit die Möglichkeiten des KAG nutzbar seien.

Frau Uehlendahl (FB 66) widerspricht dieser Vermutung; vielmehr sei das Gegenteil der Fall. Maßnahmen mit einem hohen KAG-Anteil würden nicht priorisiert, weil die Stadt dann nicht in den Genuss von Fördergeldern käme und hierdurch eine Kostenbeteiligung der Anlieger ent­stünde.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.14
Prüfung des Umgangs mit den Einnahmen des Tiefbauamtes aus den Standgeldern der Trödelmärkte und aus den Parkscheinautomaten - PB 10/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04783-16)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.



3. Verschiedenes

zu TOP 3.1
Prüfauftrag des Oberbürgermeisters nach § 6 Abs. 3 der Rechnungsprüfungsordnung
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04874-16)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den Prüfauftrag des Oberbürgermeisters zur Kenntnis.


zu TOP 3.2
Abrechnung der Bundestagswahl 2013 und der Europawahl 2014 mit dem Land - PB 36/2015; Stellungnahme der Frau Stadträtin Jägers vom 13.03.2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04186-16)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt von der Stellungnahme Kenntnis.


zu TOP 3.3
Prüfung des Kostenersatzes bei Feuerwehreinsätzen - PB 26/2015; Sachstandsbericht der Frau Stadträtin Jägers vom 09.05.2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04703-16)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt von dem Sachstandsbericht Kenntnis.


zu TOP 3.4
Prüfung der Erteilung von Erlaubnissen für den Personenverkehr (Taxikonzessionen) im Tiefbauamt (FB 66) - PB 30/2015
hier: Stellungnahme des Dezernats 6
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04887-16)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Stellungnahme des Dezernats 6 zur Kenntnis.


zu TOP 3.5
Beschaffungen bei der Feuerwehr
Sachstandsbericht zur Umsetzung von Maßnahmen im Hinblick die Prüfungsfeststellungen im Prüfbericht 23/2015, DS-Nr. 01891-15
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 04800-16)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den Sachstandsbericht der Verwaltung zur Kenntnis.
Die öffentliche Sitzung wird vom stellv. Vorsitzenden - Herrn Dr. Eigenbrod - um 16:50 Uhr geschlossen.






Dr. Eigenbrod Noltemeyer Kalning
stellv. Vorsitzender Ratsmitglied Schriftführerin




Anlage NS öS zu TOP 2.10 -Prüfung der Wirtschaftsführung u des Rechnungswesens des EB 57.pdfAnlage NS öS zu TOP 2.10 -Prüfung der Wirtschaftsführung u des Rechnungswesens des EB 57.pdf © Stadt Dortmund© Dortmunder Systemhaus