über die 8. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses
am 19.05.2022
Kongresszentrum Westfalenhallen, Halle 1U, Rheinlanddamm, 44139 Dortmund

Sitzungsdauer: 15:00 - 16:27 Uhr

Anwesend:

1. Stimmberechtigte Mitglieder:

SPD-Fraktion
Rm Carsten Giebel
Rm Bernhard Klösel
Rm Susanne Meyer
Rm Roland Spieß, Vorsitzender
sB Bianca Herrmann
sB Michael Schröer

Frau Heidler, FB 1

Vor Eintritt in die Tagesordnung stellt der Vorsitzende fest, dass zur heutigen Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses fristgemäß eingeladen wurde und der Ausschuss beschlussfähig ist und weist auf die Sitzungsaufzeichnung gem. § 29 Abs. 6 Satz 5 der Geschäftsordnung für den Rat der Stadt, seine Ausschüsse, Kommissionen und die Bezirksvertretungen hin.

1. Regularien

zu TOP 1.1
Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift

Zur Mitunterzeichnung der Niederschrift wird Rm Sauer (CDU-Fraktion) vorgeschlagen. Er erklärt seine Bereitschaft, während der gesamten Sitzung anwesend zu sein und die Niederschrift zu unterzeichnen.

zu TOP 1.2
Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW

Der Vorsitzende weist auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW hin und bittet, dieses zu beachten, sofern es im Einzelfall zutreffen sollte.

zu TOP 1.3
Feststellung der Tagesordnung

Abweichend von der veröffentlichten Tagesordnung werden folgende Änderungen der Tagesordnung bei einer Enthaltung der Fraktion Die Partei beschlossen:
· TOP. 4.1 mit der DS 24661-22 wird von der TO abgesetzt und in der nichtöffentlichen Sitzung behandelt
· TOP 4.2 wird in der Folge zu TOP 4.1
· Der neue TOP 4.1 wird ergänzt um die Drucksachen 24662-22-E1 und die Tischvorlage 24662-22-E2
Im Übrigen wird die Tagesordnung wie veröffentlicht festgestellt.

zu TOP 1.4
Genehmigung der Niederschrift über die 7. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 24.02.2022

Die Niederschrift über die 7. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 24.02.2022 wird einstimmig bei drei Enthaltungen (jeweils eine aus den Fraktionen CDU, Bündnis 90/Die Grünen, FDP/Bürgerliste) genehmigt.

2. Prüfungsberichte

zu TOP 2.1
Kreditorische Belegprüfung im Amt für Angelegenheiten des Oberbürgermeisters und des Rates - PB 16/2022
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 24181-22)

Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.

zu TOP 2.2
Prüfung des Gesamtabschlusses der Stadt Dortmund zum 31. Dezember 2020 - PB 21/2022
Beschluss/Empfehlung
(Drucksache Nr.: 24447-22)

Der Rechnungsprüfungsausschuss fasst einstimmig folgenden Beschluss:

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung des Gesamtabschlusses der Stadt Dortmund zum 31. Dezember 2020 durch das Rechnungsprüfungsamt zur Kenntnis. Der Rechnungsprüfungsausschuss macht sich die Feststellungen des Rechnungsprüfungsamtes zu eigen, billigt den vom Oberbürgermeister bestätigten und am 16. Dezember 2021 in den Rat eingebrachten Gesamtabschluss und Gesamtlagebericht (DS Nr. 23051-21) und bittet das Rechnungsprüfungsamt, den gemäß §§ 116 Abs. 9 i. V. m. 59 Abs. 3 GO NRW erforderlichen Bericht des Rechnungsprüfungsausschusses an den Rat der Stadt Dortmund zu erstellen.

Der Rechnungsprüfungsausschuss empfiehlt dem Rat, folgenden Beschluss zu fassen:

Der Rat der Stadt Dortmund bestätigt den vom Rechnungsprüfungsausschuss geprüften Gesamtabschluss der Stadt Dortmund zum 31. Dezember 2020 und entlastet den Oberbürgermeister aus diesem geprüften Abschluss.

zu TOP 2.3
Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Dortmund zum 31.12.2021 des Sonderhaushalts Grabpflegelegate - PB 22/2022
Beschluss/Empfehlung
(Drucksache Nr.: 24474-22)

Der Rechnungsprüfungsausschuss fasst einstimmig folgenden Beschluss:

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung des Jahresabschlusses des Sonderhaushalts Grabpflegelegate zum 31.12.2021 durch das Rechnungsprüfungsamt zur Kenntnis. Der Rechnungsprüfungsausschuss macht sich die Feststellungen des Rechnungs-prüfungsamtes zu eigen, billigt den vom Oberbürgermeister bestätigten und am 31.03.2022 in den Hauptausschuss und Rat (DS Nr. 23907-22) eingebrachten Jahresabschluss und Lagebericht und bittet das Rechnungsprüfungsamt, den gemäß § 59 GO NRW erforderlichen Bericht des Ausschusses an den Rat der Stadt Dortmund zu erstellen.

Der Rechnungsprüfungsausschuss empfiehlt dem Rat, folgenden Beschluss zu fassen:

Der Rat der Stadt Dortmund stellt den vom Rechnungsprüfungsausschuss geprüften Jahresabschluss des Sonderhaushalts Grabpflegelegate zum 31.12.2021 fest und entlastet den Oberbürgermeister aus diesem geprüften Jahresabschluss. Gleichzeitig verringert sich durch den Ratsbeschluss der nicht durch Eigenkapital gedeckte Fehlbetrag des Sonderhaushalts Grabpflegelegate.

zu TOP 2.4
Kreditorische Belegprüfung im Fachbereich 21 (Stadtkasse und Steueramt) - PB 12/2022
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 24395-22)

Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.

zu TOP 2.5
Abwicklung von Rotlicht- und Geschwindigkeitsverstößen im Ordnungsamt - PB 17/2022
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 23203-21)

Rm Djine (Fraktion Bündnis 90/Die Grünen) erkundigt sich nach zukünftigen Möglichkeiten zur smarten Datenverknüpfung zwischen Einsatzfahrzeugen und Messstellen und ob die Messungen den Mitarbeitenden im Ordnungsamt im Vorfeld bekannt seien. Ferner bittet er darum, dem Ausschuss die Ergebnisse bzgl. des Umgangs mit Einsatzfahrzeugen nach Abschluss der Pilotphase vorzustellen.

Frau Jäger, stv. Leitung des Rechnungsprüfungsamtes, sichert die Weiterleitung der Fragen an den FB 32 zu.

Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.

zu TOP 2.6
Kreditorische Belegprüfung im Sozialamt - PB 08/2022
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 24216-22)

Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.

zu TOP 2.7
Prüfung der Leistungen des Sozialamtes in Form der Grundsicherung im Alter und bei Erwerbsminderung - HJ 2021; PB 20/2022
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 24541-22)

Rm Gebel (Fraktion Die Linke+) äußert seine Unzufriedenheit über die Formulierung des vorletzten Absatzes im Kontext der Grundsicherung.

Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.

zu TOP 2.8
Technische Belegprüfung in der Städtischen Immobilienwirtschaft - PB 13/2022
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 24167-22)

Rm Giebel (SPD-Fraktion) zeigt sich erfreut über die positive Entwicklung sowie die gute Zusammenarbeit mit dem Rechnungsprüfungsamt.

Rm Gebel (Fraktion Die Linke+) bittet um eine Einschätzung, ob sich die Ansätze dieses positiven Ergebnisses in andere bauende Fachbereiche transferieren ließen. Dazu führt Herr Frank, Bereichsleiter der technischen Revision, aus, dass das positive Ergebnis die Folge regelmäßiger Prüfungen sei. Hierdurch würden schrittweise Verbesserungsimpulse gesetzt. Grundsätzlich gestalte sich die Situation in den Fachbereichen, in denen die Bautätigkeit nicht Bestandteil des originären Tätigkeitsfeldes ist, schwieriger. Auch hier erhoffe er sich kurz- und mittelfristig jedoch Verbesserungen.

Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.
zu TOP 2.9
Technische Belegprüfung Rahmenverträge Unterhaltung - PB 15/2022
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 24054-22)

Rm Frank (CDU-Fraktion) ist unzufrieden mit der Stellungnahme des Tiefbauamtes und betont die Notwendigkeit einer ordnungsgemäßen Dokumentation auch bei kleineren Maßnahmen, da die Durchsetzung von Regressansprüchen sich anderenfalls schwieriger gestalte.

Rm Giebel (SPD-Fraktion) äußert sein Misstrauen bzgl. der nicht gelieferten Akte und hebt das unbedingte Erfordernis hervor, die Mitzeichnung durch die 2. ermächtige Person einzuholen.

Das Tiefbauamt wird gebeten, zu den geäußerten Kritikpunkten zur nächsten Sitzung Stellung zu beziehen.

Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.

zu TOP 2.10
Berechtigungsmanagement SAP der Sport- und Freizeitbetriebe - PB 07/2022
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 23619-22)

Rm Giebel (SPD-Fraktion) verweist auf die gesetzlichen Vorgaben und sieht ein vollständiges Berechtigungskonzept als wesentliche Grundlage, um Unzulässigkeiten zu identifizieren. Er beantragt für die SPD-Fraktion, Anfang 2023 einen Sachstandsbericht über das Vorliegen eines Berechtigungskonzeptes vorzulegen.

Rm Sauer (CDU-Fraktion) lobt die gute Arbeit des Rechnungsprüfungsamtes und hofft auf die Behebung der festgestellten Probleme bei der Folgeberichterstattung.

Rm Gebel (Fraktion die Linke+) bittet um Auskunft, inwieweit die Zahl der Berechtigungen zwischenzeitlich reduziert worden sei. Dazu antwortet Frau Adamski, Bereichsleitung der IT-Revision, dass von den 48 Berechtigungen des Fachbereiches 17 ungenutzt waren. Die ungenutzten IDs wurden zwischenzeitlich auf 11 reduziert.

Frau Spreen, kfm. Leitung der Sport- und Freizeitbetriebe, gibt an, dass offensichtliche Fälle überholter Ermächtigungen bereits bearbeitet seien. Der Fachbereich sei sich der Problematik bewusst und nehme den Prüfungsbericht zum Anlass, sich zu verbessern. Da jedoch auch organisatorische Aspekte betroffen seien, benötige dieser Prozess Zeit. Das fachliche Berechtigungskonzept sei bereits erstellt und werde derzeit abgestimmt. Die Probleme könnten nur in Kooperation mit dem Dortmunder Systemhaus abgearbeitet werden.

Frau Adamski bezieht sich auf eine entsprechende Anfrage von Rm Brunsing und führt aus, dass nach Abschluss der Prüfung ein umfangreiches Dokument durch das Dortmunder Systemhaus bereitgestellt worden sei, welches überwiegend allgemeingültige Regelungen enthalte.

Herr Majcherek, stv. Bereichsleitung der SAP-Anwendungsbereitstellung, bemerkt, dass ein Berechtigungskonzept bereits seit der SAP-Einführung existiere, dieses jedoch nie aktualisiert worden sei. Daher werde ein neues Konzept mit Rahmenbedingungen erstellt. Die notwendige Unterstützung der Fachbereiche biete das Dortmunder Systemhaus an.

Beschluss

Der Rechnungsprüfungsausschuss beschließt einstimmig, im ersten Quartal 2023 einen Sachstandsbericht über die Erstellung des neuen Berechtigungskonzeptes durch die Sport- und Freizeitbetriebe vorlegen zu lassen.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.

zu TOP 2.11
Berechtigungsmanagement des SAP FI/CO-Systems im EB 68 (Friedhöfe Dortmund)
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 23697-22)

Rm Giebel beantragt für die SPD-Fraktion, Anfang 2023 einen Sachstandsbericht über das Vorliegen eines Berechtigungskonzeptes vorzulegen.

Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss beschließt einstimmig, im ersten Quartal 2023 einen Sachstandsbericht über die Erstellung des neuen Berechtigungskonzeptes durch die Dortmunder Friedhöfe vorlegen zu lassen.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.

zu TOP 2.12
Zentrales Berechtigungsmanagement des SAP FI/CO-Systems durch das Dortmunder Systemhaus PB Nr. 11/2022
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 23915-22)

Rm Giebel (SPD-Fraktion) erkundigt sich nach der Anzahl der erforderlichen Notfall-User. Zudem beantragt er für die SPD-Fraktion, Anfang 2023 einen Sachstandsbericht über das Vorliegen eines Berechtigungskonzeptes vorzulegen.

Herr Majcherek, stv. Bereichsleitung der SAP-Anwendungsbereitstellung, führt zu der Frage von Herrn Giebel aus, dass die zwei vorhandenen Notfall-User nur in besonderen Fällen Verwendung finden. Die Dokumentation zu diesen Usern fehle. Jedoch fänden sich Erläuterungen dazu im Berechtigungskonzept. Die Definition für Notfall-User sei vorhanden und werde der Sitzungsniederschrift als Anlage beigefügt.

Der Rechnungsprüfungsausschuss beschließt einstimmig, im ersten Quartal 2023 einen Sachstandsbericht über die Erstellung des neuen Berechtigungskonzeptes durch das Dortmunder Systemhaus vorlegen zu lassen.

Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.

zu TOP 2.13
Prüfung von Programmänderungen bei Client-Server-IT-Verfahren 2021 beim Dortmunder Systemhaus – PB 14/2022
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 24169-22)

Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.

3. Sachstandsberichte
3.1 Sachstandsberichte des Rechnungsprüfungsamtes
zu TOP 3.1.1
Auswertung der Skontoverluste 2018 - 2021
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 24465-22)

Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Auswertung zur Kenntnis.
3.2 Sachstandsberichte der Verwaltung

zu TOP 3.2.1
Sachstandsbericht zu personellen Engpässen im Bereich für Fahrerlaubnisangelegenheiten der Bürgerdienste
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 24616-22)

Rm Gebel (Fraktion Die Linke+) bezieht sich auf die 3,75 neuen Planstellen für die Sonderaufgabe und bittet um Mitteilung, ob diese befristet oder dauerhaft eingerichtet worden seien.

Diese Anfrage wird an die Bürgerdienste weitergeleitet.

Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den Sachstandsbericht zur Kenntnis.

zu TOP 3.2.2
Planung von elektronischen Schließanlagen für städtische Gebäude - Leitfaden der Städtischen Immobilienwirtschaft
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 24515-22)

Rm Dr. Tautorat (Fraktion Die Linke+) bittet um Überweisung der Vorlage an den Schulausschuss sowie den Ausschuss für Personal, Organisation und Digitalisierung, da dort ebenfalls die Vorlage für die Pilotierung der elektronischen Schließanlagen behandelt werde.

Rm Brunsing (Fraktion Bündnis 90/Die Grünen) schließt sich an und ergänzt die Bitte, die Vorlage ebenfalls an den Ausschuss für Kultur, Sport und Freizeit zu überweisen.

Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Stellungnahme der Städtischen Immobilienwirtschaft zur Kenntnis.

zu TOP 3.2.3
Geschäftsanweisung für das "Interne Kontrollsystem" (IKS) für den Einsatz des "kreditorischen Workflows" (KWF) in den Fachbereichen
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 24359-22)

Rm Sauer (CDU-Fraktion) lobt die gelungene Darstellung. Er sieht jedoch ein generelles Problem darin, derart komplexe Sachverhalte für die Mandatsträger*innen kompakt und nachvollziehbar aufzubereiten.

Rm Gebel (Fraktion Die Linke+) erkundigt sich nach der Dokumentation der gemäß Geschäftsanweisung regelmäßig wiederkehrenden Tätigkeiten. Dazu führt Frau Jäger, stv. Leitung des Rechnungsprüfungsamtes, aus, dass das neue interne Kontrollsystem grundsätzlich verständlicher sei, als das vorherige. Durch die Möglichkeiten eigener Auswertungen in den Fachbereichen lägen die Informationen dort nun schneller vor. Es handele sich jedoch nur um ein Rahmenkonzept. Den Fachbereichen obläge die Aufgabe, konkretisierende Einzelkonzepte zu erstellen. Ob und inwieweit Kontrollmaßnahmen durchgeführt und dokumentiert würden, sei ein Gegenstand zukünftiger Belegprüfungen.

Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Geschäftsanweisung für das „Interne Kontrollsystem“ (IKS) für den Einsatz des „kreditorischen Workflows“ (KWF) in den Fachbereichen zur Kenntnis.

4. Anträge

zu TOP 4.1
Bereitschaftsstunden und Ersatztätigkeiten
Vorschlag zur TO (Fraktion B'90/Die Grünen)
(Drucksache Nr.: 24662-22)

Der Vorsitzende, Rm Spieß (SPD-Fraktion), verweist auf die Einschätzung der Verwaltung, dass es sich bei der Drucksache 24662-22-E1 um einen Antrag handele, über den der Ausschuss zu beschließen habe.

Rm Giebel (SPD-Fraktion) sieht in dem ursprünglichen Antrag einen hohen Aufwand für das Rechnungsprüfungsamt und damit die Arbeitsziele der aktuellen Leistungsvereinbarung gefährdet. Zudem stellt er die Zuständigkeit des Ausschusses in Frage. Diesen Ausführungen schließt sich Rm Gebel (Fraktion Die Linke+) an und befürwortet eine Überweisung an den Ausschuss für Personal, Organisation und Digitalisierung.

Rm Brunsing (Fraktion Bündnis 90/Die Grünen) steht einer Überweisung an den Ausschuss für Personal, Organisation und Digitalisierung offen gegenüber, bemerkt jedoch, dass der Rechnungsprüfungsausschuss der zuständige Ausschuss sei, sofern sich aus der Beantwortung der Anfragen ein Prüfungsauftrag ergeben würde.

Nach einer intensiven Debatte um die Klassifizierung der Vorlageninhalte als Antrag oder Anfrage stellt Rm Brunsing (Fraktion Bündnis 90/Die Grünen) den Antrag, die DS 24662-22-E1 in den Ausschuss für Personal, Organisation und Digitalisierung zu überweisen und die Anfragen der DS 24662-22-E2 wie dargestellt durch die Verwaltung beantworten zu lassen.

Der Rechnungsprüfungsausschuss fasst einstimmig folgenden Beschluss:

Die Drucksache 24662-22-E1 wird an den Ausschuss für Personal, Organisation und Digitalisierung überwiesen.

zu TOP 4.1
Bereitschaftsstunden und Ersatztätigkeiten
Stellungnahme zum TOP (Fraktion B'90/Die Grünen)
(Drucksache Nr.: 24662-22-E1 und 24662-22-E2))

Der Vorsitzende, Rm Spieß (SPD-Fraktion), verweist auf die Einschätzung der Verwaltung, dass es sich bei der Drucksache 24662-22-E1 um einen Antrag handele, über den der Ausschuss zu beschließen habe.

Rm Giebel (SPD-Fraktion) sieht in dem ursprünglichen Antrag einen hohen Aufwand für das Rechnungsprüfungsamt und damit die Arbeitsziele der aktuellen Leistungsvereinbarung gefährdet. Zudem stellt er die Zuständigkeit des Ausschusses in Frage. Diesen Ausführungen schließt sich Rm Gebel (Fraktion Die Linke+) an und befürwortet eine Überweisung an den Ausschuss für Personal, Organisation und Digitalisierung.

Rm Brunsing (Fraktion Bündnis 90/Die Grünen) steht einer Überweisung an den Ausschuss für Personal, Organisation und Digitalisierung offen gegenüber, bemerkt jedoch, dass der Rechnungsprüfungsausschuss der zuständige Ausschuss sei, sofern sich aus der Beantwortung der Anfragen ein Prüfungsauftrag ergeben würde.

Nach einer intensiven Debatte um die Klassifizierung der Vorlageninhalte als Antrag oder Anfrage stellt Rm Brunsing (Fraktion Bündnis 90/Die Grünen) den Antrag, die DS 24662-22-E1 in den Ausschuss für Personal, Organisation und Digitalisierung zu überweisen und die Anfragen der DS 24662-22-E2 wie dargestellt durch die Verwaltung beantworten zu lassen.

Der Rechnungsprüfungsausschuss fasst einstimmig folgenden Beschluss:

Die Drucksache 24662-22-E1 wird an den Ausschuss für Personal, Organisation und Digitalisierung überwiesen.

5. Verschiedenes
-Nicht besetzt-

Die öffentliche Sitzung wird von dem Vorsitzenden, Herrn Roland Spieß, um 16:27 Uhr geschlossen.




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Spieß Sauer Scheiing
Vorsitzender Ratsmitglied Schriftführer


Anlage zur Niederschrift 19.05.22.pdf © Stadt Dortmund • © Dortmunder Systemhaus