über die 9. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses
am 25.08.2022
Kongresszentrum Westfalenhallen, Halle 1U, Rheinlanddamm, 44139 Dortmund



Sitzungsdauer: 15:00 - 16:13 Uhr

Anwesend:

1. Stimmberechtigte Mitglieder:

SPD-Fraktion
Rm Giebel
Rm Klösel
Rm Meyer
Rm Spieß, Vorsitzender
sB Herrmann
sB Schröer

Frau Jäger, stellv. Fachbereichsleitung	Herr Wazian
Frau Adamski	Herr Scheiing
Herr Frank

Frau Deckert	Herr Treichel
Herr Dirkschneider

Vor Eintritt in die Tagesordnung stellt der Vorsitzende fest, dass zur heutigen Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses fristgemäß eingeladen wurde und der Ausschuss beschlussfähig ist. Aufgrund des Ausfalls der Sprechanlage kann diese Sitzung nicht gem. § 29 Abs. 6 Satz 5 der Geschäftsordnung für den Rat der Stadt, seine Ausschüsse, Kommissionen und die Bezirksvertretungen aufgezeichnet werden.

1. Regularien

zu TOP 1.1
Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift

Zur Mitunterzeichnung der Niederschrift wird sB Schröer (SPD-Fraktion) vorgeschlagen. Er erklärt seine Bereitschaft, während der gesamten Sitzung anwesend zu sein und die Niederschrift zu unterzeichnen.

zu TOP 1.2
Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW

Der Vorsitzende weist auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW hin und bittet, dieses zu beachten, sofern es im Einzelfall zutreffen sollte.

zu TOP 1.3
Feststellung der Tagesordnung

Folgende Erweiterung der Tagesordnung schlägt der Vorsitzende, Rm Spieß (SPD-Fraktion) vor und bringt diese zur Abstimmung:

zu TOP 2.13 Bewirtschaftung Rahmenverträge LAN/WLAN im Dortmunder Systemhaus – PB 36/2022

Stellungnahme zum TOP (CDU-Fraktion)
(Drucksachen-Nr.: 25198-22-E1)

Die Tagesordnung der öffentlichen Sitzung wird mit diesen Änderungen einstimmig bei einer Enthaltung der Fraktion Die Partei festgestellt.

zu TOP 1.4
Genehmigung der Niederschrift über die 8. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 19.05.2022

Die Niederschrift über die 8. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 19.05.2022 wird einstimmig bei einer Enthaltung aus der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen genehmigt.

2. Prüfungsberichte

zu TOP 2.1
Prüfung von Fördermaßnahmen in verschiedenen Fachbereichen - PB 27/2022, 29/2022
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 25079-22)

Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.

zu TOP 2.2
Prüfung der Inventurtätigkeiten im Rahmen des Jahresabschlusses 2021
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 25116-22)

Rm Giebel (SPD-Fraktion) merkt an, dass die Einführung einer Lagerbuchhaltung bei der Feuerwehr zeitlich nicht konkretisiert sei und beantragt, Anfang des Jahres 2023 einen Sachstandsbericht durch die Verwaltung vorlegen zu lassen.

Der Rechnungsprüfungsausschuss fasst einstimmig folgenden Beschluss:

Die Verwaltung soll Anfang des Jahres 2023 einen Sachstandsbericht zur Einführung einer Lagerbuchhaltung bei der Feuerwehr vorlegen.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.

zu TOP 2.3
Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Dortmund zum 31. Dezember 2021 - PB 35/2022
Beschluss/Empfehlung
(Drucksache Nr.: 25200-22)

Der Rechnungsprüfungsausschuss fasst einstimmig folgenden Beschluss:

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Dortmund zum 31. Dezember 2021 durch das Rechnungsprüfungsamt zur Kenntnis. Der Rechnungsprüfungsausschuss macht sich die Feststellungen des Rechnungs-prüfungsamtes zu eigen, billigt den vom Oberbürgermeister bestätigten Jahresabschluss und Lagebericht und bittet das Rechnungsprüfungsamt, den gemäß § 59 GO NRW erforderlichen Bericht des Ausschusses an den Rat der Stadt Dortmund zu erstellen.

Der Rechnungsprüfungsausschuss empfiehlt dem Rat, folgenden Beschluss zu fassen:

Der Rat der Stadt Dortmund stellt den vom Rechnungsprüfungsausschuss geprüften Jahresabschluss der Stadt Dortmund zum 31. Dezember 2021 fest und entlastet den Oberbürgermeister aus diesem geprüften Abschluss. Gleichzeitig beschließt er, dass der im Jahresabschluss 2021 ausgewiesene Jahresüberschuss in Höhe von 160.556.040,75 € der Ausgleichsrücklage zugeführt wird.

zu TOP 2.4
kreditorische Belegprüfung im Amt für Liegenschaften - PB 37/2022
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 25173-22)

Rm Giebel (SPD-Fraktion) bittet darum, die aufgeführten Verbesserungsvorschläge umzusetzen.

Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.

zu TOP 2.5
Beleg- und Vergabeprüfung bei den Kulturbetrieben, Dortmunder U - PB 31/2022
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 25096-22)

Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.

zu TOP 2.6
Berechtigungsmanagement des SAP FI/CO-Systems im Eigenbetrieb Kulturbetriebe Dortmund (EB41)
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 24741-22)

Rm Giebel (SPD-Fraktion) zeigt sich über die positiven Ergebnisse erfreut.

Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.
zu TOP 2.7
Prüfung von Beschaffungsvorgängen im Theater Dortmund - PB 30/2022
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 25143-22)

Rm Giebel (SPD-Fraktion) beantragt, dass das Interne Kontrollsystem für Direktkäufe dem Rechnungsprüfungsausschuss Anfang 2023 vorgelegt werden soll.

Rm Sauer (CDU-Fraktion) weist darauf hin, dass die Skontoverluste trotz der erzielten Verbesserungen weiterhin zu hoch ausfallen würden. Aufgrund der aufgabenbedingten Besonderheiten des Theaters sei ein Vergleich mit der Gesamtverwaltung jedoch nicht zielführend.

Rm Gebel (Fraktion die Linke+) gibt an, dass die Vorlage für ihn im Gremieninformationssystem nicht abrufbar sei und er sich aus diesem Grund der Abstimmung enthalten werde.

Rm Noltemeyer (Fraktion Bündnis 90/Die Grünen) zeigt sich erfreut über die erreichten Verbesserungen, sieht jedoch die Notwendigkeit zu weiteren Optimierungen hinsichtlich der Skontoverluste.

Der Rechnungsprüfungsausschuss fasst einstimmig bei zwei Enthaltungen der Fraktion die Linke+ folgenden Beschluss:

Die Verwaltung soll bis zum ersten Quartal 2023 ein Internes Kontrollsystem zu Direktkäufen fertigstellen und dem Rechnungsprüfungsausschuss vorlegen.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung bei einer Enthaltung der Fraktion Die Linke+ zur Kenntnis.

zu TOP 2.8
Abwicklung und Überwachung des ruhenden Verkehrs im Ordnungsamt (FB 32) - PB 38/2022
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 25103-22)

Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.

zu TOP 2.9
Technische Belegprüfung Instandhaltungsmaßnahmen FB 65
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 25109-22)

Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis
zu TOP 2.10
Prüfung der Abrechnung der Erträge für Handyparken im Tiefbauamt (FB 66) - PB 34/2022
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 25139-22)

Rm Reppin (CDU-Fraktion) beantragt aufgrund der in der Vorlage dargestellten eingeschränkten Überprüfbarkeit der Vorgänge, binnen eines Jahres eine Nachschauprüfung durch das Rechnungsprüfungsamt durchzuführen.

Der Rechnungsprüfungsausschuss fasst einstimmig folgenden Beschluss:

Das Rechnungsprüfungsamt prüft die Abrechnung der Erträge für Handyparken im Tiefbauamt bis Ende August 2023 im Rahmen einer Nachschauprüfung erneut.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.

zu TOP 2.11
Prüfung von Programmänderungen SAP 2021 - PB 23/2022
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 24608-22)

Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.

zu TOP 2.12
Abwicklung von Softwareeinführungsprojekten im FB 10 (Dortmunder Systemhaus) - PB 24/2022
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 24677-22)

Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.

zu TOP 2.13
Bewirtschaftung Rahmenverträge LAN/WLAN im Dortmunder Systemhaus - PB 36/2022
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 25198-22)

Hierzu: Stellungnahme zum TOP (CDU-Fraktion)

(Drucksache Nr.: 25198-22-E1)

Rm Sauer (CDU-Fraktion) begrüßt die Ausführungen und bittet um eine detaillierte Beantwortung der inhaltlichen Fragen aus der Ergänzungsvorlage der CDU-Fraktion.

Herr Frank, Bereichsleitung der technischen Revision des Rechnungsprüfungsamtes, führt aus, dass die Prüfung aus Gründen der Korruptionsprävention und zur Vermeidung doloser Handlungen durchgeführt wurde. Eine Folgeprüfung sei für 2023 geplant.

Der Ausschuss bittet um eine schriftliche Beantwortung der Anfragen aus der Drucksache 25198-22-E1 mit Ausnahme der jeweils letzten Spiegelstriche der beiden Blöcke.

Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.

zu TOP 2.14
Kontrollmaßnahmen der Beihilfestelle und deren Umsetzung - PB 33/2022
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 25254-22)

Rm Joest (Fraktion FDP/Bürgerliste) stellt fest, dass seit der letzten Prüfung keine signifikante Verbesserung eingetreten sei. Sie fragt, ob strukturelle Probleme bei der Einarbeitung erkennbar seien und ein Risiko durch manipulierte Rechnungen bestehen würde.

Frau Jäger, stv. Leitung des Rechnungsprüfungsamtes, erwidert, dass u.a. die von Rm Joest thematisierte hohe Personalfluktuation ein Grund sei, den Bereich zukünftig häufiger zu prüfen.

Rm Giebel (SPD-Fraktion) weist auf die hohe Fehlerquote hin und beantragt, die Zahlen im nächsten Jahr erneut auszuwerten und dem Rechnungsprüfungsausschuss zur Kenntnis zu geben.

Rm Klösel (SPD-Fraktion) ergänzt, dass die hohe Fehlerquote auf unzureichende Einarbeitungsstandards hindeute und sieht die Gesamtverantwortung bei der Fachbereichsleitung.

Der Rechnungsprüfungsausschuss fasst einstimmig folgenden Beschluss:

Bis zum 30.09.2023 soll dem Rechnungsprüfungsausschuss ein Sachstandsbericht mit den aktuellen Daten der Beihilfestelle vorgelegt werden.

Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.

3. Sachstandsberichte

3.1 Sachstandsberichte des Rechnungsprüfungsamtes

zu TOP 3.1.1
Sachstandsbericht "Prüfung von Vergabe- und Beschaffungsmaßnahmen im 1. Halbjahr 2022"
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 25169-22)

Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den Sachstandsbericht zur Kenntnis.

zu TOP 3.1.2
Sachstandsbericht für die dauernde Überwachung der Zahlungsabwicklung 1. Halbjahr 2022
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 25280-22)

Rm Klösel (SPD-Fraktion) sieht die Skontoverluste in einigen Fachbereichen kritisch. Es sei wichtig, über Schulungen ein Bewusstsein dafür zu schaffen, dass jeder Skontoverlust die für andere Zwecke dringend benötigten öffentlichen Mittel vermindert.

Rm Sauer (CDU-Fraktion) regt an, die Prozesse in problematischen Bereichen grundsätzlich zu hinterfragen, da es ausgeschlossen werden müsse, dass Belege unbearbeitet im System kursieren.

Rm Reppin (CDU-Fraktion) bittet, bei zukünftigen Prüfungshandlungen einen Fokus auf die Fachbereiche mit negativ auffälligen Werten zu richten.

Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den Sachstandsbericht zur Kenntnis.

zu TOP 3.1.3
Halbjährliche Übersicht zur Beschlussverfolgung - 1. Halbjahr 2022/öffentlich
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 25148-22)

Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den Sachstandsbericht zur Kennntis.

zu TOP 3.1.4
Sachstandsbericht zur Prüfung von Fördermaßnahmen im 1. Halbjahr 2022
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 25313-22)

Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den Sachstandsbericht zur Kenntnis.

3.2 Sachstandsberichte der Verwaltung

zu TOP 3.2.1
Sachstandsbericht zur Abwicklung von Rotlicht- und Geschwindigkeitsverstößen im Ordnungsamt
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 25267-22)

Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den Sachstandsbericht zur Kenntnis.

zu TOP 3.2.2
Sachstandsbericht zu personellen Engpässen im Bereich für Fahrerlaubnisangelegenheiten der Bürgerdienste
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 25147-22)

Rm Klösel (SPD-Fraktion) hebt die Notwendigkeit hervor, bestehende Personalengpässe in den anstehenden Haushaltsberatungen zu berücksichtigen, da anderenfalls keine Verbesserung der Situation zu erwarten sei.

Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den Sachstandsbericht zur Kenntnis.

zu TOP 3.2.3
Sachstandsbericht Zuwanderung aus Südosteuropa 2022
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 25007-22)

Beschluss
Der Rat der Stadt Dortmund und seine politischen Gremien nehmen den „Sachstandsbericht Zuwanderung aus Südosteuropa 2022“ zur Kenntnis.

zu TOP 3.2.4
Stellungnahme des Tiefbauamtes zur technischen Belegprüfung Rahmenverträge Unterhaltung
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 25311-22)

Rm Frank (CDU-Fraktion) zeigt sich mit der Stellungnahme des Tiefbauamtes unzufrieden. Eine umfängliche (Foto-)Dokumentation sei unproblematisch und notwendig, um ggf. Regressansprüche realisieren zu können. Er beantragt, die in der Stellungnahme angekündigte Checkliste Anfang 2023 dem Ausschuss vorlegen zu lassen.

Rm Giebel (SPD-Fraktion) stellt fest, dass es sich um eine Form des Führungsversagens handele, wenn Akten unauffindbar seien.

Der Vorsitzende, Rm Spieß (SPD-Fraktion), regt an, Frau Uehlendahl, die Leiterin des Tiefbauamtes zur nächsten Sitzung einzuladen, um Stellung zu den Kritikpunkten zu beziehen.

Der Rechnungsprüfungsausschuss fasst einstimmig folgenden Beschluss:

Zur ersten Sitzung im Jahr 2023 soll dem Rechnungsprüfungsausschuss mit einem Sachstandsbericht die in der Stellungnahme des Tiefbauamtes angekündigte Checkliste vorgelegt werden.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den Sachstandsbericht zur Kenntnis.

4. Verschiedenes

zu TOP 4.1
Information des Rechnungsprüfungsamtes zur Korruptionsprävention

Herr Frank, Bereichsleitung der technischen Revision des Rechnungsprüfungsamtes und Anti-Korruptionsbeauftragter der Stadt, schildert, dass es sich bei der Korruptionsprävention um eine Kernaufgabe des Rechnungsprüfungsamtes handele. Dazu wurde ein Informationsflyer neu aufgelegt und zur Weitergabe an die städtischen Beschäftigten an die Fachbereichsleitungen gesandt. Mit der MAI-online sei bereits ein Redaktionsgespräch zur Platzierung in einer Veröffentlichung vereinbart. Ferner werde ein Schulungskonzept erarbeitet und in Abstimmung mit dem Personal- und Organisationsamt ein e-Learning-Angebot entwickelt. Das Rechnungsprüfungsamt habe bereits begonnen, auf korruptionsgefährdete Bereiche zuzugehen. Zudem finde das Thema verstärkt in Prüfungen Berücksichtigung.


Der Vorsitzende schließt die öffentliche Sitzung um 16:13 Uhr.

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Spieß Schröer Scheiing
Vorsitzender sachkundiger Bürger Schriftführer
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