Niederschrift (öffentlich)

über die 12. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses
am 02.03.2017
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund




Sitzungsdauer: 15:00 - 16:35 Uhr


Anwesend:

1. Stimmberechtigte Mitglieder:

SPD-Fraktion
Rm Heinz-Dieter Düdder

Rm Bernhard Klösel
Rm Susanne Meyer
Rm Franz-Josef Rüther
Rm Roland Spieß
Rm Michael Taranczewski

CDU-Fraktion
Rm Dr. Jürgen Eigenbrod, stellv. Vorsitzender
Rm Reinhard Frank
Rm Benedikt Penning
Rm Joachim Pohlmann
Rm Udo Reppin
Rm Jendrick Suck

Fraktion B90/Die Grünen
Rm Svenja Noltemeyer
Rm Claudia Plieth

Fraktion Die Linke & Piraten
Rm Carsten Klink, Vorsitzender
Rm Nursen Konak i. V. f. Rm Christian Gebel

Fraktion FDP/ Bürgerliste
Rm Dr. Thomas Reinbold

Fraktion AfD
Rm Andreas Urbanek

2. Verwaltung

Frau Kerschek, FB 80Herr Hagedorn, FB 40
Frau Kraushaar, FB 11Frau Wollny-Riemann, FB 40
Herr Grewe, FB 11Herr Burkholz, FB 51
Herr Born, FB 20Herr Tschöpe, FB 50
Herr Konzack, FB 10Frau Schadt, FB 50
Herr Siebert, FB 10Frau Spreen, FB 52
Herr Witte, FB 30Herr Hobrecht, FB 52
Herr Fabian, FB 30Herr Elstner, FB 61
Frau Siekmann, FB 32Herr Meyer-Dietrich, FB 62
Herr Kruse, FB 33Frau Marx, FB 64
Frau Böker, FB 33Frau Soldan, FB 19
Herr Aschenbrenner, FB 37Herr Becker, FB 65
Frau Raddatz-Nowack, FB 40Herr Flenner, FB 65
Frau Weinberg, FB 40Frau Uehlendahl, FB 66
3. Rechnungsprüfungsamt

Frau SeybuschFrau Jäger
Frau AdamskiFrau Kalning
Herr FrankFrau Litschke
Herr Gilles

Veröffentlichte Tagesordnung:

Tagesordnung (öffentlich)

für die 12. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses,
am 02.03.2017, Beginn 15:00 Uhr,
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund


1. Regularien

1.1 Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift

1.2 Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW

1.3 Feststellung der Tagesordnung

1.4 Genehmigung der Niederschrift über die 11. Sitzung des Rechnungsprüfungs-ausschusses am 17.11.2016

2. Prüfungsberichte

2.1 Prüfung der Zahlungen an den Verein StadtbezirksMarketing Dortmund e. V. - PB 45/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06819-17)

2.2 Belegprüfung im FB 11 - PB 07/2017
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06733-17)

2.3 Dolose Handlungen im Kraftfahrzeugwesen
Beschluss
(Drucksache Nr.: 06820-17)

2.4 Belegprüfung im Fachbereich 10 - PB 05/2017
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 07008-17)

2.5 Prüfung der Lagerbuchhaltung Vorräte (Medikamente und medizinisches Verbrauchsmaterial) unterstützt durch das Warenwirtschaftssystem SAP-MM im FB 37 - PB 09/2017
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06815-17)

2.6 Einhaltung des IKS für das IT-Verfahren SC-OWi – PB 01/2017
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06914-17)

2.7 Zahlungen an schul.inn.do e. V. - PB 42/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06621-17)

2.8 Prüfung der Leistungen für Schulbegleiter - PB 44/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06817-17)

2.9 Prüfung der Kinder- und Jugendförderung - PB 47/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06807-17)

2.10 Beziehungen der Stadt Dortmund zu einem privaten Betreiber von Unterbringungseinrichtungen - PB 06/2017
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06808-17)


2.11 Prüfung der Zahlungsabwicklung beim Tierheim Dortmund - PB 04/2017
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06816-17)

2.12 Debitorische Belegprüfung im Stadtplanungs- und Bauordnungsamt (FB 61) - PB 03/2017
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06669-17)

2.13 Belegprüfung im FB 62 - PB 02/2017
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06634-17)

2.14 Belegprüfung im Fachbereich 65 - PB 08/2017
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06800-17)

2.15 Durchführung von Rahmenvertragsarbeiten durch eine Tiefbaufirma - PB 46/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06809-17)


3. Verschiedenes

3.1 Sachstandsbericht zur Einführung eines zentralen digitalen Dokumentenarchivs
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06982-17)

3.2 Regelmäßige Berichterstattung über den Sachstand der Bürgerdienste
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 07027-17)

3.3 Sachstand zur Revisionssicherheit des Fachverfahrens OK.EWO
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 07026-17)

3.4 Skontoregelungen in den Allgemeinen Vertragsbedingungen der Stadt Dortmund
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 07024-17)

3.5 Handlungsfeld Flüchtlinge - Sachstandsbericht - Rückblick 2016 / Ausblick
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06920-17)
Die Sitzungsunterlagen wurden im Rahmen eines Sonderversandes zugestellt


Die Sitzung wird vom Vorsitzenden - Herrn Carsten Klink - um 15:00 Uhr eröffnet und geleitet.
Vor Eintritt in die Tagesordnung stellt der Vorsitzende fest, dass zur heutigen Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses fristgemäß eingeladen wurde und der Ausschuss beschlussfähig ist.


1. Regularien

zu TOP 1.1
Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift

Zur Mitunterzeichnung der Niederschrift wird Frau Plieth benannt.


zu TOP 1.2
Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW

Der Vorsitzende weist auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW hin und bittet, dieses zu beachten, sofern es im Einzelfall zutreffen sollte.


zu TOP 1.3
Feststellung der Tagesordnung

Die Tagesordnung wird wie veröffentlicht festgestellt.


zu TOP 1.4
Genehmigung der Niederschrift über die 11. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 17.11.2016

Die Niederschrift über die 11. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 17.11.2016 wird bei zwei Enthaltungen genehmigt.


2. Prüfungsberichte

zu TOP 2.1
Prüfung der Zahlungen an den Verein StadtbezirksMarketing Dortmund e. V. - PB 45/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06819-17)

Rm Spieß (SPD) fragt, aus welchen Sachgründen bei sechs Zuwendungsbescheiden kein
Nachweis der Mittelverwendung gefordert worden sei.

Herr Kruse, Leiter der Bürgerdienste (FB 33), erklärt, dass diese Belege im Nachgang einge-fordert worden seien. Eine schriftliche Antwort hierzu würde als Anlage der Niederschrift beigefügt.

Rm Noltemeyer (B‘90/Die Grünen) hinterfragt, wie die zur Vermeidung von Interessen­kollisionen erforderliche Funktionstrennung umgesetzt werde.

Herr Kruse (FB 33) erläutert, dass zukünftig die sachliche und rechnerische Richtigkeit durch
einen anderen Mitarbeiter festgestellt werde.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.2
Belegprüfung im FB 11 - PB 07/2017
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06733-17)

Herr Grewe (FB 11) bestätigt auf Anfrage von Rm Spieß (SPD), dass der nachzureichende
Bericht jetzt auf dem Postweg zum Rechnungsprüfungsamt sei.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.3
Dolose Handlungen im Kraftfahrzeugwesen
Beschluss
(Drucksache Nr.: 06820-17)

Rm Frank (CDU) fragt, wieso das Personal- und Organisationsamt (FB 11) die Bürgerdienste (FB 33) nicht darüber informiert habe, dass sich der Mitarbeiter seit dem Jahre 2012 in der Privatinsolvenz befand.

Frau Kraushaar, Teamleiterin (FB 11), teilt mit, dass die Information des Fachbereiches aus nicht mehr nachvollziehbaren Gründen unterblieben sei.
Ferner führt sie auf Nachfrage von Rm Klink, Vorsitzender (Die Linke/Piraten), aus, dass zur-zeit im Personal- und Organisationsamt geprüft würde, wie die Thematik unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen mit den betreffenden Fachbereichen erörtert werden könne.

Rm Spieß (SPD) kritisiert, dass die Stellungahme nicht verdeutliche, welche Maßnahmen ergriffen würden.

Frau Kraushaar (FB 11) führt aus, dass bei risikobehafteten Mitarbeitern die erteilten Ermächti­gungen geprüft und eventuell aufgehoben würden. Darüber hinaus würden Mitarbeiter in Einzel­fällen umgesetzt. Für die Gesamtproblematik würde ein Konzept erarbeitet, dass auch dem Rechnungsprüfungsausschuss vorgestellt werden solle.

Rm Noltemeyer (B`90/Die Grünen) drückt ihre Verwunderung darüber aus, wieso der involvierte Mitarbeiter aufgrund seines Verhaltens erst der neuen Fachbereichsleitung aufgefallen sei.

Frau Böker, stellv. Leiterin der Bürgerdienste (FB 33), erläutert, dass erst aufgrund mehrerer Verhaltensauffälligkeiten ein Gesamtbild des Mitarbeiters entstanden sei, das Anlass zu einem Kritikgespräch gegeben hätte. Nach Bekanntwerden des Ermittlungsverfahrens, habe das bereits anberaumte Kritikgespräch dann nicht mehr stattgefunden.

Frau Kraushaar (FB 11) ergänzt auf Nachfrage von Rm Suck (CDU), dass mit dem Mitarbeiter ein Auflösungsvertrag geschlossen worden sei.

Der Vorsitzende, Rm Klink (Die Linke/Piraten), bittet den Beschluss dahingehend zu erweitern, dass dem Rechnungsprüfungsausschuss für die letzte Sitzung im Jahre 2017 ein Sachstands­bericht vorzulegen sei.

Anschließend fasst der Rechnungsprüfungsausschuss einstimmig folgenden Beschluss:

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Prüfungsergebnisse im Zusammenhang mit den dolosen Handlungen im Kraftfahrzeugwesen zur Kenntnis.

Er erwartet, dass die Bürgerdienste im Rahmen der Entwicklung ihres Internen Kontrollsystems Maßnahmen ergreifen, durch die eine ordnungsgemäße Durchführung und Dokumentation der Kraftfahrzeugangelegenheiten sichergestellt wird.
Der Rechnungsprüfungsausschuss erwartet hierzu einen Sachstandsbericht für die Sitzung am 23.11.2017.


zu TOP 2.4
Belegprüfung im Fachbereich 10 - PB 05/2017
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 07008-17)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.5
Prüfung der Lagerbuchhaltung Vorräte (Medikamente und medizinisches Verbrauchsmaterial) unterstützt durch das Warenwirtschaftssystem SAP-MM im FB 37 - PB 09/2017
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06815-17)

Auf die Frage von Rm Plieth (B‘90/Die Grünen), wie trotz des fehlenden grundlegenden
Wissens eine ordnungsgemäße Lagerbuchhaltung zukünftig gewährleistet werden könne, er-läutert Herr Aschenbrenner, Leiter des Amtes für Feuerwehr, Rettungsdienst und Bevölkerungs-schutz (FB 37), dass Führungskräfte hierzu qualifiziert worden seien. Darüber hinaus sei ein Zentralbereich, der u. a. in diesem Bereich unterstützend und beratend wirken soll, in Planung.

Rm Frank (CDU) fragt, warum der Handscanner nicht sofort repariert bzw. Ersatz beschafft
worden sei.

Herr Konzack, Dortmunder Systemhaus (FB 10), erläutert, dass beim Handscanner ein Problem mit der Software bestehe. Man löse z.Z. das Problem bei der Feuerwache 4 vor Ort.

Rm Frank (CDU) bittet um Berichterstattung zur Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses
am 23.11.2017, ob die zugesicherte Risikobewertung für die Verbrauchsstellen/Unterlager
erfolgt ist.

Herr Aschenbrenner (FB 37) sichert dies zu.

Zur Frage des Rm Frank (CDU), warum der Bereich Desinfektion nicht bei der Inventur erfasst wurde, sichert Herr Aschenbrenner (FB 37) eine schriftliche Beantwortung zu.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.6
Einhaltung des IKS für das IT-Verfahren SC-OWi – PB 01/2017
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06914-17)

Rm Frank (CDU) fragt, ob die Feuerwehr bei Geschwindigkeitsüberschreitungen ohne Einsatz von Blaulicht auch Sonderrechte habe. Außerdem sei es nicht nachvollziehbar, wieso die Halter­feststellung ausländischer Fahrzeuge nicht flächendeckend durchgeführt werde und es daher zu Verfahrenseinstellungen komme.

Frau Siekmann, Leiterin des Ordnungsamtes (FB 32), hebt hervor, dass 90 % der Einsätze Blau­lichtfahrten seien. In Abstimmung mit der Feuerwehr würden nunmehr quartalsweise über einen Zeitraum von einer Woche alle Einsätze anhand der Einsatztagebücher geprüft. Erst nach dieser Abstimmung würde dann entschieden, welche Fälle eingestellt würden.
Problematisch sei hinsichtlich der Halterermittlung ausländischer Kennzeichen, dass aufgrund unterschiedlicher staatlicher Regelungen vielfach keine Möglichkeit des Datenaustausches be­stehe.

Rm Noltemeyer (B‘90/Die Grünen) bemängelt, dass die Geschwindigkeit in der Software im
nachhinein änderbar sei.

Frau Siekmann (FB 32) erläutert, dass die Geschwindigkeit zwar in der ersten Maske veränder­bar sei, diese aber in den nachfolgenden auf die ursprüngliche Geschwindigkeit zurückgesetzt würde. Nichtsdestotrotz sei der Prüfauftrag an den Softwarehersteller erteilt worden.

Rm Suck (CDU) bittet den Ausschuss über die Ergebnisse des Prüfauftrags zu informieren.
Auf die Bedenken einiger Ausschussmitglieder, ob das Verfahren daher überhaupt rechtssicher sei, erläutert Herr Witte, Leiter des Rechtsamtes (FB 30), dass dies der Fall sei, da die Geschwin-digkeit auf dem Blitzfoto nicht veränderbar sei.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.7
Zahlungen an schul.inn.do e. V. - PB 42/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06621-17)

Auf die Frage von Rm Plieth (B’90/Die Grünen) zum Stand der Abstimmungsgespräche mit dem Personal- und dem Rechtsamt zur Thematik „Arbeitnehmerüberlassung“, erklärt Frau Raddatz-Nowack, Leiterin des Fachbereichs Schule (FB 40), dass Stellungnahmen des Personalamtes (FB 11) und des Rechtsamtes (FB 30) vorlägen. Darin werde ausgedrückt, dass es sich im Vertrags-verhältnis zwischen schul.inn.do und der Stadt Dortmund, um eine klassische Arbeitnehmerüber-lassung handle. Das Personalamt (FB 11) habe daher angeraten, an schul.inn.do e. V. einen konkreten Auftrag zu erteilen, den dieser mit eigenem Personal auszuführen hätte. Dadurch liege das Direktionsrecht ausschließlich beim Verein. So sei eine strikte Trennung von Aufgabenwahr-nehmung und Verantwortlichkeiten möglich.
Das veränderte Konstrukt solle dem Rat bis zur Sommerpause vorgelegt werden.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.8
Prüfung der Leistungen für Schulbegleiter - PB 44/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06817-17)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt von dem Ergebnis der Prüfung Kenntnis.


zu TOP 2.9
Prüfung der Kinder- und Jugendförderung - PB 47/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06807-17)

Auf Nachfrage von Rm Spieß (SPD) erklärt Herr Burkholz, Leiter des Jugendamtes (FB 51), dass der Leitfaden jetzt im Prinzip erstellt sei. Das Thema Sachstandsberichte sei intensiv angegangen worden. Im Leitfaden werde hierzu eine zeitnahe Einforderung der Sachstands-berichte festgehalten.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.10
Beziehungen der Stadt Dortmund zu einem privaten Betreiber von Unterbringungseinrichtungen - PB 06/2017
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06808-17)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.11
Prüfung der Zahlungsabwicklung beim Tierheim Dortmund - PB 04/2017
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06816-17)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.12
Debitorische Belegprüfung im Stadtplanungs- und Bauordnungsamt (FB 61) - PB 03/2017
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06669-17)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.13
Belegprüfung im FB 62 - PB 02/2017
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06634-17)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.14
Belegprüfung im Fachbereich 65 - PB 08/2017
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06800-17)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis

zu TOP 2.15
Durchführung von Rahmenvertragsarbeiten durch eine Tiefbaufirma - PB 46/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06809-17)

Rm Frank (CDU) verweist auf die nicht vertragsmäßig eingebauten Materialien und fragt, ob aus diesem Grund Verträge gekündigt würden.

Frau Uehlendahl, Leiterin des Tiefbauamtes (FB 66), verdeutlicht, dass fachliche Gründe, in Abstimmung mit der Bauleitung, den Einbau anderer Materialien erfordert hätten. Künftig würden in die Verträge auch Alternativmaterialien aufgenommen.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Prüfungsergebnisse zur Kenntnis.


3. Verschiedenes

zu TOP 3.1
Sachstandsbericht zur Einführung eines zentralen digitalen Dokumentenarchivs
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06982-17)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den Sachstandsbericht zur Kenntnis.


zu TOP 3.2
Regelmäßige Berichterstattung über den Sachstand der Bürgerdienste
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 07027-17)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den Bericht über den Sachstand der Bürgerdienste zur Kenntnis.


zu TOP 3.3
Sachstand zur Revisionssicherheit des Fachverfahrens OK.EWO
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 07026-17)

Rm Suck (CDU) fragt wie damit umgegangen werde, dass die Herstellerfirma aus wirtschaft-lichen Gründen von der Implementierung eines Vier-Augen-Prinzips absehen wolle.

Herr Kruse, Leiter der Bürgerdienste (FB 33), erklärt, dass auf jeden Fall von dem Programm­hersteller ein Angebot eingeholt werden solle. Die Bürgerdienste seien um konkrete Angaben, u.a. zu den Bereichen, in denen das Vier-Augen-Prinzip benötigt werde, gebeten worden. Der Informationsaustausch laufe aktuell.
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den Sachstand zur Revisionssicherheit des Fachver­fahrens OK.EWO zur Kenntnis.

zu TOP 3.4
Skontoregelungen in den Allgemeinen Vertragsbedingungen der Stadt Dortmund
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 07024-17)

Frau Soldan, Vergabe- und Beschaffungszentrum (FB 19), beantwortet Nachfragen der
Ausschussmitglieder zum Thema Skontofrist.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung des Vergabe- und Beschaffungszentrums zu den Skontoregelungen zur Kenntnis.


zu TOP 3.5
Handlungsfeld Flüchtlinge - Sachstandsbericht - Rückblick 2016 / Ausblick
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06920-17)

Die von Rm Meyer (SPD) zum Sachstandsbericht gestellten Fragen können leider nicht beant­wortet werden, da Vertreter der zuständigen Fachbereiche nicht anwesend sind.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den Bericht bezüglich der Aktivitäten und Maßnahmen der Verwaltung im Handlungsfeld Flüchtlinge zur Kenntnis.






Die öffentliche Sitzung wird vom Vorsitzenden - Herrn Klink - um 16:35 Uhr geschlossen.







Klink Plieth Kalning
Vorsitzender Ratsmitglied Schriftführerin


Anlagen:

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