über die 4. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses
am 21.05.2015
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund



Sitzungsdauer: 15:00 - 17:15 Uhr


Anwesend:

1. Stimmberechtigte Mitglieder:

SPD-Fraktion
Rm Heinz-Dieter Düdder

Rm Carsten Giebel
Rm Torsten Heymann

Frau Seybusch	Herr Gilles
Frau Adamski	Frau Jäger
Herr Bartsch	Frau Kalning
Herr Bonnekoh	Frau Litschke
Herr Frank

Des Weiteren erwartet er in der Sitzung am 19.11.2015 einen Bericht, ob und wie die Umsetzung erfolgt ist.


zu TOP 2.2
Belegprüfung in der Dortmund-Agentur - PB 05/2015
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 01105-15)

Herr Frank, Rechnungsprüfungsamt (FB14), erläutert die Prüfungsergebnisse und geht insbe­sondere auf die Überzahlung bei der Abrechnung von Kopiersystemen in Höhe von 20.900 € ein. Die von der Dortmund Agentur vertretene Auffassung, die Verträge seien auslegungs­bedürftig, werde vom RPA nicht geteilt; auch das beauftragte Unternehmen habe die fehler­hafte Abrechnung sofort eingeräumt und die Überzahlung erstattet.

Rm Frank (CDU) fragt nach der Seriosität des Unternehmens, von dem die Kopiersysteme angemietet wurden.

Rm Klösel (SPD) fragt, wieso Honorarzahlungen ohne Genehmigung der Personalverwaltung geleistet würden und bittet, die Höhe der möglicherweise noch abzuführenden Sozialver­sicherungsbeiträge zu beziffern.

Frau Seybusch, Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes (FB 14), erläutert, dass Honorarver­träge vielfach dezentral abgeschlossen würden. Sofern dies unter Beteiligung des Personal- und Organisationsamtes (FB 11) erfolge, seien die Verträge in der Regel ordnungsgemäß. Zu Verträgen, die ohne Einbindung des FB 11 abgeschlossen würden, könne sie keine Aussage treffen. Die Thematik der Abwicklung von Honorarverträgen werde bei zukünftigen Prüfun­gen mitbeachtet.

Herr Dr. Potthoff, Dortmund Agentur (FB 3), hebt hervor, dass der Vertragspartner ein Weltmarktunternehmen sei und er sich Spekulationen über dessen Seriosität nicht anschließen möchte. Die Honorarverträge seien mit dem Personalamt abgestimmt worden. Auf eine mög­liche Sozialversicherungspflicht sei hingewiesen worden.

Rm Noltemeyer (Bündnis90/Die Grünen) möchte wissen, wieso bei vermeintlicher Rechtsun­sicherheit der Kopierverträge keine Klärung mit dem RPA erfolgt sei.

Herr Schulz (FB 3) hebt hervor, dass die Verträge im Jahr 2011 vom Vergabe- und Beschaffungsamt (FB 19) gefertigt worden seien. Im Vorfeld der Prüfung sei von korrekten Vertragsinhalten ausgegangen worden.

Rm Radtke (SPD) fragt, wieso die Zweifel an der Vertragsgestaltung nicht mit den Fachbe­reichen 19 und 30 (Rechtsamt) geklärt worden seien. Des Weiteren möchte er wissen, ob Rückstellungen für Honorarverträge gebildet wurden.

Herr Schulz (FB 3) führt aus, dass Zweifel an der Vertragsauslegung erst aufgrund des Hin­weises des RPA aufgekommen seien. Die Dortmund Agentur sei unsicher gewesen, ob ein Rückforderungsanspruch bestehe. Die Rückforderung sei dann geltend gemacht worden und das Unternehmen hätte anstandslos gezahlt. Rückstellungen seien nicht gebildet worden.

Rm Urbanek (AfD) fragt, ob und ggf. in welchem Umfang die Hinweise von FB 11 auf eine mögliche Scheinselbständigkeit zutreffend gewesen seien und wieso dies im Vorfeld nicht besser abgeklärt werde.

Herr Dr. Potthoff (FB 3) teilt mit, dass 5 Honorarverträge mit einem geschätzten Gesamtvo­lumen von 100.000 € abgeschlossen worden seien. Dieser Sachverhalt werde aktuell vom Rentenversicherungsträger geprüft.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.3
Prüfung der Wirtschaftsführung und des Rechnungswesens des EB Wirtschaftsförderung - PB 04/2015
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 01019-15)

Frau Jäger, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), erläutert die Prüfungsfeststellungen.

Rm Klösel (SPD) zählt zahlreiche Feststellungen des Prüfungsberichts auf und kritisiert die Arbeitsweise der Wirtschaftsförderung.

Rm Radtke (SPD) fragt, welche Maßnahmen die Wirtschaftsförderung unternehme, um einer Einschränkung des Wettbewerbs entgegenzuwirken. Des Weiteren möchte er wissen, ob bei Vergaben die Mustererklärungen des Landes zum Tariftreuegesetz verwendet würden und ob Rückzahlungen an Fördermittelgeber zu befürchten seien.

Frau Pradel-Wippenfeld (FB 80) zeigt sich erfreut, dass die Prüfung zwar zu vielen kleineren Feststellungen geführt habe, jedoch keine Sachverhalte aufgezeigt habe, die zu wesentlichen Konsequenzen hätten führen können. Die Wirtschaftsförderung wickele viele Projekte ab, für die befristet externe Einstellungen erforderlich seien. Es erfordere einen ungeheuren Auf­wand, den Mitarbeitern kurzfristig die notwendigen Verwaltungskenntnisse zu vermitteln. Trotz Schulungsmaßnahmen und Wissensdatenbanken seien Kontrollmaßnahmen nötig, aber nicht einfach umzusetzen. Die zuständigen Projektmitarbeiter würden vergaberechtlich be­raten. Es liege jedoch nicht in ihrer Macht, dass die gegebenen Hinweise exakt umgesetzt würden.

Die Musterformulare zum Tariftreuegesetz würden verwendet. Honorarverträge würden nur nach Prüfung durch das Personalamt geschlossen. Die Prüfung auf Scheinselbständigkeit würde in jedem Einzelfall durchgeführt. Rückforderungen von Fördergeldern gebe es bisher nicht.

Grundsätzlich hätten die Feststellungen des RPAs dazu geführt, eine Handlungsoffensive vorzunehmen.

Rm Taranczewski (SPD) zeigt sich entsetzt, dass in der Wirtschaftsförderung nicht ordnungs­gemäßes Verwaltungshandeln unterhalb von strafrechtlich relevanten Handlungen hingenom­men würde.

Rm Frank (CDU) erwartet einen Bericht über die Erledigung der festgestellten fehlerhaften Sachverhalte.

Rm Düdder (SPD) verdeutlicht, dass die Stellungnahme zu den festgestellten Mängeln zu unpräzise sei. Daher beantrage die SPD-Fraktion, dass die Verwaltung für die November­sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses einen präzisen Umsetzungsbericht über die Be­seitigung der festgestellten Schwachstellen vorlege.

Anschließend fasst der Rechnungsprüfungsausschuss einstimmig folgenden Beschluss:

Die Verwaltung wird aufgefordert, für die Novembersitzung des Rechnungsprüfungs­ausschusses einen detaillierten Umsetzungsbericht über die Beseitigung der festgestellten Schwachstellen vorzulegen.


zu TOP 2.4
Feststellung des Gesamtabschlusses der Stadt Dortmund zum 31. Dezember 2013 - PB 12/2015
Beschluss/Empfehlung
(Drucksache Nr.: 01106-15)

Herr Gilles, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), erläutert die Ergebnisse der Prüfung.

Anschließend fasst der Rechnungsprüfungsausschuss bei einer Enthaltung folgenden Beschluss:

Der Rechnungsprüfungsausschuss hat den Gesamtabschluss geprüft und beschließt, den im Prüfungsbericht des Rechnungsprüfungsamtes und des Rechnungsprüfungsausschusses enthaltenen uneingeschränkten Bestätigungsvermerk zu erteilen.
Der Rechnungsprüfungsausschuss empfiehlt dem Rat, folgenden Beschluss zu fassen: Der Rat der Stadt Dortmund stellt den vom Rechnungsprüfungsausschuss und Rechnungsprüfungsamt geprüften Gesamtabschluss der Stadt Dortmund zum 31. Dezember 2013 fest und entlastet den Oberbürgermeister aus diesem geprüften Abschluss.


zu TOP 2.5
Umgang mit Differenzen bei den Kassen der Bürgerdienste - PB 10/2015
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 01021-15)

Frau Jäger, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), berichtet über die Prüfungsergebnisse.

Rm Düdder (SPD) lobt die gute Arbeit und bittet darum, den Rechnungsprüfungsausschuss nach Fertigstellung des Internen Kontrollsystems zu informieren.

StRin Jägers (Dezernat 3) sichert dies zu.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.6
Prüfung des Bibliotheksverfahrens aDIS/BMS- PB 07/15
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 00972-15)

Frau Adamski, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), gibt nähere Erläuterungen zu den umfang-reichen Prüfungsfeststellungen.

Rm Brunsing (Bündnis90/Die Grünen) erwartet bis Ende des Jahres einen Sachstandsbericht über die eingeleiteten Maßnahmen.

Rm Frank (CDU) schließt sich dieser Forderung an und verlangt darüber hinaus eine konkrete Fristsetzung. Er kritisiert, dass erst nach über einem Jahr auf die Feststellungen der Innen­revision der Kulturbetriebe reagiert worden sei.

Rm Düdder (SPD) erwartet bis zur Novembersitzung einen klaren Maßnahmenkatalog. Kundenorientierung und Kundenzufriedenheit dürften kein Vorwand dafür sein, selbst­verständliche Prüfungs- und Abstimmungsmaßnahmen im operativen Geschäft zurückzu­stellen.

Rm Giebel (SPD) äußert sein Unverständnis darüber, dass zur Anmeldung im Fachverfahren lediglich eine Kennung für alle Mitarbeiter genutzt werde. Er fragt, ob es sich um eine personenbezogene Kennung handele.

Rm Brunsing (Bündnis90/Die Grünen) möchte wissen, welche Gebühren erlassen worden seien und bittet, die Notwendigkeit der zahlreichen Erlasse zu begründen.

Frau Seybusch, Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes (FB 14), verdeutlicht, dass der Begriff „Erlass“ von den Bibliotheken für Stornierungen verwendet und im IT-Verfahren so be­zeichnet werde. Die Stornierungen würden nicht im Vieraugenprinzip und ohne Stornobeleg abgewickelt. Die Häufung der Stornierungen würde von den Bibliotheken mit Bürgerfreund­lichkeit begründet. Allerdings werde der ganz überwiegende Teil der Stornierungen in einer Stadtteilbibliothek abgewickelt. Hinweise auf Veruntreuungen seien zwar nicht festgestellt worden, wären aber wegen der Lückenhaftigkeit des Systems ohnehin nicht belegbar. Es bestehe deshalb ein erhöhtes Risiko- und Schadenspotenzial.
Die Verwendung der Benutzerkennung und die Pflicht zur Geheimhaltung des Passworts seien im gesamtstädtischen Sicherheitskonzept geregelt. Es habe Parallelanmeldungen mit der gleichen Benutzernummer in einer Stadtteilbibliothek sowie zeitgleich in der Zentral­bibliothek gegeben. Dies werde systemtechnisch, im Gegensatz zu anderen IT-Verfahren, nicht ausgeschlossen. Die Einhaltung der Vorschriften müsse deshalb mit organisatorischen Mitteln kontrolliert werden.

Herr Dr. Borbach-Jaene, Leiter der Bibliotheken (41/BI), versichert, die Kritik und die Fest­stellungen des RPAs sehr ernst zu nehmen. Die Software sei in einer Standardkonfiguration eingeführt worden und werde in mehreren großstädtischen Bibliothekssystemen eingesetzt. Der Systemwechsel sei eine sehr große Herausforderung gewesen. Kontrollmöglichkeiten der Erlasse seien noch nicht eingeführt worden. Ein Internes Kontrollsystem (IKS) solle nun schnellst möglichst aufgesetzt werden.
Im Fokus stünde die Dienstleistung, Medien auszuleihen. Bei den Beschäftigten handle es sich nicht um Verwaltungsfachangestellte sondern um Bibliotheksfachkräfte und Biblio­thekare, deren Schwerpunkt nicht in der Verwaltungstätigkeit liege.
Die festgestellten Mängel würden unverzüglich abgestellt. Er hoffe, die ersten Ergebnisse in der Novembersitzung präsentieren zu können.

Rm Radtke (SPD) kritisiert, mangelhaftes Verwaltungshandeln mit Kundenorientierung und fehlender Verwaltungskompetenz der Mitarbeiter zu begründen. Er fragt, welche Stadtteil­bibliothek 50 Prozent der Stornierungen betreffen würde.

Rm Meyer (SPD) fragt nach der Höhe von Spendengeldern und deren Verwendung.

Herr Dr. Borbach-Jaene (41/BI) teilt auf Frage von Rm Suck mit, dass der größte Teil der Mitarbeiter für die Dienstleistung am Kunden in den Bibliotheken eingesetzt werde. Die Verwaltung würde auf das notwendige Maß begrenzt. Für die Zentralisierung des Kassen­geschäfts fehle das Personal. In den Zweigstellen würden Einnahmen in geringer Höhe erzielt. Das entwickelte Pilotverfahren könne jetzt auf die anderen Bibliotheken ausgerollt werden.
Zur Höhe der Spenden könne er momentan keine genaue Aussage treffen, sie seien jedoch genau belegbar und würden entsprechend verbucht. Er sei sich sicher, dass sie nur dem Buch­erwerb dienen würden.

Für Rm Urbanek (AfD) ist entscheidend, dass die Software die gesetzlichen Vorgaben erfülle. Es sei unabdingbar, die Defizite im Fachverfahren bereinigen zu lassen. Er erwartet, dass über die Fortschritte in der Novembersitzung berichtet werde.

Rm Klösel (SPD) wünscht zum Thema „Spendenschweine in der Verwaltung“ eine Klärung durch das RPA, ob Regelungen hierzu bestünden und wie die Umsetzung in den Fach­bereichen sichergestellt werde.

Rm Frank (CDU) bittet noch zu beantworten, in welcher Stadtteilbibliothek die hohe Zahl an Stornierungen erfolgt sei.

Herr Dr. Borbach-Jaene (41/BI) möchte die Frage aus datenschutzrechtlichen Gründen im nichtöffentlichen Sitzungsteil beantworten, da bei Nennung der Bibliothek Rückschlüsse auf die dort Beschäftigten möglich seien.

Der Ausschuss erklärt sich hiermit einverstanden.

Anschließend fasst der Rechnungsprüfungsausschuss einstimmig folgenden Beschluss:

Der Rechnungsprüfungsausschuss erwartet, dass die Verwaltung bis zur Sitzung am 19.11.2015 hinsichtlich der Prüfungsfeststellungen einen strukturierten Maßnahmenkatalog vorlegt.


zu TOP 2.7
Prüfung der Schulgirokonten der Kreuz-, Landgrafen- und Schopenhauer-Grundschule - PB 01/2015
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 00851-15)

Herr Bartsch, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), geht näher auf die Ergebnisse der Prüfung ein.

Rm Radtke (SPD) lobt die positive Entwicklung.

Rm Reppin (CDU) kritisiert die fehlenden zahlungsbegründenden Unterlagen. Die Verwen­dung sei daher nicht nachweisbar.

Rm Plieth (Bündnis 90/Die Grünen) hält es für angezeigt, dass der Fachbereich Schulen (FB 40) die mit den Schulgirokonten betrauten Mitarbeitern an allen Schulen verstärkt mit den einschlägigen Vorschriften vertraut mache.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.8
Verwendung und Abrechnung von Spenden und Stiftungsmitteln im Bereich des Jugendamtes (FB 51) im Jahr 2013 - PB 02/2015
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 00959-15)

Herr Bartsch, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), erläutert die Prüfungsergebnisse.

Rm Noltemeyer (Bündnis 90/Die Grünen) verweist auf die bereits in den Jahren 2005 und 2010 durchgeführten Prüfungen. Sie sieht es als kritisch an, dass trotz der hierbei ähnlich getroffenen Feststellungen bisher keine Verbesserungen erzielt worden seien. Sie möchte wissen, wer den Prozess begleitet habe und die Verantwortung dafür trage. Sie fragt weiter, wann die Mängel behoben würden.

Herr Hibbeln, Jugendamt (FB 51), erwähnt die zahlreichen Veränderungen seit 2013 und verweist auf den unter TOP 3.3 eingebrachten Bericht des Jugendamtes. Im Bereich Spenden und Fördergelder gebe es allerdings noch Defizite. Die Prüfungsergebnisse aus den Jahren 2005 und 2010 lägen aber vor der Zeit der Weiterentwicklung und Neuorientierung des Jugendamtes. Inzwischen sei ein Großteil der Mängel behoben. Verfahrensanweisungen seien erstellt worden und es würden Abstimmungsgespräche mit dem Sozialamt geführt. Er erwartet, dass bei der nächsten Prüfung keine Defizite festgestellt würden.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.9
Prüfung des Barzahlungsverfahrens über Kassenkarten im Sozialamt - PB 06/2015
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 14809-14)

Frau Jäger, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), erläutert den Prüfungsinhalt.

Mit Verweis auf die Stellungnahme bittet Rm Klösel (SPD) um einen konkreten Umsetzungs­zeitpunkt.
Herr Süshardt, Fachbereichsleiter des Sozialamtes (FB 50), teilt mit, dass vor dem Hinter­grund steigender Flüchtlingszahlen dieser Bereich komplett neu organisiert werde. Dies habe zurzeit oberste Priorität.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt von dem Ergebnis der Prüfung Kenntnis.


3. Verschiedenes

zu TOP 3.1
Sachstandsbericht zur Ausweitung der digitalen Rechnungsbearbeitung bei der Stadt Dortmund (KWFneu)
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 01293-15)

Frau Jäger, Rechnungsprüfungsamt (FB 14) erläutert die Abwicklung der Rechnungsbe­arbeitung im KWFneu und verweist hierzu auf den vorliegenden Sachstandsbericht.

Rm Düdder (SPD) fragt, wann die Einführung in den Eigenbetrieben erfolge.

Herr Neuhaus, stellv. Leiter der Stadtkasse und des Steueramtes (FB 21), erläutert, dass Ab­stimmungsgespräche mit dem Personal- und Organisationsamt und den Eigenbetrieben statt­fänden Es müsse geprüft werden, inwieweit sich die Rechnungsbearbeitung in den Eigenbe­trieben untereinander und von der übrigen Verwaltung unterscheide. Es sei unklar, wie lange es dauere, die erforderlichen Anforderungen der Eigenbetriebe festzustellen und technisch umzu­setzen. Daher sei es zurzeit unseriös, einen genauen Einführungszeitpunkt zu nennen.

Frau Seybusch, Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes (FB 14) ergänzt, dass StK Stüdemann zu diesem Thema eine Projektlenkungsgruppe unter Beteiligung des RPAs initiiert habe, die regelmäßig tage. Das RPA werde dem Rechnungsprüfungsausschuss über die Ergebnisse des Projektes berichten.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den Sachstandsbericht zur Kenntnis.


zu TOP 3.2
Gebühreneinziehung im Ausländerwesen - Stellungnahme des Dortmunder Systemhauses
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 01230-15)

Frau Jäger, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), gibt nähere Erläuterungen zum Sachstands­bericht.

Rm Radtke (SPD) fragt, wann die Produktivsetzung erfolge.

Herr Meyer-Jäkel, stellv. Leiter des Dortmunder Systemhauses (FB 10), teilt mit, dass umfangreiche Testarbeiten durchgeführt worden seien. Die technischen Voraussetzungen seien erfüllt, so dass die Produktivsetzung des Fachverfahrens VisitVis nach Freigabe durch das Ordnungsamt im Juni erfolgen könne.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Stellungnahme des Dortmunder Systemhauses zur Kenntnis.


zu TOP 3.3
Sachstandsbericht zur Weiterentwicklung des Jugendamtes
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 01307-15)

Frau Jäger, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), gibt Informationen zum Sachstandsbericht. Sie informiert außerdem darüber, dass aus aktuellem Anlass eine Prüfung der Auslandsunter­bringungen vorgenommen würde.

Rm Düdder (SPD) akzeptiert für den Bereich der Jugendhilfeplanung die Terminierung zum 31.03.2016. Er fragt, wann ein neuer Sachstandsbericht erstellt würde.

Herr Hibbeln, Jugendamt (FB 51), sagt zu, in der ersten Sitzung 2016 erneut Bericht zu er­statten.

Rm Konak (Die Linke & Piraten) bittet darum, auch bei den erledigten Maßnahmen zukünftig den Prioritätsgrad anzugeben.

Rm Noltemeyer (Bündnis 90/Die Grünen) hebt positiv hervor, dass es große Fortschritte gebe.

Rm Frank (CDU) und Rm Radtke (SPD) bestätigen den positiven Eindruck.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den Sachstandsbericht des Jugendamtes zur Kenntnis.


zu TOP 3.4
Widersprüchliche Standardvorgaben im Dortmunder Immobilienstandadrd (DIS) und VOB-gerechte Leistungsbeschreibung - PB 34/2014
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 01321-15)

Frau Seybusch, Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes (FB 14), führt kurz in den Tages­ordnungspunkt ein.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Stellungnahme der Dortmunder Immobilienwirt­schaft zur Kenntnis.




zu TOP 3.5
Unterbringung und Betreuung von Flüchtlingen in Dortmund
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 00807-15)

Der Vorsitzende, Rm Klink (Die Linke & Piraten), ruft den Tagesordnungspunkt auf.

Der Rat und die politischen Gremien nehmen den Zwischenbericht der Verwaltung zur Kenntnis.


Die öffentliche Sitzung wird vom Vorsitzenden - Herrn Rm Klink - um 17:15 Uhr geschlossen.



Klink Giebel Kalning
Vorsitzender Ratsmitglied Schriftführerin
© Stadt Dortmund • © Dortmunder Systemhaus