Niederschrift (öffentlich)

über die 24. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses
am 27.02.2020
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund


Sitzungsdauer: 15:00 - 16:10 Uhr


Anwesend:

1. Stimmberechtigte Mitglieder:

SPD-Fraktion
Rm Heinz-Dieter Düdder

Rm Bernhard Klösel
Rm Susanne Meyer
Rm Marlies Nordhoff
Rm Torsten Heymann i. V. f. Rm Roland Spieß
Rm Daniel Naumann i. V. f. Rm Michael Taranczewski

CDU-Fraktion
Rm Dr. Jürgen Eigenbrod, stellv. Vorsitzender
Rm Reinhard Frank
Rm Michaela Uhlig i. V. f. Rm Joachim Pohlmann
Rm Udo Reppin
Rm Uwe Wallrabe

Fraktion B90/Die Grünen
Rm Svenja Noltemeyer
Rm Claudia Plieth
Rm Friedrich Fuß i. V. f. Rm Martina Stackelbeck

Fraktion Die Linke & Piraten
Rm Dr. Petra Tautorat, Vorsitzende
Rm Christian Gebel

Fraktion FDP/Bürgerliste
nicht vertreten

Fraktion AfD
Rm Andreas Urbanek
2. Verwaltung

Herr Spreen, FB 20Herr Kunstleben, FB 57
Herr Cordes, FB 20Frau Uehlendahl, FB 66
Herr Neuhaus, FB 21Frau Linnebach, FB 67
Herr Kruse, FB 33Herr Brammer, FB 67
Herr Hennekemper, FB 51Frau Hammwöhner, FB 67
Herr Funck, FB 51Herr Konzack, FB 10
Herr Becker, FB 51Herr Sauer, FB 11


3. Rechnungsprüfungsamt

Frau SeybuschFrau Jäger
Frau AdamskiFrau Litschke
Herr FrankHerr Wittke


Veröffentlichte Tagesordnung:

Tagesordnung (öffentlich)

für die 24. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses,
am 27.02.2020, Beginn 15:00 Uhr,
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund



1. Regularien

1.1 Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift

1.2 Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW

1.3 Feststellung der Tagesordnung

1.4 Genehmigung der Niederschrift über die 23. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 21.11.2019



2. Prüfungsberichte

2.1 Prüfung des Gesamtabschlusses der Stadt Dortmund zum 31. Dezember 2016 - PB 55/2019
Beschluss/Empfehlung
(Drucksache Nr.: 16344-19)

2.2 Prüfung der internen Kontrollsysteme zum kreditorischen Workflow (KWFneu) gesamtstädtisch - PB 57/2019
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 16498-20)
2.3 Prüfung der Kassen und der Verwaltung der Rohdokumente der Bürgerdienste in den Bezirksverwaltungsstellen Brackel und Mengede - PB 54/2019
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 16202-19)

2.4 Kassenprüfung beim Jugendamt (Big Tipi) - PB 59/2019
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 16375-20)

2.5 Aktenprüfung im Jugendamt - Wirtschaftliche Jugendhilfe - PB 01/2020
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 16378-20)

2.6 Kassenprüfung bei den Sport- und Freizeitbetrieben Dortmund (Hallenbäder Nord und Süd) - PB 58/2019
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 16361-19)

2.7 Belegprüfung im Amt für Stadterneuerung - PB 02/2020
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 16418-20)

2.8 Instandhaltung der städtischen Brückenbauwerke durch das Tiefbauamt - PB 56/2019
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 16342-19)

2.9 Prüfung des IKS Changemanagement SAP - PB 61/2019
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 16377-20)

3. Sachstandsberichte

3.1 Sachstandsberichte des Rechnungsprüfungsamtes

3.1.1 Sachstandsbericht über die dauernde Überwachung der Zahlungsabwicklung 2. Halbjahr 2019
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 16602-20)

3.2 Sachstandsberichte der Verwaltung

3.2.1 Sachstandsbericht zum Berechtigungsmanagement SAP des Eigenbetriebs FABIDO
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 16741-20)


Die Sitzung wird von der Vorsitzenden - Frau Dr. Petra Tautorat - um 15:00 Uhr eröffnet und geleitet.

Vor Eintritt in die Tagesordnung stellt die Vorsitzende fest, dass zur heutigen Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses fristgemäß eingeladen wurde und der Ausschuss beschlussfähig ist und weist auf die Sitzungsaufzeichnung gem. § 29 Abs. 6 Satz 5 der Geschäftsordnung für den Rat der Stadt, seine Ausschüsse, Kommissionen und die Bezirksvertretungen hin.

1. Regularien


zu TOP 1.1
Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift

Zur Mitunterzeichnung der Niederschrift wird Rm Klösel benannt.


zu TOP 1.2
Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW

Die Vorsitzende weist auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW hin und bittet, dieses zu beachten, sofern es im Einzelfall zutreffen sollte.


zu TOP 1.3
Feststellung der Tagesordnung

Die Tagesordnung wird wie veröffentlicht festgestellt.


zu TOP 1.4
Genehmigung der Niederschrift über die 23. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 21.11.2019

Die Niederschrift über die 23. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 21.11.2019 wird genehmigt.


2. Prüfungsberichte

zu TOP 2.1
Prüfung des Gesamtabschlusses der Stadt Dortmund zum 31. Dezember 2016 - PB 55/2019
Beschluss/Empfehlung
(Drucksache Nr.: 16344-19)


Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung des Gesamtabschlusses der Stadt Dortmund zum 31. Dezember 2016 durch das Rechnungsprüfungsamt zur Kenntnis. Der Rechnungsprüfungsausschuss macht sich die Feststellungen des Rechnungsprüfungsamtes zu eigen, billigt den vom Oberbürgermeister bestätigten und am 26. September 2019 in den Rat eingebrachten Gesamtabschluss und Gesamtlagebericht und bittet das Rechnungsprüfungsamt, den gemäß §§ 116 Abs. 9 i. V. m. 59 Abs. 3 GO NRW neue Fassung (n. F.) erforderlichen Bericht des Ausschusses an den Rat der Stadt Dortmund zu erstellen.
Der Rechnungsprüfungsausschuss empfiehlt dem Rat, folgenden Beschluss zu fassen:

Der Rat der Stadt Dortmund bestätigt den vom Rechnungsprüfungsausschuss geprüften Gesamtabschluss der Stadt Dortmund zum 31. Dezember 2016 und entlastet den Oberbürgermeister aus diesem geprüften Abschluss. Gleichzeitig beschließt er, dass der im Gesamtabschluss 2016 ausgewiesene Gesamtjahresfehlbetrag der Stadt Dortmund in Höhe von 137.269.980,54 € durch die Allgemeine Rücklage gedeckt wird.


zu TOP 2.2
Prüfung der internen Kontrollsysteme zum kreditorischen Workflow (KWFneu) gesamtstädtisch - PB 57/2019
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 16498-20)

Auf Nachfragen von Rm Frank (CDU) und Rm Düdder (SPD) teilt Herr Sauer als Vertreter des Personal- u. Organisationsamtes mit, dass die Überarbeitung bis Ende 2020 abgeschlossen sein solle, sodass die neue Geschäftsanweisung im 1. Quartal 2021 vorliege.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.3
Prüfung der Kassen und der Verwaltung der Rohdokumente der Bürgerdienste in den Bezirksverwaltungsstellen Brackel und Mengede - PB 54/2019
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 16202-19)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.

zu TOP 2.4
Kassenprüfung beim Jugendamt (Big Tipi) - PB 59/2019
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 16375-20)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.5
Aktenprüfung im Jugendamt - Wirtschaftliche Jugendhilfe - PB 01/2020
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 16378-20)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.



zu TOP 2.6
Kassenprüfung bei den Sport- und Freizeitbetrieben Dortmund (Hallenbäder Nord und Süd) - PB 58/2019
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 16361-19)

Rm Frank (CDU) fragt, ob die Personalprobleme zwischenzeitlich gänzlich behoben seien.

Da kein Vertreter der Sport- u. Freizeitbetriebe anwesend ist, stimmt er dem Vorschlag von Frau Seybusch, Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes, zu, die Fragen zu protokollieren und weiterzuleiten. Die schriftliche Beantwortung soll der Niederschrift angehängt werden.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.7
Belegprüfung im Amt für Stadterneuerung - PB 02/2020
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 16418-20)

Frau Linnebach, Leiterin des Amtes für Stadterneuerung, teilt auf die Frage von Rm Frank (CDU) mit, dass das IKS-Konzept bis Ende April 2020 vorgelegt werde.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.8
Instandhaltung der städtischen Brückenbauwerke durch das Tiefbauamt - PB 56/2019
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 16342-19)

Rm Klösel (SPD) hebt hervor, dass seine Fraktion aufgrund der erheblichen Prüfungsfeststellungen aus sicherheitsrelevanten Gründen die Notwendigkeit sehe, folgenden Beschluss zu fassen:


Die Vorsitzende, Frau Dr. Tautotrat, schlägt die Beratung der einzelnen Punkte vor.

Herr Gebel (Die Linke/Piraten) hebt hervor, dass es wichtig sei, insbesondere zu Punkt 3 auch den Ausschuss für Bauen, Verkehr und Grün sowie den Ausschuss für Personal und Organisation zu beteiligen.

Rm Düdder (SPD) erläutert, dass das Thema „Personalbemessung“ in der Stellungnahme des Fachbereiches aufgegriffen worden sei, jedoch ohne eine Perspektive aufzuzeigen.

Frau Uehlendahl, Leiterin des Tiefbauamtes, führt aus, dass der Bereich Brückensanierung/ Brückenprüfung seit dem Jahre 2014 neu organisiert werde. Von ursprünglich drei Beschäftigten sei mittlerweile auf neun Beschäftigte aufgestockt worden. Gleichwohl bestünde ein eklatanter Arbeitsrückstand. Zurzeit werde eine Personalbemessung durchgeführt.
Auf die Frage von Rm Urbanek (AfD) teilt sie mit, dass die von Bund und Land genutzte Software auch vom Tiefbaumt genutzt werde. Sie erleichtere die Prüfung, Ablage und Dokumentation erheblich. In der Dezembersitzung könne sie die Einsatzmöglichkeiten vorstellen. Darüber hinaus werde wunschgemäß eine Aufstellung zur Verfügung gestellt, was zusätzlich, insbesondere an technischer Infrastruktur, benötigt werde.

Rm Klösel (SPD) verdeutlicht, dass die Ratsmitglieder politische Verantwortung tragen und dafür verantwortlich seien, Rahmenbedingungen zu schaffen, um insbesondere sicherheits-relevante Missstände zu beheben. Dazu sei es erforderlich, dass diese von der Fachbereichs-leitung explizit benannt werden. Aufgrund der Zusage von Frau Uehlendahl, erübrige sich somit die Beschlussfassung zu Punkt 4.

Zu Punkt 5 bittet Frau Seybusch, Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes, dem Tiefbaumt zunächst Zeit und Gelegenheit zu geben, die Prüfungsfeststellungen abzuarbeiten und über die Ergebnisse dann auch im Dezember zu berichten. Vorausschauend könne diese Thematik ggfls. Inhalt der Leistungsvereinbarung für 2021 sein; der Ausschuss könne aber dann auch einen expliziten Prüfauftrag erteilen.


Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis und fasst nach ausführlicher Beratung unter Einbeziehung der protokollierten Zusagen zu Punkt 4 und 5 einstimmig folgenden Beschluss:


Zu 1:
Spätestens bis zur Dezembersitzung wird der Rechnungsprüfungsausschuss in einer Auflistung darüber informiert, welche Brücken in der Zuständigkeit des Tiefbauamtes zu kontrollieren und welche vorrangig zu sanieren sind.

Zu 2:
Das Tiefbauamt wird auch gebeten, eine begründete Zeitplanung vorzulegen.

Zu 3:
Sofern ein nennenswerter Personalbedarf zusätzlich entsteht, wird das Tiefbauamt um Erstellung einer Personalbemessung für die zu erledigenden Aufgaben im Vergleich zur Ist-Situation gebeten.


zu TOP 2.9
Prüfung des IKS Changemanagement SAP - PB 61/2019
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 16377-20)

Rm Giebel (SPD) hält es für nicht zielführend, ein Internes Kontrollsystem (IKS) auf einen Prozess aufzusetzen, der noch optimiert werden müsse.

Er bitte um Beantwortung folgender Fragen:

Ø Wann ist die Optimierung des Gesamtprozesses abgeschlossen?

Ø Welche Gründe liegen vor, von den ITIL-Empfehlungen abzuweichen?

Ø Warum wird eine Vielzahl von nicht autorisierten Changes durchgeführt und warum greifen hier die Kontrollmechanismen nicht?

Ø Wann soll die Umsetzung des IKS erfolgen?

Herr Konzack, Bereichsleiter des Dortmunder Systemhauses, führt aus, dass sich das Gesamtregelwerk zum Thema IKS „Changemanagement“ in einer internen Abstimmung befände, sodass es im Jahre 2020 in Kraft treten solle.
Ab April 2019 seien Teile des Regelwerkes u.a. für SAP-Changes vorab erprobt worden. Man habe einen sogenannten Changemanager eingebaut, um jede Veränderung über ein 4-Augen-Prinzip laufen zu lassen. In der Anwendung des Changemanagers habe sich gezeigt, dass eine Plausibilitätsprüfung nicht gegriffen habe. Dieser Fehler in der Datenbank sei der Grund gewesen, warum nicht autorisierte Changes produktiv gesetzt wurden. Der Fehler müsste aktuell schon behoben worden sein.
Zur Frage der Abweichung von den ITIL-Empfehlungen führte Herr Konzack aus, dass man mit den 1200 Änderungen bei SAP schon an einer relativ hohen oberen Grenze läge, was die Anzahl und Komplexität beträfe. Es werde versucht, sich bei der Gestaltung des Gesamt-Changeprozesses an ITIL als auch an BSI zu orientieren.
Auf Nachfrage von Rm Giebel (SPD), ob es beim Dortmunder Systemhaus Statistiken über die IT-Sicherheitsvorfälle gebe und wieviel es seien, teilt Herr Konzack mit, dass es seiner Kenntnis nach hierzu keine Statistiken gebe.
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.


3. Sachstandsberichte

3.1 Sachstandsberichte des Rechnungsprüfungsamtes

zu TOP 3.1.1
Sachstandsbericht über die dauernde Überwachung der Zahlungsabwicklung 2. Halbjahr 2019
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 16602-20)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den Sachstandsbericht zur Kenntnis.


3.2 Sachstandsberichte der Verwaltung

zu TOP 3.2.1
Sachstandsbericht zum Berechtigungsmanagement SAP des Eigenbetriebs FABIDO
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 16741-20)

Auf Nachfrage von Rm Klösel (SPD) teilt Herr Kunstleben, Leiter des Fachbereiches FABIDO, mit, dass erteilte Ermächtigungen regelmäßig aktualisiert bzw. widerrufen würden.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den Sachstandsbericht zur Kenntnis.





Die öffentliche Sitzung wird von der Vorsitzenden - Frau Dr. Tautorat - um 16.10 Uhr geschlossen




Dr. Tautorat Klösel Litschke
Vorsitzende Ratsmitglied Schriftführerin
© Stadt Dortmund • © Dortmunder Systemhaus