über die 3. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses
am 27.05.2021
Kongresszentrum Westfalenhallen, Halle 1U,
Rheinlanddamm, 44139 Dortmund
Sitzungsdauer: 15:00 - 16:50 Uhr
Anwesend:
1. Stimmberechtigte Mitglieder:
SPD-Fraktion
Rm Carsten Giebel
Rm Bernhard Klösel
Rm Norbert Bonde i. V. f. Rm Susanne Meyer
Rm Roland Spieß, Vorsitzender
sB Bianca Herrmann
sB Michael Schröer
| Herr Aschenbrenner, FB 37 |  |
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| Frau Seybusch, Fachbereichsleitung | Herr Scheiing |
| Frau Jäger, stellv. Fachbereichsleitung | Herr Wittke |
| Frau Adamski | |
| Herr Frank | |
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung des Gesamtabschlusses der Stadt Dortmund zum 31. Dezember 2018 durch das Rechnungsprüfungsamt zur Kenntnis. Der Rechnungsprüfungsausschuss macht sich die Feststellungen des Rechnungsprüfungsamtes zu eigen, billigt den vom Oberbürgermeister bestätigten und am 17. Dezember 2020 in den Rat eingebrachten Gesamtabschluss und Gesamtlagebericht und bittet das Rechnungsprüfungsamt, den gemäß §§ 116 Abs. 9 i. V. m. 59 Abs. 3 GO NRW neue Fassung (n. F.) erforderlichen Bericht des Ausschusses an den Rat der Stadt Dortmund zu erstellen.
Der Rechnungsprüfungsausschuss empfiehlt dem Rat, folgenden Beschluss zu fassen:
Der Rat der Stadt Dortmund bestätigt den vom Rechnungsprüfungsausschuss geprüften Gesamtabschluss der Stadt Dortmund zum 31. Dezember 2018 und entlastet den Oberbürgermeister aus diesem geprüften Abschluss. Gleichzeitig beschließt er, dass der im Gesamtabschluss 2018 ausgewiesene Gesamtjahresüberschuss der Stadt Dortmund in Höhe von 47.907.282,34 € der Allgemeinen Rücklage zugeführt wird.
zu TOP 2.2
Prüfung der Fahrzeugnutzung und Betankungen bei der Feuerwehr - PB 14/2021
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 20388-21)
Rm Sauer (CDU-Fraktion) regt an, die Motorräder abzuschaffen, wenn sie nicht unbedingt erforderlich seien. Generell sei festzustellen, dass die Betankung nicht korrekt erfolge. Loseblattsammlungen seien als Fahrtenbuch ungeeignet.
Rm Dr. Neumann (Fraktion B90/Die Grünen) stellt fest, dass seit der letzten Prüfung im Jahr 2012 keine Verbesserung eingetreten sei und die Feuerwehr keine der Feststellungen der aktuellen Prüfung entkräftet habe.
Herr Aschenbrenner, Leiter der Feuerwehr, teilt die Einschätzungen. Die Feststellungen im Prüfungsbericht seien für ihn nicht erfreulich. Im Rahmen der Fortschreibung des Brandschutzbedarfsplanes könne der Rat über eine mögliche Abschaffung der Motorräder entscheiden.
Die Fahrtenbücher würden regelmäßig stichprobenweise durch die Technische Abteilung geprüft. Um nicht für die Zeit der Überprüfung ein zweites Fahrtenbuch führen zu müssen, sei entschieden worden, die Fahrtenbücher als Loseblattsammlung zu führen. Man könne dies aber auch wieder ändern.
Bei der GAKAV-konformen Bearbeitung der Tankrechnungen sei die Feuerwehr auf die Mitarbeit und Zustimmung der Stadtkasse angewiesen. Man sei seit über einem Jahr mit der Stadtkasse in der Abstimmung, um ein für die Belange der Feuerwehr geeignetes Verfahren einzuführen. Man wolle sich nun bemühen, in den nächsten drei Monaten zu einem Abschluss zu kommen und diesen auch umzusetzen.
Für die Zukunft sei angedacht, eine digitalisierte Lösung für die Fahrtenbücher umzusetzen.
Zu dem bisher noch nicht nachgereichten Fahrtenbuch teilt Herr Aschenbrenner mit, dass es sich verschlossen im Büro einer seit längerem erkrankten Mitarbeiterin befinde.
Rm Joest (Fraktion FDP/Bürgerliste) bringt ihr Unverständnis über das Prüfungsergebnis zum Ausdruck und erwartet von der Feuerwehr eine deutliche Verbesserung.
Rm Gebel (Fraktion Die Linke+) weist darauf hin, dass Digitalisierung keine Probleme löse, da sie nur die vorhandenen Strukturen umsetzen könne. Die Probleme müssten vorher analog gelöst werden. Darüber hinaus wirft er die Frage auf, ob es sinnvoll sei, dass derartig viele Personen die Fahrzeuge betanken und fragt, ob die Feuerwehr eine Möglichkeit sehe, diese hohe Zahl zu reduzieren.
Rm Reppin (CDU-Fraktion) fragt, warum so lange keine Prüfung stattgefunden habe. Er weist zudem darauf hin, dass Fahrtenbücher in das Fahrzeug gehörten und nicht in einen Schreibtisch.
Frau Seybusch, Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes, teilt mit, dass es nicht akzeptabel sei, dass angeforderte Unterlagen nicht zur Prüfung zur Verfügung gestellt würden. Der jetzt dafür angegebene Grund sei neu.
Prüfungen bei der Feuerwehr hätten regelmäßig stattgefunden. Darüber hinaus sei das Themenfeld „Fahrzeugnutzung/Fahrtenbücher“ in anderen Fachbereichen, z. B. beim Mobilitätszentrum des Vergabe- und Beschaffungszentrums, Thema von Prüfungen gewesen.
Herr Aschenbrenner, Leiter der Feuerwehr, erläutert, dass ein Feuerwehrfahrzeug immer dann zu betanken sei, wenn die Tankuhr nicht mehr voll anzeige. In diesen Fällen regele eine Dienstanweisung, dass der jeweilige Fahrer das Fahrzeug dann zu betanken habe, bevor er es wieder abstelle, denn vor Fahrtantritt bestünde grundsätzlich keine Möglichkeit, die Fahrzeuge zu betanken. Daher seien alle Fahrer verpflichtet, das Fahrzeug zu betanken, wenn sie erkennen, dass dies erforderlich sei. Diese Regelung führe zu der großen Zahl an Personen, die Betankungen durchführten.
In der Feuerwehr sei jetzt ein Bereich Qualitätssicherung im Aufbau, in dem auch eine Innenrevision angesiedelt sei. Damit würden nun auch Feuerwehr intern die Mechanismen hinterfragt.
Der Vorsitzende, Rm Spieß (SPD-Fraktion), fasst die von Rm Sauer (CDU-Fraktion) und Rm Klösel (SPD-Fraktion) gestellten Anträge zusammen:
· Die Vorschläge zur Umsetzung einer GAKAV-konformen Bearbeitung der Tankrechnungen der Feuerwehr sind dem Rechnungsprüfungsausschuss zur nächsten Sitzung am 09.09.2021 wiedervorzulegen.
· Die Arbeitsanweisung zur Regelung und Dokumentation interner Kontrollen ist dem Rechnungsprüfungsausschuss zur nächsten Sitzung am 09.09.2021 vorzulegen.
· Der Fachdezernent wird bis zur nächsten Sitzung am 09.09.2021 um Stellungnahme gebeten, wie er bei der Feuerwehr sicherstellen kann, dass in Zukunft die Grundlagen von Buchführung und Kontrolle eingehalten werden.
Die Anträge werden vom Rechnungsprüfungsausschuss einstimmig beschlossen.
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.
zu TOP 2.3
Prüfung der Schülerfahrkosten beim Schulverwaltungsamt - PB 11/2021
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 20230-21)
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.
zu TOP 2.4
Prüfung der Schulgirokonten der Realschulen - PB 05/2021
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 19957-21)
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.
zu TOP 2.5
Prüfung der Gewährung von Leistungen der Grundsicherung im Alter und bei Erwerbsminderung, ausgezahlt durch das Sozialamt, Haushaltsjahr 2020 - PB 06/2021
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 20231-21)
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.
zu TOP 2.6
Technische Belegprüfung bei den Sport- und Freizeitbetrieben - PB 07/2021
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 19934-21)
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis
zu TOP 2.7
Kassenprüfung bei den Sport- und Freizeitbetrieben - Westfalenpark - PB 09/2021
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 19559-21)
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.
zu TOP 2.8
Kreditorische Belegprüfung im Stadtplanungs- und Bauordnungsamt - PB 10/2021
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 20515-21)
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.
zu TOP 2.9
Technische Belegprüfung im Tiefbauamt - PB 13/2021
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 19933-21)
Rm Klösel (SPD-Fraktion) hebt die Bedeutung vollständiger Dokumentationen von Verwaltungsvorgängen hervor, um etwa im Falle juristischer Auseinandersetzungen die Ordnungsmäßigkeit des eigenen Handelns darlegen zu können.
Rm Gebel (Fraktion Die Linke+) sieht die fortwährenden Prüfungsfeststellungen im Zusammenhang mit einer möglichen unzureichenden Personalausstattung des Tiefbauamtes. Er erwarte zur nächsten Haushaltsplanung eine angepasste Personalbedarfsberechnung.
Rm Sauer (CDU-Fraktion) bittet darzulegen, zu welchem Gesamtvolumen die Summe der Verzugszinsen und Mahngebühren von 38.000 € im Verhältnis stehe.
Unter Bezugnahme auf die von Rm Joest (Fraktion FDP/Bürgerliste) gewünschte konkrete Zielsetzung zur Minimierung der verfristet ausgezahlten Belege schlägt der Vorsitzende, Rm Spieß (SPD-Fraktion), die Einladung von Frau Uehlendahl, Leiterin des Tiefbauamtes, zur nächsten Sitzung vor.
Der Rechnungsprüfungsausschuss fasst einstimmig folgenden Beschluss:
Frau Uehlendahl, Leiterin des Tiefbauamtes, wird zur nächsten Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 09.09.2021 eingeladen und gebeten, das Verhältnis der Verzugszinsen bzw. Mahngebühren zu den Gesamtzahlungen sowie die Fortschritte zur Minimierung der Verfristungen im Tiefbauamt darzustellen.
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.
zu TOP 2.10
Prüfung von Programmänderungen bei Client-Server-IT-Verfahren 2020 beim Dortmunder Systemhaus – PB 12/2021
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 20919-21)
Rm Giebel (SPD-Fraktion) bringt sein Erstaunen darüber zum Ausdruck, dass nach wie vor Verfahrensänderungen ohne Fachtest produktiv gesetzt würden. Ebenso könne er unklare Änderungsanforderungen nicht nachvollziehen.
Rm Reppin (CDU-Fraktion) macht deutlich, dass trotz der klar erkennbaren Verbesserungen die Quote der Beanstandungen noch deutlich zu hoch sei.
Frau Seybusch, Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes, weist darauf hin, dass in der nächsten Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses zu der Prüfung der Programmänderungen bei SAP-Verfahren berichtet werde.
Der Vorsitzende, Rm Spieß (SPD-Fraktion), gibt dazu den ergänzenden Hinweis, dass vor der Sitzung am 09.09.2021 die Informationsveranstaltung des Dortmunder Systemhauses zum Thema „Changemanagement“ geplant sei mit der Möglichkeit, dann auch jetzt noch offene Fragen zu besprechen.
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.
3. Sachstandsberichte
3.1 Sachstandsberichte des Rechnungsprüfungsamtes
- Nicht besetzt -
3.2 Sachstandsberichte der Verwaltung
zu TOP 3.2.1
Prüfung des IT-Verfahrens Kufer SQL bei der Volkshochschule - Sachstandsbericht des Dortmunder Systemhauses zum Themenkomplex "Pass- und Kennwörter"
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 20950-21)
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den Sachstandsbericht des Dortmunder Systemhauses zur Kenntnis.
4. Verschiedenes
zu TOP 4.1
Bestellung eines Schriftführers nach § 52 Abs. 1 i. V. m. § 58 Abs. 2 GO NRW für den Rechnungsprüfungsausschuss
Beschluss
(Drucksache Nr.: 20432-21)
Der Rechnungsprüfungsausschuss fasst einstimmig folgenden Beschluss:
Herr Niklas Scheiing wird als Schriftführer des Rechnungsprüfungsausschusses bestellt.
Die öffentliche Sitzung wird von dem Vorsitzenden, Herrn Roland Spieß, um 16:50 Uhr geschlossen
Spieß __________ Wittke
Vorsitzender Ratsmitglied Schriftführer
(Das Ratsmitglied hat einer Veröffentlichung