Niederschrift (öffentlich)

über die 7. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses
am 24.02.2022
Kongresszentrum Westfalenhallen, Halle 1U, Rheinlanddamm, 44139 Dortmund


Sitzungsdauer: 15:00 - 15:40 Uhr

Anwesend:

1. Stimmberechtigte Mitglieder:

SPD-Fraktion
Rm Carsten Giebel
Rm Bernhard Klösel
Rm Andrea Keßler i.V.f. für Rm Susanne Meyer
sB Mattias Hechler i.V.f. für sB Bianca Herrmann
sB Michael Schröer

CDU-Fraktion
Rm Reinhard Frank
Rm Udo Reppin, stellv. Vorsitzender
Rm Uwe Wallrabe

Fraktion B90/Die Grünen
Rm Barbara Brunsing
Rm Dr. Christoph Neumann
Rm Hannah Sassen
Rm Uwe Tietz

Fraktion Die Linke +
Rm Christian Gebel
Rm Dr. Petra Tautorat

Fraktion FDP/Bürgerliste
Rm Antje Joest

Die Fraktion - Die Partei
Rm XXXXXXXXXXXX (Das Ratsmitglied hat einer Veröffentlichung des Nachnamens widersprochen.) i.V.f. für Rm XXXXXXXXXXXX (Das Ratsmitglied hat einer Veröffentlichung des Nachnamens widersprochen.)

2. Verwaltung
Frau Heck, FB 40
Herr Willeke, FB 40
3. Rechnungsprüfungsamt
Frau Jäger, stellv. FachbereichsleitungHerr Senger
Frau AdamskiHerr Golisch
Herr FrankHerr Scheiing

4. Gäste
-

Veröffentlichte Tagesordnung:

Tagesordnung (öffentlich)

für die 7. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses,
am 24.02.2022, Beginn 15:00 Uhr,
Kongresszentrum Westfalenhallen, Halle 1U, Rheinlanddamm, 44139 Dortmund

1. Regularien

1.1 Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift

1.2 Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW

1.3 Feststellung der Tagesordnung

1.4 Genehmigung der Niederschrift über die 5. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 25.11.2021


2. Prüfungsberichte

2.1 Kassenprüfung im Ordnungsamt - PB 41/2021
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 23279-21)

2.2 Prüfung von Fahrerlaubnisangelegenheiten der Bürgerdienste (FB33) - PB 2/2022
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 23555-22)

2.3 Prüfung des Behindertenfahrdienstes im Sozialamt PB 03/2022
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 23590-22)

2.4 Technische Belegprüfung im Eigenbetrieb Friedhöfe Dortmund - PB 06/2022
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 23511-22)

2.5 Kreditorische Belegprüfung im Personal- und Organisationsamt - PB 01/2022
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 23563-22)

2.6 Belegprüfung Rahmenvertrag Tiefbauarbeiten im Dortmunder Systemhaus - PB 39/2021
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 23548-22)

2.7 Prüfung des SAP Releasewechsels auf dem FI/CO-System - PB 40/2021
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 23475-22)

2.8 Prüfung des Aufbaus von Internen Kontrollsystemen - Dortmunder Systemhaus PB 38/2021
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 23474-22)

2.9 Kreditorische Belegprüfung im Fachbereich Schulen - PB 04/2022
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 23587-22)

3. Sachstandsberichte

3.1 Sachstandsberichte des Rechnungsprüfungsamtes

3.1.1 Sachstandsbericht über die dauernde Überwachung der Zahlungsabwicklung 2. Halbjahr 2021
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 23525-22)

3.2 Sachstandsberichte der Verwaltung
- Nicht besetzt -

4. Verschiedenes
- Nicht besetzt -


Die Sitzung wird vom stellv. Vorsitzenden - Herrn Udo Reppin - um 15:00 Uhr eröffnet und geleitet.

Vor Eintritt in die Tagesordnung stellt der stellv. Vorsitzende fest, dass zur heutigen Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses fristgemäß eingeladen wurde und der Ausschuss beschlussfähig ist und weist auf die Sitzungsaufzeichnung gem. § 29 Abs. 6 Satz 5 der Geschäftsordnung für den Rat der Stadt, seine Ausschüsse, Kommissionen und die Bezirksvertretungen hin.
1. Regularien

zu TOP 1.1
Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift

Zur Mitunterzeichnung der Niederschrift wird Rm Klösel (SPD-Fraktion) vorgeschlagen. Er erklärt seine Bereitschaft, während der gesamten Sitzung anwesend zu sein und die Niederschrift zu unterzeichnen.

zu TOP 1.2
Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW

Der Vorsitzende weist auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW hin und bittet, dieses zu beachten, sofern es im Einzelfall zutreffen sollte.

zu TOP 1.3
Feststellung der Tagesordnung

Abweichend von der veröffentlichten Tagesordnung wird folgende Ergänzung der Tagesordnung beschlossen:

Zu TOP 3.1.1:
Stellungnahme zum TOP (CDU-Fraktion)
(Drucksache Nr.: 23525-22-E1)

Im Übrigen wird die Tagesordnung wie veröffentlicht festgestellt.

zu TOP 1.4
Genehmigung der Niederschrift über die 5. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 25.11.2021

Die Niederschrift über die 5. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 25.11.2021 wird einstimmig genehmigt.

2. Prüfungsberichte

zu TOP 2.1
Kassenprüfung im Ordnungsamt - PB 41/2021
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 23279-21)

Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.
zu TOP 2.2
Prüfung von Fahrerlaubnisangelegenheiten der Bürgerdienste (FB33) - PB 2/2022
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 23555-22)

Rm Klösel (SPD-Fraktion) schlägt vor, von den Bürgerdiensten zur nächsten Sitzung einen Sachstandsbericht zu den angeführten personellen Engpässen bzgl. deren Umfang, Ursachen und Behebung zu erbitten. Diesen Vorschlag ergänzt Rm Frank (CDU-Fraktion) mit der Frage, ob die personellen Engpässe krankheitsbedingten Ursprungs und zwischenzeitlich behoben seien.

Auf die Frage von Rm Brunsing (Fraktion Bündnis 90/Die Grünen) entgegnet Herr Senger, Bereichsleitung des Revisionsbereiches Jugend & Soziales, Recht & Ordnung, dass er eine kurzfristige Erstellung der neuen Arbeitsanweisung erwarte.

Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.3
Prüfung des Behindertenfahrdienstes im Sozialamt PB 03/2022
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 23590-22)

Rm Dr. Tautorat (Fraktion Die Linke+) und Rm Joest (Fraktion FDP/Bürgerliste) schlagen vor dem Hintergrund der Prüfungsfeststellungen einen neuen Ratsbeschluss mit entsprechend angepassten Regelungen vor. Aufgrund einer „kleinen Selbstauskunft“ sei eine Verschwendung öffentlicher Finanzmittel nicht auszuschließen.

Frau Jäger, stv. Leitung des Rechnungsprüfungsamtes, weist darauf hin, dass bei vielen Nutzer*innen des Fahrdienstes auch andere Sozialleistungen bezogen würden, wodurch die Kontrolle der Einkommensverhältnisse gewährleistet sei. Bei der Vermögensprüfung hingegen sei u.a. wegen unterschiedlicher Wertgrenzen der Stadt und des LWL nachzusteuern.

Rm Dr. Neumann (Fraktion Bündnis 90/Die Grünen) vermutet viele Leistungsempfänger*innen deutlich unterhalb der Wertgrenzen und würde aus diesem Grund von einer Verkomplizierung des Verfahrens absehen. Dies könne die Zielgruppe des Angebotes abschrecken. Betrügerische Handlungen seien hier nicht in größerem Ausmaß zu erwarten.

Auf den Hinweis von Rm Joest (Fraktion FDP/Bürgerliste), dass die Betrugsmöglichkeiten auch beim Fahrdienst gegeben seien, erläutert Frau Jäger, dass der Fahrdienst nicht Gegenstand dieser Prüfung gewesen sei. Pandemiebedingt sei lediglich die Pauschalvergütung gezahlt worden. Eine Abrechnung von variablen Kosten habe nicht stattgefunden.

Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.4
Technische Belegprüfung im Eigenbetrieb Friedhöfe Dortmund - PB 06/2022
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 23511-22)

Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.5
Kreditorische Belegprüfung im Personal- und Organisationsamt - PB 01/2022
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 23563-22)

Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.6
Belegprüfung Rahmenvertrag Tiefbauarbeiten im Dortmunder Systemhaus - PB 39/2021
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 23548-22)

Der stv. Vorsitzende, Rm Reppin (CDU-Fraktion), fragt, welche Tiefbauarbeiten durch das Dortmunder Systemhaus betreut würden. Daraufhin führt Herr Frank, Bereichsleitung der Technischen Revision, aus, dass durch das Systemhaus die Verkabelung der Telekommunikationsinfrastruktur von Schulen und Verwaltungsgebäuden beauftragt würde.

Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.7
Prüfung des SAP Releasewechsels auf dem FI/CO-System - PB 40/2021
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 23475-22)

Rm Giebel (SPD-Fraktion) weist auf das im Aufbau befindliche Change Management im Dortmunder Systemhaus und die damit verbundene Prozessoptimierung hin. Dennoch könnten bei Dokumentationsmängeln Folgekosten entstehen. Da der Fachbereich dies erkannt habe, seien die Prüfungsergebnisse an dieser Stelle tragbar.

Rm Gebel (Fraktion Die Linke+) fragt, ob im Vergleich zu den bisherigen Prüfungen eine positive Entwicklung feststellbar sei. Daraufhin führt Frau Adamski, Bereichsleitung der IT-Revision, aus, dass es sich hierbei um einen größeren Releasewechsel handele, der mit den bisherigen Prüfungen nicht vergleichbar sei. Die Prüfung habe insbesondere vor dem Hintergrund des Projektes zur Umstellung auf SAP S/4HANA stattgefunden. Ein weiterer größerer Releasewechsel in diesem Zusammenhang sei bereits angekündigt und werde betrachtet.

Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.8
Prüfung des Aufbaus von Internen Kontrollsystemen - Dortmunder Systemhaus PB 38/2021
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 23474-22)

Rm Giebel (SPD-Fraktion) erkundigt sich nach dem aktuellen Sachstand der ISMS-Einführung sowie der Zertifizierung. Hierzu erörtert Frau Adamski, Bereichsleitung der IT-Revision, dass das Ausschreibungsverfahren für die Erstzertifizierung derzeit laufe und in der Folge ein regelmäßiges Audit erforderlich sei. Die Erstzertifizierung sei Mitte des Jahres geplant.

Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.9
Kreditorische Belegprüfung im Fachbereich Schulen - PB 04/2022
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 23587-22)

Rm Klösel (SPD-Fraktion) stellt fest, dass die Skontoverluste überdurchschnittlich hoch seien. Aufgrund der Situation zu Pandemiebeginn seien die Prüfungsergebnisse jedoch zur Kenntnis zu nehmen und die weitere Entwicklung zu betrachten.

Rm Frank (CDU-Fraktion) erkundigt sich, ob bei der Erreichbarkeit der Schulen zwischenzeitlich Abhilfe geschaffen worden sei oder ob auch unabhängig von der Pandemielage Probleme bestünden. Hierzu antwortet Frau Heck, Bereichsleitung der Zentralen Dienste des Schulverwaltungsamtes, dass die grundsätzliche Erreichbarkeit durch die Mitarbeiter*innen in den Sekretariaten gewährleistet sei. Pandemiebedingt sei es hier jedoch verstärkt zu Personalausfällen und Überlastungen gekommen. Der Fachkräftemangel führe zudem zu Schwierigkeiten bei der Stellennachbesetzung, der durch den Einsatz von Springer*innen nur zur Aufrechterhaltung des Tagegeschäftes kompensiert werden könne. Die Einhaltung kurzer Skontofristen und die unmittelbare Beibringung rechnungsbegründender Unterlagen könne somit nicht in jedem Fall gewährleistet werden.

Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.


3. Sachstandsberichte

3.1 Sachstandsberichte des Rechnungsprüfungsamtes

zu TOP 3.1.1
Sachstandsbericht über die dauernde Überwachung der Zahlungsabwicklung 2. Halbjahr 2021
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 23525-22)

Hierzu:
Stellungnahme zum TOP (CDU-Fraktion)
(Drucksache Nr.: 23525-22-E1)

Frau Jäger, stv. Leitung des Rechnungsprüfungsamtes, sagt unter Bezugnahme auf den CDU-Antrag die Erstellung des gewünschten Sachstandsberichtes für die nächste Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses zu.

Rm Gebel (Fraktion Die Linke+) erkundigt sich danach, wie sich die Skontoverluste nach der Trennung von Grünflächenamt und Tiefbauamt zwischen diesen Fachbereichen aufteilen würden. Frau Jäger gibt an, dass dies im Rahmen der jeweiligen Belegprüfungen untersucht würde.

Rm Klösel (SPD-Fraktion) regt eine höhere Prüfungsdichte bei den vier Fachbereichen mit den größten Skontoverlusten an.

Beschluss
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.


3.2 Sachstandsberichte der Verwaltung
- Nicht besetzt -

4. Verschiedenes
- Nicht besetzt -

Die öffentliche Sitzung wird von dem stellv. Vorsitzenden, Herrn Udo Reppin, um 15:40 Uhr geschlossen.




____________ _____________ _____________
Reppin Klösel Scheiing
Stv. Vorsitzender Ratsmitglied Schriftführer © Stadt Dortmund • © Dortmunder Systemhaus