über die 14. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses
am 14.09.2017
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund


Sitzungsdauer: 15:00 - 15:40 Uhr


Anwesend:

1. Stimmberechtigte Mitglieder:

SPD-Fraktion
Rm Rüdiger Schmidt i.V. f. Rm Heinz-Dieter Düdder

Rm Carsten Giebel
Rm Hans- Peter Hoffmann

Frau Adamski, Rechnungsprüfungsamt (FB 14), erläutert die Risiken der Anwendungs­entwicklung und die Notwendigkeit der Qualitätssicherung.

Rm Giebel (SPD) fragt, ob es einen mehrstufigen Systemaufbau mit Testsystem gibt und wie das Changemanagement aussieht.

Herr Konzack, Dortmunder Systemhaus (FB 10), erläutert, dass auf allen SAP-Maschinen eine Dreistufigkeit aus Entwicklungs-, Test- und Produktionssystem bestehe. In der 2. Stufe würden die Fachbereiche die Programmänderungen testen, bevor diese auf dem Produktivsystem aktiviert würden. Im Rahmen des Changemanagements würden die eingehenden Entwicklungsanträge im Hinblick auf Komplexität, Dauer und Auswirkungen auf das System geprüft.

Rm Gebel (Die Linke & Piraten) hinterfragt, warum die Dokumentation zu den Programmen nur in Quellcodes hinterlegt würde und erklärt, dass dies nicht ausreichend sei.

Herr Konzack (FB 10) erklärt, dass man davon ausgehe, dass diese Form der Dokumentation, sofern sie einen bestimmten Umfang habe, für Entwickler im Moment ausreiche. Dieses Thema würde im Rahmen der Risikountersuchung nochmal aufgegriffen und ein entsprechendes Konzept bis Februar 2018 vorgelegt.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.8
Belegprüfung im FB 37 (kreditorisch) - PB 34/2017
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 08634-17)

Rm Gebel (Die Linke/Piraten) fragt, wie es zu Doppelzahlungen kommen könne, obwohl dies systemtechnisch nicht möglich sei, warum das angekündigte „IKS im Beschaffungswesen“ nicht vorgelegt werden konnte und warum die angeforderten Unterlagen nicht zur Verfügung gestellt worden seien.

Herr Rey, Abteilungsleiter Personal, Organisation, Finanzen bei der Feuerwehr (FB 37), erläutert, dass zurzeit geprüft werde, wieso die Dublettenprüfung im Workflow nicht funktioniert habe. Das Thema IKS sei aufgrund personeller Probleme noch nicht auf dem aktuellen Stand. Derzeit würden Kernprozesse aufgenommen. Die Zulieferung der geforderten Unterlagen werde ernst genommen, sei aber bis zu dem geforderten Zeitpunkt nicht immer möglich, da dies im Einzelfall ein mühsamer Prozess sei.

Herr Neuhaus, Leiter der Stadtkasse und des Steueramtes (FB 21), erläutert das Verfahren zur Identifizierung möglicher Doppelzahlungen. Eine vollständige Sicherheit könne dabei nicht gewährleistet werden. Dazu sei die Sensibilisierung der Mitarbeiter nötig.

Rm Spieß (SPD) stellt fest, dass aus seiner Sicht, fehlende Mitwirkungsbereitschaft der Grund dafür sei, die geforderten Unterlagen nicht zur Verfügung zu stellen.

Frau Seybusch, Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes (FB 14), teilt mit, dass die fehlenden Unterlagen im Rahmen einer separaten Prüfung aufgegriffen würden. Über die Ergebnisse werde in einer der nächsten Sitzungen berichtet.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.

zu TOP 2.9
Abwicklung des Schülerspezialverkehrs und der Individualbeförderung - PB 30/2017
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 08421-17)

Rm Dr. Tautorat (Die Linke/Piraten) hebt hervor, dass ihre Fraktion bereits im Schulausschuss angeregt habe, Qualitätskriterien in die Ausschreibungsinhalte aufzunehmen. Sie schlage vor, die dezidierten Vergabetexte des Landschaftsverbandes Westfalen-Lippe (LWL) zu übernehmen.

Rm Frank (CDU) weist darauf hin, dass es zwingend erforderlich sei, festgestellte Mängel zu dokumentieren.

Herr Dallmann, stellv. Leiter des Schulverwaltungsamtes (FB 40), erläutert die Qualitäts-kriterien. Das Schulverwaltungsamt sei bemüht, diese Qualität sicherzustellen. Vor dem Hintergrund des immensen Fahrumfanges könne es nicht allumfänglich erfolgen.
Feststellungen würden aber im Dialog mit dem Auftragnehmer behoben.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Prüfungsergebnisse zur Kenntnis.


zu TOP 2.10
Kassenprüfungen beim EB 52 - Botanischer Garten Rombergpark - PB 37/2017
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 08551-17)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis


3. Verschiedenes

zu TOP 3.1
Informationen zur Einhaltung des IKS für das IT-Verfahren SC-OWi
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 08636-17)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Informationen zur Kenntnis.


zu TOP 3.2
Bericht über den Mobilen Außendienst (MOBI) im 1. Halbjahr 2017
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 08519-17)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den Tätigkeitsbericht zur Kenntnis.


zu TOP 3.3
Sachstandsbericht "Prüfung von Vergabe- und Beschaffungsmaßnahmen"
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 08572-17)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den Sachstandsbericht zur Kenntnis.


zu TOP 3.4
Sachstandsbericht "Prüfung von Fördermaßnahmen"
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 08574-17)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den Sachstandsbericht zur Kenntnis.


zu TOP 3.5
Sachstandsbericht "Prüfung von Niederschlagungen, Erlassen und Vergleichen"
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 08609-17)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den Sachstandsbericht zur Kenntnis.




Die öffentliche Sitzung wird vom stellv. Vorsitzenden – Herrn Dr. Eigenbrod - um 15:40 Uhr geschlossen.




Dr. Eigenbrod Spieß Litschke
stellv. Vorsitzender Ratsmitglied Schriftführerin


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