Niederschrift (öffentlich)

über die 11. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses
am 17.11.2016
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund




Sitzungsdauer: 12:00 - 12:55 Uhr


Anwesend:

1. Stimmberechtigte Mitglieder:

SPD-Fraktion
Rm Heinz-Dieter Düdder

Rm Bernhard Klösel
Rm Susanne Meyer
Rm Franz-Josef Rüther
Rm Roland Spieß
Rm Michael Taranczewski

CDU-Fraktion
Rm Dr. Jürgen Eigenbrod, stellv. Vorsitzender
Rm Reinhard Frank
Rm Otto Rüding i. V. f. Rm Benedikt Penning
Rm Joachim Pohlmann
Rm Udo Reppin
Rm Jendrick Suck

Fraktion B90/Die Grünen
Rm Svenja Noltemeyer
Rm Barbara Brunsing i. V. f.Rm Martina Stackelbeck

Fraktion Die Linke & Piraten
Rm Carsten Klink, Vorsitzender
Rm Nadja Reigl i. V. f. Rm Christian Gebel

Fraktion FDP/ Bürgerliste
Rm Dr. Thomas Reinbold

Fraktion AfD
Rm Andreas Urbanek

2. Verwaltung

Herr Müller, FB 11Herr Witte, FB 30
Herr Strunk, FB 11Frau Siekmann, FB 32
Herr Linke, FB 11Frau Böker, FB 33
Herr Gerwin, FB 11Herr Burkholz, FB 51
Herr Hansmeier, FB 20
Herr Spreen, FB 20		Herr Hibbeln, FB 51
Herr Skaliks, FB 57
Herr Scholz, FB 20Herr Böhm, FB 64
Herr Sänger, FB 20Herr Oesterling, FB 19
Herr Gerland, FB 41/MSHerr Krietemeyer, FB 65
Herr Meyer-Jäkel, FB 10Frau Uehlendahl, FB 66
Herr Siebert, FB 10

3. Rechnungsprüfungsamt

Frau SeybuschFrau Kalning
Frau AdamskiFrau Litschke
Herr Frank
Frau Jäger		Herr Vorspohl


4. Gäste

Herr Terjung, EDG




Veröffentlichte Tagesordnung:

Tagesordnung (öffentlich)

für die 11. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses,
am 17.11.2016, Beginn 12:00 Uhr,
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund


1. Regularien

1.1 Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift


1.2 Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW

1.3 Feststellung der Tagesordnung


1.4 Genehmigung der Niederschrift über die 10. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 15.09.2016


2. Prüfungsberichte

2.1 Prüfung der Wirtschaftsführung und des Rechnungswesens des Deponiesondervermögen - PB 39/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06026-16)

2.2 Prüfung "Ermächtigungen nach AGA" - PB 32/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 05892-16)

2.3 Feststellung des Jahresabschlusses der Stadt Dortmund zum 31. Dezember 2015
Beschluss/Empfehlung
(Drucksache Nr.: 05923-16)
Die Sitzungsunterlagen wurden im Rahmen eines Sonderversandes zugestellt

2.4 Prüfung der Verwaltung der städtischen Forderungen aus Familienheimbaudarlehen durch die Kämmerei - PB 40/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06000-16)

2.5 Belegprüfung im FB 30 - PB 37/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 05875-16)

2.6 Erlaubniserteilung nach Gaststättengesetz in Verbindung mit dem IT-Verfahren migewa – PB 33/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 05947-16)

2.7 Zahlungen an den Spielplatzverein - PB 25/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06006-16)

2.8 Prüfung der Bewilligung von Wohnraumförderungsmitteln durch das Amt für Wohnen und Stadterneuerung - PB 35/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 05917-16)

2.9 Prüfung der Archivierung von Projektdokumenten bei der Städtischen Immobilienwirtschaft (FB 65) - PB 38/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06128-16)


3. Verschiedenes

3.1 Rechnungswesen
- Aufgabenprofile und Qualifizierungsmöglichkeiten für Mitarbeiter_innen -
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 05344-16)

3.2 Sachstandsbericht: Qualifizierung und Standardisierung des Controllings
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06250-16)

3.3 Sachstandsbericht Prüfung des IT-Verfahrens iMikel
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06109-16)

3.4 Zwischenbericht zum PB 45/2015 "doMap Anwendungen"
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06103-16)

3.5 Stellungnahme zur Prüfung der Wirtschaftsführung und des Rechnungswesens des EB 57 (Fabido)
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06236-16)

3.6 Bericht zum Umgang mit aktivierbaren Eigenleistungen
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06117-16)

3.7 Einbringung des Haushaltsplanentwurfes 2017
Empfehlung
(Drucksache Nr.: 05389-16)

3.8 „Memorandum – Die Stadt zuerst – Zukunftspakt für eine nachhaltige Konsolidierung des Dortmunder Haushalts“
- Umsetzung der Maßnahmen Memorandum im Haushaltsplan 2017 -
Empfehlung
(Drucksache Nr.: 05388-16)


Die Sitzung wird vom Vorsitzenden - Herrn Carsten Klink - um 12:00 Uhr eröffnet und geleitet.
Vor Eintritt in die Tagesordnung stellt der Vorsitzende fest, dass zur heutigen Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses fristgemäß eingeladen wurde und der Ausschuss beschlussfähig ist.


1. Regularien

zu TOP 1.1
Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift

Zur Mitunterzeichnung der Niederschrift wird Herr Reppin (CDU) benannt.


zu TOP 1.2
Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW

Der Vorsitzende weist auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW hin und bittet, dieses zu beachten, sofern es im Einzelfall zutreffen sollte.


zu TOP 1.3
Feststellung der Tagesordnung

Aufgrund eines wichtigen anderweitigen Termins von Frau Siekmann, Leiterin des Ordnungs­amtes (FB 32), wird der TOP 2.6 „Erlaubniserteilung nach Gaststättengesetz in Verbindung mit dem IT-Verfahren migewa“ (Drucksache Nr.: 05947-16) vor TOP 2.1 „Prüfung der Wirtschaftsführung und des Rechnungswesens des Deponiesondervermögen“ (Drucksache Nr.: 06026-16) behandelt.

Mit dieser Änderung wird die Tagesordnung vom Rechnungsprüfungsausschuss wie ver­öffentlicht festgestellt.


zu TOP 1.4
Genehmigung der Niederschrift über die 10. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 15.09.2016

Die Niederschrift über die 10. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 15.09.2016 wird einstimmig genehmigt.







2. Prüfungsberichte

zu TOP 2.1
Prüfung der Wirtschaftsführung und des Rechnungswesens des Deponiesondervermögen - PB 39/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06026-16)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der im Deponiesondervermögen durchgeführten Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.2
Prüfung "Ermächtigungen nach AGA" - PB 32/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 05892-16)

Herr Frank, Bereichsleiter des Rechnungsprüfungsamtes (FB 14), hebt hervor, dass sich die Anzahl der AGA-Ermächtigungen nach Abschluss der Prüfungen bis zum heutigen Tage von 1.276 auf 1.486 erhöht habe.

Rm Düdder (SPD) bittet einen konkreten Umsetzungszeitpunkt hinsichtlich der Optimierungsvorschläge zu nennen.

Rm Spieß (SPD) bemerkt, dass nicht darauf eingegangen worden sei, wieso bisher kein Gesamtkonzept vorliege.

Herr Müller, stellv. Leiter des Personal- und Organisationsamtes (FB 11), führt aus, dass die Überarbeitung der Allgemeinen Geschäftsanweisung (AGA) und die Umsetzung der Optimierungsvorschläge für das 1. Quartal 2017 vorgesehen seien. Generelle Ermächtigungen für bestimmte Funktionsträger solle es in der überarbeiteten AGA nicht mehr geben. Er erwarte dadurch eine Reduzierung der Ermächtigungen.

Rm Spieß (SPD) fragt nach dem vom Verwaltungsvorstand im Beschluss aus dem Jahre 2012 geforderten Gesamtkonzept.

Herr Müller (FB 11) führt aus, dass eine zentrale Abwicklung nicht beabsichtigt sei, sondern die Fachbereichsleitungen zuständig sein sollten.

Auf Nachfrage von Rm Frank (CDU) weist Herr Müller (FB 11) darauf hin, dass dosys. (FB 10) die technische Umsetzung verantworte. Ob diese technische Umsetzung innerhalb des
1. Quartals 2017 abgeschlossen werde, könne er nicht garantieren.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.3
Feststellung des Jahresabschlusses der Stadt Dortmund zum 31. Dezember 2015
Beschluss/Empfehlung
(Drucksache Nr.: 05923-16)

Frau Jäger, stellv. Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes (FB 14), stellt die wesentlichen Ergeb­nisse des Jahresabschlusses zum 31.12.2015 vor.

Der Rechnungsprüfungsausschuss fasst einstimmig folgenden Beschluss:

Der Rechnungsprüfungsausschuss hat den Jahresabschluss geprüft und beschließt, den im Prüfungsbericht (PB 41/2016) des Rechnungsprüfungsamtes und des Rechnungsprüfungs-ausschusses enthaltenen uneingeschränkten Bestätigungsvermerk zu erteilen.

Der Rechnungsprüfungsausschuss empfiehlt dem Rat, folgenden Beschluss zu fassen:

Der Rat der Stadt Dortmund stellt den vom Rechnungsprüfungsausschuss und Rechnungs­prüfungsamt geprüften Jahresabschluss der Stadt Dortmund zum 31. Dezember 2015 fest und entlastet den Oberbürgermeister aus diesem geprüften Abschluss. Gleichzeitig beschließt er, dass der im Jahresabschluss 2015 ausgewiesene Fehlbetrag in Höhe von 55.490.979,40 € durch die allgemeine Rücklage gedeckt wird.


zu TOP 2.4
Prüfung der Verwaltung der städtischen Forderungen aus Familienheimbaudarlehen durch die Kämmerei - PB 40/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06000-16)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.5
Belegprüfung im FB 30 - PB 37/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 05875-16)

Auf die Frage von Rm Düdder (SPD), nach der Zuständigkeit für die Überarbeitung und Optimierung der Rahmenbedingungen, erläutert Herr Witte, Leiter des Rechtsamtes (FB 30), die eingeschränkten Möglichkeiten des Rechtsamtes. Er werde das Thema aber bei den zuständigen Fachbereichen zur Sprache bringen.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis



zu TOP 2.6
Erlaubniserteilung nach Gaststättengesetz in Verbindung mit dem IT-Verfahren migewa – PB 33/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 05947-16)

Rm Frank (CDU) fragt, bis wann mit der Aufarbeitung aller festgestellten Mängel zu rechnen sei.

Frau Siekmann, Leiterin des Ordnungsamtes (FB 32), teilt mit, dass davon auszugehen sei, dass die noch offenen IT-technischen Mängel in gemeinschaftlicher Arbeit mit dem Software-hersteller und dosys. im 1. Quartal 2017 behoben seien.
Ferner stellt Frau Siekmann auf Nachfrage von Rm Noltemeyer (Bündnis90/Die Grünen) fest, dass die Begründungen für die Ermessensentscheidungen lediglich im elektronischen Verfahren fehlen würden, da es dort nicht abbildbar sei. In der Gesamtakte seien die Begründungen voll­ständig hinterlegt.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.7
Zahlungen an den Spielplatzverein - PB 25/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06006-16)

Rm Düdder (SPD) verweist auf bestehende Rahmenverträge in anderen Bereichen und fragt, ob auch für Großspielgeräte Verträge dieser Art angedacht seien.

Rm Brunsing (Bündnis90/Die Grünen) hinterfragt die Sinnhaftigkeit des Spielplatzvereins.

Frau Seybusch, Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes (FB 14), verdeutlicht, dass lediglich die Verwaltung städtischer Mittel geprüft worden sei, die durch Beschluss einiger Bezirks­vertretungen dem Spielplatzverein zur Verfügung gestellt worden seien. In diesen Fällen sei der Grund für die Mittelabwicklung über den Spielplatzverein nicht plausibel erkennbar.
Die Akquisition und Umsetzung eigener Spendenmittel durch den Verein sei nicht Grundlage der Prüfung gewesen.

Frau Böker, stellv. Leiterin der Bürgerdienste (FB 33), teilt mit, dass die Mittelbereitstellung umgestellt werden müsse, sodass die Überweisung an den Spielplatzverein erst bei Planungs-beginn erfolge.

Frau Uehlendahl, Leiterin des Tiefbauamtes (FB 66), erklärt, dass die Möglichkeit von Rahmen­verträgen für Großspielgeräte geprüft worden sei. Zeitliche Vorteile ergäben sich nicht, da inner­halb der geschlossenen Rahmenverträge Einzelaufträge abgewickelt werden müssten.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.
zu TOP 2.8
Prüfung der Bewilligung von Wohnraumförderungsmitteln durch das Amt für Wohnen und Stadterneuerung - PB 35/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 05917-16)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.9
Prüfung der Archivierung von Projektdokumenten bei der Städtischen Immobilienwirtschaft (FB 65) - PB 38/2016
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06128-16)

Rm Spieß (SPD) stellt Fragen zum Verbleib der fehlenden digitalisierten Statik der Baumaß-nahmen.

Rm Frank (CDU) möchte wissen, wie festgestellt würde, dass Akten im Digitalarchiv fehlen, wann die Kontrollmechanismen eingeführt würden und wieso Unterakten erforderlich seien.

Herr Krietemeyer, Bereichseiter Projektmanagement der Städt. Immobilienwirtschaft (FB 65), teilt mit, dass die Statik größtenteils nicht digitalisiert würde. Die Prüfungsfeststellungen seien aufgegriffen worden, sodass nunmehr Hinweise über den Aufbewahrungsort der Statik im Digitalarchiv implementiert worden seien. Ferner sei nach der Prüfung das digitale Archiv nachgepflegt worden. Die Archivablage sei im Papier- und im Digitalarchiv gleich aufgebaut. Die Objekte seien nach Wirtschaftseinheiten und den dazugehörigen Bereichen, wie z.B. Brandschutz, Energiemanagement, Statik, etc. in Unterordnern abgelegt. Der Kontroll­mechanismus sei je nach Aufgabenschwerpunkt durch ein 4 - 8 Augen-Prinzip sichergestellt.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


3. Verschiedenes

zu TOP 3.1
Rechnungswesen
- Aufgabenprofile und Qualifizierungsmöglichkeiten für Mitarbeiter_innen -
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 05344-16)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Konzept mit Aufgabenprofilen und Qualifi­zierungsmöglichkeiten für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen für den Bereich des Rechnungswesens der Stadtverwaltung Dortmund zur Kenntnis.


zu TOP 3.2
Sachstandsbericht: Qualifizierung und Standardisierung des Controllings
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06250-16)
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den Sachstandsbericht zur Kenntnis.


zu TOP 3.3
Sachstandsbericht Prüfung des IT-Verfahrens iMikel
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06109-16)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den Sachstandsbericht der Musikschule zur Kenntnis.


zu TOP 3.4
Zwischenbericht zum PB 45/2015 "doMap Anwendungen"
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06103-16)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den Zwischenbericht des Dortmunder Systemhauses zur Kenntnis.


zu TOP 3.5
Stellungnahme zur Prüfung der Wirtschaftsführung und des Rechnungswesens des EB 57 (Fabido)
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06236-16)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Stellungnahme zur Kenntnis.


zu TOP 3.6
Bericht zum Umgang mit aktivierbaren Eigenleistungen
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 06117-16)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den Bericht der Immobilienwirtschaft zur Kenntnis.

zu TOP 3.7
Einbringung des Haushaltsplanentwurfes 2017
Empfehlung
(Drucksache Nr.: 05389-16)

Der Rechnungsprüfungsausschuss leitet die Vorlage ohne Empfehlung weiter.
zu TOP 3.8
„Memorandum – Die Stadt zuerst – Zukunftspakt für eine nachhaltige Konsolidierung des Dortmunder Haushalts“
- Umsetzung der Maßnahmen Memorandum im Haushaltsplan 2017 -
Empfehlung
(Drucksache Nr.: 05388-16)

Der Rechnungsprüfungsausschuss leitet die Vorlage ohne Empfehlung weiter.



Die öffentliche Sitzung wird vom Vorsitzenden - Herrn Klink - um 12:55 Uhr geschlossen.




Klink Reppin Litschke
Vorsitzender Ratsmitglied Schriftführerin © Stadt Dortmund • © Dortmunder Systemhaus