über die 17. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses
am 07.06.2018
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund




Sitzungsdauer: 15:00 - 16:05 Uhr

Anwesend:

1. Stimmberechtigte Mitglieder:

SPD-Fraktion
Rm Heinz-Dieter Düdder

Rm Carsten Giebel
Rm Hans - Peter Hoffmann

CDU-Fraktion
Rm Dr. Jürgen Eigenbrod, stellv. Vorsitzender
Rm Reinhard Frank
Rm Benedikt Penning
Rm Joachim Pohlmann
Rm Uwe Wallrabe


Fraktion B90/Die Grünen
Rm Svenja Noltemeyer
Rm Claudia Plieth
Rm Barbara Brunsing i. V. f. Rm Martina Stackelbeck

Fraktion Die Linke & Piraten
Rm Dr. Petra Tautorat, Vorsitzende
Rm Christian Gebel

Fraktion FDP/ Bürgerliste
Rm Markus Happe

Fraktion AfD
Rm Andreas Urbanek

2. Verwaltung

Herr Heynen, FB 20	Frau Schadt, FB 50
Herr Wulf, FB 20	Frau Artmeier, FB 50
Herr Lizan, FB 42	Herr Stephan, FB 53
Frau Knör, FB 42	Herr Flenner, FB 65
Frau Dorka, FB 32	Herr Niggemann, FB 70
Frau Böker, FB 33	Herr Kambach, FB 70
Herr Renzel, 4/Dez	Frau Heck, FB 70
Herr Heitschneider, 4/Dez	Herr Konzack, FB 10
Frau Weinberg, FB 40	Herr Pähler, FB 11
Herr Hibbeln, FB 51	Herr Grewe, FB 11
Herr Kunstleben, FB 57	Herr Abbing, FB 11
Herr Kassner, 5/Job Center

3. Rechnungsprüfungsamt

Frau Seybusch	Frau Jäger
Frau Adamski	Frau Litschke
Herr Frank	Herr Vorspohl

Veröffentlichte Tagesordnung:

Tagesordnung (öffentlich)

für die 17. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses,
am 07.06.2018, Beginn 15:00 Uhr,
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund




1. Regularien

1.1 Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift


1.2 Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW


1.3 Feststellung der Tagesordnung


1.4 Genehmigung der Niederschrift über die 16. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 22.02.2018
2. Prüfungsberichte



2.1 Prüfung der Arbeitsabläufe in der Führerscheinstelle der Bürgerdienste (FB 33) - PB 11/2018
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 10729-18)

2.2 Betätigungsprüfung "Konzerthaus Dortmund GmbH" - PB 05/2018
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 10682-18)

2.3 Prüfung der Inventurtätigkeiten zum Jahresabschluss 2017 - PB 16/2018
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 10938-18)

2.4 Softwareeinsatz im Theater - Nachschau Eventim (PB 19/2015) - PB 15/2018
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 11014-18)

2.5 Belegprüfung im Jugendamt - PB 07/2018
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 10511-18)

2.6 Belegprüfung im Eigenbetrieb FABIDO (EB 57) - PB 04/2018
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 10701-18)

2.7 Belegprüfung im Ordnungsamt (FB 32) - PB 08/2018
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 10568-18)

2.8 Ordnungsmäßigkeit von Geldleistungen nach dem SGB II - PB 14/2018
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 10910-18)

2.9 Grundsicherung im Alter und bei Erwerbsminderung, Jahr 2017 - PB 10/2018
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 10728-18)

2.10 Kassenprüfung im Gesundheitsamt (FB 53) - PB 03/2018
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 10542-18)

2.11 Technische Belegprüfung in der Städt. Immobilienwirtschaft (Verglasungsarbeiten) - PB 06/2018
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 10727-18)

2.12 Technische Belegprüfung im Eigenbetrieb Stadtentwässerung (EB 70) - PB 13/2018
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 10892-18)

2.13 Prüfung von Programmänderungen - PB 12/2018
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 10909-18)

2.14 Prüfung von Berechtigungen im SAP/HCM - PB 17/2018
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 11015-18)

2.15 Belegprüfung im Personal- und Organisationsamt (FB 11) - PB 18/2018
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 11081-18)

3. Verschiedenes

3.1 Zehn Jahre EU 2-Erweiterung und ihre Auswirkungen auf Dortmund; Sachstandsbericht Zuwanderung aus Südosteuropa 2018
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 11011-18)

3.2 Vorgehen beim Aufbau von „Internen Kontrollsystemen“ in der Stadtverwaltung Dortmund
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 10722-18)




Die öffentliche Sitzung wird von der Vorsitzenden, Frau Dr. Petra Tautorat, um 15.00 Uhr eröffnet und geleitet.

Vor Eintritt in die Tagesordnung stellt die Vorsitzende fest, dass zur heutigen Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses fristgemäß eingeladen wurde und der Ausschuss beschlussfähig ist und weist auf die Sitzungsaufzeichnung gem. § 29 Abs. 6 Satz. 5 der Geschäftsordnung für den Rat der Stadt, seine Ausschüsse, Kommissionen und die Bezirksvertretungen hin.


1. Regularien

zu TOP 1.1
Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift

Zur Mitunterzeichnung der Niederschrift wird Herr Urbanek benannt.


zu TOP 1.2
Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW

Die Vorsitzende weist auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW hin und bittet, dieses zu beachten, sofern es im Einzelfall zutreffen sollte.


zu TOP 1.3
Feststellung der Tagesordnung

Die Tagesordnung wird wie veröffentlicht festgestellt.
zu TOP 1.4
Genehmigung der Niederschrift über die 16. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 22.02.2018

Die Niederschrift über die 16. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 22.02.2018 wird genehmigt.


2. Prüfungsberichte

zu TOP 2.1
Prüfung der Arbeitsabläufe in der Führerscheinstelle der Bürgerdienste (FB 33) - PB 11/2018
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 10729-18)
Auf Nachfragen von Ratsmitgliedern teilt Frau Böker, stellv. Leiterin der Bürgerdienste
u.a. mit, dass ein durchgängiges 4-Augen-Prinzip personell nicht umsetzbar sei. Anwendung solle es jedoch in risikobehafteten Bereichen, wie z.B. der Neuerteilung von Führerscheinen, finden.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.2
Betätigungsprüfung "Konzerthaus Dortmund GmbH" - PB 05/2018
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 10682-18)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.3
Prüfung der Inventurtätigkeiten zum Jahresabschluss 2017 - PB 16/2018
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 10938-18)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Prüfungsergebnisse zur Kenntnis.


zu TOP 2.4
Softwareeinsatz im Theater - Nachschau Eventim (PB 19/2015) - PB 15/2018
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 11014-18)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis


zu TOP 2.5
Belegprüfung im Jugendamt - PB 07/2018
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 10511-18)

Herr Hibbeln, stellv. Leiter des Jugendamtes, hebt auf Nachfrage von Rm Frank (CDU) hervor, dass ein ständiger Qualitätsverbesserungsprozess stattfände. Ferner werde jährlich das IKS aus dem Jahre 2016 überprüft und ggfls. angepasst.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.6
Belegprüfung im Eigenbetrieb FABIDO (EB 57) - PB 04/2018
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 10701-18)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.7
Belegprüfung im Ordnungsamt (FB 32) - PB 08/2018
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 10568-18)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.8
Ordnungsmäßigkeit von Geldleistungen nach dem SGB II - PB 14/2018
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 10910-18)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.9
Grundsicherung im Alter und bei Erwerbsminderung, Jahr 2017 - PB 10/2018
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 10728-18)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.




zu TOP 2.10
Kassenprüfung im Gesundheitsamt (FB 53) - PB 03/2018
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 10542-18)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.11
Technische Belegprüfung in der Städt. Immobilienwirtschaft (Verglasungsarbeiten) - PB 06/2018
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 10727-18)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.12
Technische Belegprüfung im Eigenbetrieb Stadtentwässerung (EB 70) - PB 13/2018
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 10892-18)

Rm Spieß (SPD) fragt nach den Sachständen des Regelwerks zum einheitlichen Umgang mit Nachträgen und der Geschäftsanweisung zur Prüfung von Baurechnungen.

Herr Niggemann, kfm. Betriebsleiter der Stadtentwässerung, führt aus, dass das Nachtragsmanagement in einer Arbeitsgruppe aufgearbeitet und schriftlich fixiert werde. Die Aufstellung der Geschäftsanweisung zur Prüfung technischer Rechnungsbelege sei bereits weit fortgeschritten.
Er sichert wunschgemäß einen Sachstandsbericht für die letzte Sitzung im Jahre 2018 zu.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.13
Prüfung von Programmänderungen - PB 12/2018
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 10909-18)

Zu den Fragen in Bezug auf Programmänderungen, das Changemanagement und dessen Fertigstellungstermin teilt Herr Konzack, Bereichsleiter des Dortmunder Systemhauses mit, dass Veränderungen im laufenden Betrieb die absolute Ausnahme seien. Es habe hierbei keine technischen Probleme gegeben. Das Changemanagement nach BSI werde aufgebaut und befände sich in der ersten Testphase; einen verbindlichen Fertigstellungstermin könne er jedoch nicht nennen.
Auf Wunsch der Ratsmitglieder sichert Herr Konzack einen Sachstandsbericht für die Novembersitzung 2018 zu.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.14
Prüfung von Berechtigungen im SAP/HCM - PB 17/2018
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 11015-18)

Rm Spieß (SPD) verweist auf die zugesicherte Ausarbeitung des Betriebsführungskonzeptes und erwartet einen Sachstandsbericht für die 1. Sitzung des Jahres 2019. Rm Frank (CDU) schließt sich dieser Forderung an.

Auf Nachfrage von Rm Urbanek (AfD) teilt Herr Pähler, Bereichsleiter des Personal- und Organisationsamtes, mit, dass es geplant sei, die Sammel-User-ID bis Ende 2019 mit der Aufstellung des Berechtigungskonzepts abzuschaffen.

Herr Konzack, Bereichsleiter des Dortmunder Systemhauses, sichert einen Sachstandsbericht für die 1. Sitzung im Jahre 2019 zu.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.15
Belegprüfung im Personal- und Organisationsamt (FB 11) - PB 18/2018
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 11081-18)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


3. Verschiedenes

zu TOP 3.1
Zehn Jahre EU 2-Erweiterung und ihre Auswirkungen auf Dortmund; Sachstandsbericht Zuwanderung aus Südosteuropa 2018
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 11011-18)


Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Berichte „Zehn Jahre EU 2-Erweiterung und ihre Auswirkungen auf Dortmund“ sowie den Sachstandsbericht „Zuwanderung aus Südosteuropa 2018“ zur Kenntnis.

zu TOP 3.2
Vorgehen beim Aufbau von „Internen Kontrollsystemen“ in der Stadtverwaltung Dortmund
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 10722-18)

Beschluss

1. Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die angehängte Arbeitshilfe für den Aufbau von „Internen Kontrollsystemen“ in der Stadtverwaltung Dortmund zur Kenntnis.

2. Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt zur Kenntnis, dass alle Fachbereiche, d.h. Stadtämter und Eigenbetriebe, bis zum 31.12.2018 eine Übersicht mit den relevanten Prozessen des jeweiligen Fachbereiches als Basis für die weiteren Schritte erstellen („Prozesslandschaft“). Bis zum 30.09.2019 wird jeder Fachbereich auf dieser Grundlage, entsprechend der beigefügten Arbeitshilfe, eine „IKS-Grobanalyse“ für alle relevanten Prozesse durchführen (Stufe I) und ein entsprechendes Risikomanagement im Fachbereich beschreiben (Stufe II). Die Fachbereichsleitungen definieren die relevanten Prozesse für ihren Verantwortungsbereich. Die Ausfertigungen sind dem Personal- und Organisationsamt sowie dem Rechnungsprüfungsamt zuzuleiten.

3. Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt zur Kenntnis, dass die Grobanalyse und das entsprechende Risikomanagement im Fachbereich mindestens jährlich oder anlassbezogen aktualisiert werden. Dabei sind die zum jeweiligen Zeitpunkt durch das Personal-und Organisationsamt zur Verfügung gestellten Mustervorlagen zu verwenden.