über die 18. Sitzung des Ausschusses für Personal und Organisation
am 03.05.2012
Ratssaal, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund
Sitzungsdauer: 15:00 - 15:50 Uhr
Anwesend:
a) Stimmberechtigte Mitglieder:
SPD-Fraktion
Rm Schilff, Vorsitzender
Rm Balzer
Rm Berndsen
Rm Dr. Hetmeier
Rm Neumann-Lieven
Rm Pieper
CDU-Fraktion
Rm Bartsch
Rm Buchloh
Rm Krause
Rm Mause
Rm Strucker
Rm Weintz
Fraktion Bündnis 90/Die Grünen
Rm Dr. Brunsing i. V. für Rm Krüger
Rm Reuter
Rm Stackelbeck
Fraktion FDP/Bürgerliste
Rm Becker, stellv. Vorsitzender
Rm Kanus
Fraktion Die Linke
Rm Dr. Tautorat
b) Verwaltung
3. Wie ist der genaue Sachstand des Projektes eAkte bzw. der eVB (elektronischen Vorgangsbearbeitung)? Sind über die Projekte die dem IT-Konzept (6.3.6 elektronische Vorgangsbearbeitung und elektronisches Archiv, insb. Seite 56) zu entnehmen sind, bereits andere gefolgt? Übernimmt der Post- und Scandienstleister nunmehr für zusätzliche Fachbereiche Digitalisierungen? Wurden bereits weitere Fachbereiche/Produktgruppen identifiziert, bei denen eine Umstellung auf die eVB positive wirtschaftliche Effekte nach sich ziehen würde (s. Seite 58 des IT-Konzeptes)? Wann ist mit einem Fortschritt des Projektes zu rechnen?
4. Welche Aussage kann die Verwaltung zu der durchschnittlichen Bearbeitungszeit von Beihilfeanträgen treffen? Ist die vom Personalrat angestrebte Bearbeitungszeit von 5-10 Tagen zu gewährleisten?
5. In wie vielen Fällen wurden Arbeitgeberdarlehen vergeben, um nicht rechtzeitig ausgezahlte Beihilfe zu überbrücken?
6. Aus welchem Jahr stammt die letzte Personalbedarfsberechnung beim Jugendamt, insbesondere bei der städtischen Jugendhilfe?
7. Wie bewertet die Verwaltung die Aussage des Personalrates, dass durch die Personalsituation beim Bauordnungsamt "Einsparungen von ca. 16 Mio. Euro" nicht realisiert werden konnten, weil "notwendige Änderungen der Straßenbaulast nicht durchgeführt werden konnten"? Wie wäre dieser Zustand zu ändern?“
Der Ausschuss für Personal und Organisation hat folgende Bitte um Stellungnahme der Fraktion Die Linke vom 25.04.2012 (Drucksache Nr.: 07046-12-E1) vorliegen:
„.... der Personalrat hat in seinen Informationen zum Personalnotstand der Stadtverwaltung
Dortmund und dem dazugehörigen Baustellenbericht eine umfangreiche Darstellung der
Probleme innerhalb der Stadtverwaltung vorgelegt. Deshalb bitten wir um eine detaillierte
Stellungnahme, aus Sicht des Verwaltungsvorstands, zu der geschilderten Gesamtproblematik
und zu den einzelnen Punkten des Baustellenberichts in der Sitzung am 3. Mai 2012.
Zusätzlich bitten wir um die Beantwortung folgender Fragen:
Wie viele Stellen sind seit 2009 in den Zuständigkeitsbereich des Oberbürgermeisters verschoben worden?
Aus welchen (Fach-)Bereichen mit welchen Aufgaben erfolgte die Verschiebung?
Wie viele und welche Stellen sind in den (Fach-)Bereichen neu- bzw. wiederbesetzt worden?
Wie viele dieser wiederbesetzten Stellen sind wiederum durch Verschiebung aus anderen
(Fach-)Bereichen besetzt worden und aus welchen?“
Die Mitglieder des Ausschusses für Personal und Organisation haben einen Antrag der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen vom 02.05.2012 (Drucksache Nr.: 07054-12-E4) vorliegen:
„ ... BÜNDNIS 90 /DIE GRÜNEN bitten Sie, zur Information des Personalrates zum Personalnotstand der Stadtverwaltung folgenden Verfahrensvorschlag beraten und abstimmen zu lassen:
1. VertreterInnen des Personalrates sollen Gelegenheit haben, ihre schriftlichen Ausführungen
zu erläutern und auf die ihres Erachtens besonders problematischen Sachverhalte einzugehen.
2. Die Verwaltung wird gebeten, zu den Ausführungen des Personalrates Stellung zu nehmen.
3. Die abschließende Beratung des Tagesordnungspunktes einschließlich der vorliegenden und zusätzlich eingehenden Anträge der Fraktionen erfolgt in der Sitzung des Ausschusses für Personal und Organisation am 31. Mai 2012.“
Dem Ausschuss für Personal und Organisation liegt folgender Antrag der SPD-Fraktion vom 27.04.2012 (Drucksache Nr.. 07054-12-E2) vor:
„Sehr geehrter Herr Vorsitzender,
Bund und Länder bleiben weiterhin in der Verantwortung, den Kommunen eine angemessene Finanzausstattung zu gewähren und die Vorgaben der Konnexität zu beachten.
Auch wenn die Stadt Dortmund formal einen genehmigten Haushalt vorweisen kann und ohne HSK auskommt, fehlen ihr mind. 80 Mio.€ insbesondere wegen steigender Sozialausgaben und zunehmender Aufgabenübertragung durch Bund und Land, die nicht mit den notwendigen Finanzmitteln ausgestattet werden.
Eine gerechte Gemeindefinanzierung muss sich zukünftig nach den Bedarfen in den Städten und nicht mehr an der Himmelsrichtung orientieren.
Der Spardruck in den Kommunen macht vor den jeweiligen Personalkostenetats der Gemeinden, der zu den größeren Ausgabeblöcken auch in Dortmund mit über 300 Mio. € gehört, nicht halt.
In Dortmund profitieren die städtischen Beschäftigten noch von einem genehmigten Haushalt, indem Beförderungen, Einstellungen und Übernahme von Nachwuchskräften oder externe Einstellungen möglich sind.
Betriebsbedingte Kündigungen sind bei der Stadtverwaltung Dortmund per Dienstvereinbarung weiterhin bis zunächst 2015 ausgeschlossen.
In überschuldeten Städten sind alle diese personalwirtschaftlichen Maßnahmen seit Jahren längst nicht mehr möglich.
Vor dem Hintergrund dieses finanziellen Handlungsrahmens für die Stadt Dortmund stellt die SPD-Fraktion zum Baustellenbericht des Personalrates der Stadtverwaltung folgenden Antrag zur Beratung und Beschlussfassung:
1. Der Ausschuss für Personal und Organisation stellt fest, dass das vorgegebene Personalkostenbudget inkl. der 1,5%igen Kürzung der Personausgaben in 2011 eingehalten wurde.
In 2011 wurden über 40 Stellen in der Verwaltung eingespart.
Refinanzierte Stelleneinsätze müssen in der sachlichen Betrachtung des gesamtstädtischen
Personalkostenbudgets gesondert behandelt werden und führen nicht zu einer originären
Ausweitung des Personalkostenbudgets.
Tarifsteigerungen im TVöD sind Ergebnis von Tarifverhandlungen und nicht durch die Stadt
Dortmund zu verantworten.
Es macht keinen Sinn diese Mehrbelastungen durch zusätzliche Einsparungen bei den
Personalkosten auszugleichen, das muss über den Gesamthaushalt geschehen.
2. Der Ausschuss für Personal und Organisation stellt fest, dass die vom Rat beschlossene Kürzung
des Personalkostenbudgets um 2% ab 2012 nur mit einer erfolgreichen Aufgabenkritik
einhergehen kann.
Personalkostenkürzungen ohne Aufgabenverzicht führen in einigen Bereichen tatsächlich zu den
vom Personalrat beschriebenen Zuständen in der Verwaltung.
2. Der Ausschuss stellt weiter fest, dass nach wie vor kein Organisations- und Entwicklungskonzept vorliegt, das dezernats- und abteilungsübergreifend notwendige Aufgaben und Personalbedarfe sowie Personalressourcen definiert.
3. Der Ausschuss für Personal und Organisation hält daher am Ratsbeschluss fest, dass für die Jahre 2011-2015 das Personalaufwandsbudget um 10% reduziert werden soll.
4. Um dieses ambitionierte Ziel erreichen zu können, wird der Personal- und Organisationsdezernent aufgefordert, dem Wunsch des Personalrates nachzukommen und Aufgaben sowie Serviceleistungen zu benennen, die zukünftig nicht mehr durch die Stadtverwaltung erledigt werden können.
5. Dazu sollen in erster Linie die mit großem Verwaltungsaufwand abgeschlossenen, laufenden oder geplanten insgesamt 49 Organisationsentwicklungsprozesse Ergebnisse liefern. Aufgabenkritik darf nicht eine bloße „Worthülse“ bleiben, sondern muss im Ergebnis dazu führen, Arbeit aus dem System Stadtverwaltung auszulagern, Aufgaben und Standards zu reduzieren sowie auf Aufgaben und Serviceleistungen ganz zu verzichten.
6. Erste Ergebnisse, welche Aufgaben zukünftig nicht mehr von der Stadtverwaltung Dortmund erledigt werden können, um das vom Rat vorgegebene Einsparziel „10% Personalaufwandsreduzierung in fünf Jahren“ auch erreichen zu können, werden in der Haushaltsbegleitkommission vorberaten und den Ausschüssen für Personal und Organisation sowie Finanzen, Beteiligungen und Liegenschaften in den Septembersitzungen des Jahres 2012 vorgelegt
7. Mit dem Beschluss über den Haushalt 2013 soll das gesamte Projekt „Neuorganisation der Verwaltung“ abgeschlossen sein. Bis dahin muss es aus Sicht des Ausschusses für Personal und Organisation möglich sein, nach dann über zweijähriger Laufzeit des Projektes das Ziel, das Personalaufwandsbudget bis zum Jahr 2015 um 10% reduzieren zu können, zu erreichen.“
4. Organisation
zu TOP 4.1
IT-Konzept
Vorschlag zur TO (Fraktion FDP/Bürgerliste) mit Stellungnahme
(Drucksache Nr.: 04931-11)
- IT-Konzept 2011 - 2015
Beschluss
(Drucksache Nr.: 05586-11)
- IT-Konzept 2011 - 2015
Zusatz- /Ergänzungsantrag zum TOP (Fraktion Bündnis 90/Die Grünen)
(Drucksache Nr.: 05586-11-E1)
- IT-Konzept 2011 - 2015
Stellungnahme der Verwaltung (Drucksache Nr.: 05586-11-E2)
- IT-Konzept 2011 - 2015
Stellungnahme zum TOP (SPD-Fraktion) (Drucksache Nr.: 05586-11-E3)
- IT-Konzept 2011 - 2015
Stellungnahme der Verwaltung (Drucksache Nr.: 05586-11-E4)
Folgender Vorschlag zur Tagesordnung mit Bitte um Stellungnahme der Fraktion FDP/Bürgerliste vom 04.08.2011 (Drucksache Nr.: 04931-11) lag bereits zur Sitzung am 15.09.2011 vor:
„... wir bitten darum, o. g. Punkt in die Tagesordnung aufzunehmen.
Auf Nachfrage (DS-Nr. 03220-11-E5), wann mit dem im Rahmen zur Personal- und Organisationsentwicklung der Stadt Dortmund anvisierten IT-Konzept zu rechnen sei, teilte die Verwaltung in der Sitzung des Personalausschusses vom 12.5.2011 mit, dass dieses zurzeit von DOSYS redaktionell endbearbeitet würde; anschließend würde dies in der Verwaltung diskutiert und vor der Sommerpause in den Verwaltungsvorstand eingebracht und verabschiedet werden.
Angesichts der mit einem solchen Konzept zu verfolgenden Handlungsmöglichkeiten und Sparpotentiale erscheint es sinnvoll, dieses den zuständigen Gremien zeitgleich mit der Einbringung des Haushaltsplanentwurfs 2012 im September zur Kenntnis zu geben, um entsprechende Effekte ausreichend bei den Haushaltsberatungen berücksichtigen zu können.
Die Verwaltung wird daher gebeten, über den aktuellen Bearbeitungsstand des IT-Konzepts und über den Zeitplan einer Gremienbefassung zu informieren. Ziel sollte es sein, das IT-Konzept schnellstmöglich in den Beratungsgang zu geben.“
Den Ausschussmitgliedern lag zur Sitzung am 09.02.2012 folgende Bitte um Stellungnahme der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen vom 08.02.2012 (Drucksache Nr.: 05586-11-E1) vor:
„ .... laut Aussage von dosys. übersteigen die notwendigen und gewünschten IT-Maßnahmen
die Haushaltsansätze sowohl im investiven als auch im konsumtiven Bereich nicht nur im
Haushaltsplan 2012 sondern auch in der Finanzplanung um ein Mehrfaches. Im investiven
Bereich können aktuell nur noch Maßnahmen im Rahmen der Aufrechterhaltung der Betriebssicherheit durchgeführt werden. Notwenige Ersatzbeschaffungen von Endgeräten
und Infrastrukturkomponenten können nicht mehr durchgeführt werden. Parallel dazu hat
der Rat die Verwaltung im Rahmen der Haushaltsberatungen aufgefordert, beim Dortmunder
Systemhaus Maßnahmen zu ergreifen, um einen kurzfristig realisierbaren Eispareffekt
von 5% - bezogen auf den gesamten Zuschussbedarf von rund 18,5 Mio € im Jahr erzielen
zu können. Ab dem Jahr 2013 soll der Zuschussbedarf um 10 % gesenkt werden.
Vor diesem Hintergrund ergeben sich folgende Fragen, um deren Beantwortung wir bitten.
Bis zur schriftlichen Beantwortung der Fragen bitten wir, die Verwaltungsvorlagen zu dem
IT-Themenkomplex zurückzustellen.
1. Wie bewertet die Verwaltung die vom Rat beschlossenen Einsparungen vor dem Hintergrund der offenbar bereits jetzt unzureichenden Mittel?
2. Welche Maßnahmen sind denkbar, dieses Ziel dennoch zu erreichen?
3. Welche Konsequenzen hat der Verwaltungsvorstand gezogen, nachdem die finanzielle
Situation von dosys. in der Verwaltungsvorstandsklausur am 14.04.2011 aufgezeigt wurde und um eine Aufstockung der unerlässlichen investiven Maßnahmen gebeten wurde?
4. Welche konkreten Inhalte enthält die Vorlage 03815-11V, die im Rahmen der Verwaltungsvorstandsklausur beraten wurde und kann diese den politischen Gremien
zur Verfügung gestellt werden?
5. Wie sind die Aussagen zu verstehen, dass im investiven Bereich nur noch Maßnahmen
im Rahmen der Aufrechterhaltung der Betriebssicherheit durchgeführt werden können. Welche Konsequenzen hätte dieses Vorgehen für die ITInfrastruktur der Stadtverwaltung?
6. Welche IT-Maßnahmen sollen zukünftig nicht mehr realisiert werden
7. Welche Investitionen sind zwingend notwendig, um die Betriebssicherheit der ITInfrastruktur zu gewährleisten?
8. Wie ist es möglich, dass die IT-Infrastruktur der Stadtverwaltung in einem derartig desolaten Zustand ist, wie sie nach dem IT-Konzept allem Anschein nach ist?
9. Gab es in der Vergangenheit Systemausfälle, die auf eine mangelhafte Ausstattung der IT-Infrastruktur zurückzuführen sind? Wenn ja, welche?
- Welche Zeiträume und Kosten werden kalkuliert, um die nachfolgenden Ziele zu erreichen?
- die Beseitigung des Investitionsstaus
- die Gewährleistung der Betriebssicherheit des Rechenzentrums Deggingstraße
- das 2. Rechenzentrum zur Datensicherung/Ausfallsicherung
- die Leitungskapazitätserweiterungen
- Server und Speichererweiterunge
- PC-Erneuerung (Hardware)
- Software-Erneuerung
10.Gibt es ein Konzept, wie eine Modernisierung schrittweise realisiert werden kann?
11.Welche im Rahmen der Fachanwendungen (6.3.1 bis 6.3.11) geplanten Maßnahmen
sind notwendig, welche zwar nicht zwingend notwendig, aber sinnvoll und welche sind ausschließlich wünschenswert? Welche Kosten verursachen die geplanten Maßnahmen?
12.Warum erhalten einige Schulen von dosys. Dienstleistungen und andere nicht? Wie werden diese Dienstleistungen vergütet?
13.Gibt es einen Leistungskatalog von dosys.? Sind die einzelnen Leistungen bewertet?
Werden Stunden-/Tagessätze für Leistungen von Administratoren, Programmierern,
Projektleitern etc. kalkuliert?
14.Gibt es Daten zur Nutzung/Auslastung der von dosys. angebotenen Leistungen – z. B. für DoMap?
15.Werden bei der Einführung komplexer Software-Systeme auf dem Markt angebotene
Programme einer Kosten-/Nutzenanalyse im Vergleich zu einer Eigenentwicklung unterzogen?
16. Für wen und in welchem Umfang erbringt dosys. Dienstleistungen außerhalb der
Stadtverwaltung?
17. Wie ist gewährleistet, dass wirtschaftlicher und nicht wirtschaftlicher Teil der Dienstleistungserbringung von dosys. trennscharf erbracht werden?
18. Welche Kooperationen ist dosys. bisher eingegangen? Warum will dosys. zukünftig
seine Kooperationen auf das östliche Ruhrgebiet beschränken?“
Diese Bitte um Stellungnahme wurde mit der nachfolgenden Stellungnahme der Verwaltung vom 24.02.2012 (Drucksache Nr.: 05586-11-E2) beantwortet:
„ ... ich nehme Bezug auf die Anfragen der Fraktion Bündnis 90 / Die Grünen sowie der SPDFraktion zur Sitzung des Ausschusses für Personal und Organisation am 09.02.2012 unter
TOP 4.1 „IT-Konzept 2011 – 2015“.
Die Verwaltung nimmt wie folgt Stellung zu den Fragen der Fraktion Bündnis 90 / Die
Grünen:
1. Wie bewertet die Verwaltung die vom Rat beschlossenen Einsparungen vor dem
Hintergrund der offenbar bereits jetzt unzureichenden Mittel?
2. Welche Maßnahmen sind denkbar, dieses Ziel dennoch zu erreichen?
Die Verwaltung wird dem Rat der Stadt entsprechend seines Beschlusses vom 15.12.2011 eine Stellungnahme im 2. Quartal 2012 vorlegen.
3. Welche Konsequenzen hat der Verwaltungsvorstand gezogen, nachdem die finanzielle
Situation von dosys. in der Verwaltungsvorstandsklausur am 14.04.2011 aufgezeigt wurde und um eine Aufstockung der unerlässlichen investiven Maßnahmen gebeten wurde?
Die Verwaltung hat im Rahmen der Bewirtschaftung in 2011 das investive IT-Budget im Teilfinanzplan des Dortmunder Systemhauses um rd. 1,0 Mio. € aufgestockt, um die für die IT-Sicherheit unerlässlichen Maßnahmen durchzuführen.
4. Welche konkreten Inhalte enthält die Vorlage 03815-11V, die im Rahmen der Verwaltungsvorstandsklausur beraten wurde und kann diese den politischen Gremien zur Verfügung gestellt werden?
Eine Kopie der Vorlage an den Verwaltungsvorstand zur Haushaltsklausur am 14.04.2011 ist dieser Stellungnahme beigefügt. Das Dortmunder Systemhaus hat mit dieser Vorlage die geplante Verwendung des zur Verfügung gestellten gesamtstädtischen investiven IT-Budgets dargestellt und verdeutlicht, dass aufgrund der Sparbemühungen auch im IT-Sektor verschiedenen Maßnahmen, z. B. die von den Fachbereichen gewünschten, aufgrund fehlender finanzieller Mittel nicht durchgeführt werden können.
Zum Procedere der (Ver-)planung des IT-Budgets wird auf das Kap. 4.2 „Jahresplanung
IT“ ab Seite 11 im IT-Konzept 2011 – 2015 verwiesen.
5. Wie sind die Aussagen zu verstehen, dass im investiven Bereich nur noch Maßnahmen
im Rahmen der Aufrechterhaltung der Betriebssicherheit durchgeführt werden können? Welche Konsequenzen hätte dieses Vorgehen für die ITInfrastruktur der Stadtverwaltung?
Die vorhandenen finanziellen Mittel sind sach- und fachgerecht für die Aufrechterhaltung des IT-Betriebs einzusetzen und somit die IT in der Stadtverwaltung Dortmund auch für die Zukunft zu sichern.
Das Dortmunder Systemhaus priorisiert daher alle notwendigen und gewünschten investiven
Maßnahmen nach den Vorgaben der Stadtkämmerei sowie nach von dosys. festgelegten Kategorien, siehe hierzu Kap. 4.2 „Jahresplanung IT“ ab Seite 11 des ITKonzeptes 2011 – 2015.
Aus der Priorisierung und Kategorisierung aller Maßnahmen ergibt sich eine Planungstabelle,
die mit dem im Haushalt veranschlagten investiven IT-Budget abgeglichen wird. Wie in den vergangenen Jahren wird es auch in 2012 nicht möglich sein, alle IT-Maßnahmen durchzuführen.
Der Verwaltungsvorstand hat am 15.11.2011 beschlossen, dass dieses Verfahren ab dem Haushaltsjahr 2013 für die gesamtstädtische IT abgelöst wird. Die IT-Vorhaben werden mit der Haushaltsplanaufstellung 2013 zunächst wieder ohne vorherige pauschalierte Deckelung maßnahmenscharf durch das Dortmunder Systemhaus geplant, so dass der tatsächliche Bedarf der Stadtverwaltung an IT-Maßnahmen (im Abgleich mit den vorhandenen Personalkapazitäten des Dortmunder Systemhauses) deutlich wird und in den politischen Gremien beraten werden kann.
6. Welche IT-Maßnahmen sollen zukünftig nicht mehr realisiert werden?
Die Negativ-Liste der nicht durchzuführenden IT-Maßnahmen hat sich in den letzten Jahren aus der finanziellen Unterausstattung sowie der Priorisierung der Maßnahmen ergeben. Vorrang müssen immer Maßnahmen haben, die refinanziert oder gesetzlich vorgeschrieben sind bzw. zur Aufrechterhaltung des geregelten IT-Betriebs unerlässlich sind.
Das Dortmunder Systemhaus wird darüber hinaus IT-Maßnahmen zur Umsetzung vorschlagen, die wirtschaftliche Effekte (nachgewiesen mit WiBe 4.1) in der Stadtverwaltung
erbringen.
7. Welche Investitionen sind zwingend notwendig, um die Betriebssicherheit der ITInfrastruktur zu gewährleisten?
Investitionen zur Aufrechterhaltung der Betriebssicherheit sind kurzfristig zu folgenden
Themenblöcken notwendig und vorgesehen:
a) Rechenzentrum
Der heutige Hauptstandort des Rechenzentrums für die IT in Dortmund in der Deggingstraße
42 ist aus unterschiedlichen Gründen nicht mehr geeignet, dort ein Rechenzentrum zu betreiben. Hierin befindet sich der Großteil (95 %) der IT-Infrastruktur (Server, Netz und Speicher), die für die produktiven Anwendungen der städtischen Dienststellen notwendig ist. Die Gesamtfläche des Rechenzentrums beträgt ca. 210 qm.
Aufgrund aktueller Ereignisse (Wasserschaden im Rechenzentrum, Ausfall der
SAP/PKF-Maschine u.a.) hat der Verwaltungsvorstand am 06.12.2011 beschlossen, den Standort Deggingstraße in 2012 sukzessive abzumieten und in Do-Hörde, Hörder Semerteichstraße 167, den neuen Standort für das städt. Rechenzentrum zu eröffnen und einigen wichtigen Komponenten neu auszustatten.
Die notwendigen investiven Mittel stehen mit dem Haushaltsplan 2012 zur Verfügung.
b) Austausch der PC-Endgeräte in den Fachbereichen
Im Rahmen der ganzheitliche Migration der in der Stadtverwaltung Dortmund befindlichen
Windows XP- Arbeitsplätze nach Windows 7 müssen in den Jahren 2013 und 2014 rd. 4.800 PC’s durch moderne PC’s ausgetauscht werden, da diese aufgrund ihres Alters nicht mehr in der Lage sind, mit dem neuen Betriebssystem zu arbeiten. Für die Nutzerinnen und Nutzer wird dies vielfach das Ende des täglichen Ärgers mit dem alten PC und den daraus resultierenden Schwierigkeiten bedeuten.
Die notwendigen investiven Mittel stehen mit dem Haushaltsplan 2012 zur Verfügung.
c) Einführung Voice over IP mit Austausch der Telefon-Endgeräte in den Fachbereichen
Das Dortmunder Systemhaus betreibt für die Stadt Dortmund das Telekommunikationssystem
Sopho iS3000 der Firma NEC Philips mit ca. 7.500 Nebenstellen für die Stadt Dortmund sowie 2.500 Nebenstellen für das Klinikum Dortmund gGmbH.
Die Telekommunikationsanlage wurde 1991 bei der Stadt Dortmund in Betrieb genommen.
Aufgrund der hohen Einsatzdauer ist die Betriebssicherheit mehr und mehr gefährdet. Nach Aussage des Herstellers NEC Philips wird das Telekommunikationssystem Sopho iS 3000 lediglich bis 2017 weiterentwickelt. Nach weiteren 5 Jahren wird der Support für das v.g. Telekommunikationssystem eingestellt.
Die klassische Telefonie ist daher in den kommenden Jahren sukzessive durch IPTelefonie
(kurz für Internet-Protokoll-Telefonie) oder Voice over IP (kurz VoIP) abzulösen, indem Ersatzbeschaffungen in der Regel nur noch im Umfeld IP-Telefonie vorgenommen werden und an neuen Standorten keine klassische Telefonie mehr zum Einsatz kommt. IP-Telefonie ist eine Technologie, die es ermöglicht, den Telefondienst über das Datennetz zu realisieren, so dass diese die herkömmliche Telefontechnologie inklusive TK-Netzinfrastruktur mit allen Komponenten ersetzen kann.
Um IP-Telefonie einführen zu können muss das Datennetz bestimmte Voraussetzungen
erfüllen.
- Die IT-Verkabelung in den zu migrierenden städt. Gebäuden muss mindestens mit einer Kat.5-Verkabelung ausgestattet sein.
- Die Gebäudestandorte müssen breitbandig an das städt. Datennetz angebunden sein.
- Über die Netzanschlüsse muss eine Stromversorgung der IP-Phones sichergestellt werden (Power over Ethernet).
Da vorne genannte Kriterien zur Zeit noch nicht erfüllt sind, wird die Migration über einen Zeitraum von 6 Jahren (2012 – 2017) ausgelegt.
Währenddessen existieren beide Technologien parallel im Sinne einer sanften Migration. Die notwendigen investiven Mittel stehen mit dem Haushalt 2012 in der Finanzplanung zur Verfügung.
Das Klinikum führt derzeit in Eigenregie eine Migration der zum Klinikum gehörenden Nebenstellen durch. Auch dort findet eine Migration Richtung VoIP unter Verwendung des Cisco Unified Communication Managers statt.
8. Wie ist es möglich, dass die IT-Infrastruktur der Stadtverwaltung in einem derartig
desolaten Zustand ist, wie sie nach dem IT-Konzept allem Anschein nach ist?
In den letzten Jahren ist es gelungen, die notwendigen finanziellen Mittel für die unerlässlichen Maßnahmen zur Aufrechterhaltung der IT-Betriebssicherheit zur Verfügung
zu stellen. Insoweit ist es nicht angemessen, von einem desolaten Zustand der IT in
Dortmund zu sprechen.
Mit dem Umzug des Rechenzentrums nach Hörde sowie der Modernisierung der entsprechenden Infrastruktur im Jahr 2012 kann ein großes Sicherheitsrisiko eliminiert werden, siehe Kap. 6.2.1, Seite 21 ff. des IT-Konzeptes 2011 - 2015.
Ende 2012 soll im Rahmen des Projektes Windows 7 sukzessive mit dem Austausch der 4.800 PC-Altgeräte begonnen werden, so dass bis einschließlich 2014 die Mitarbeiterinnen
und Mitarbeiter wieder mit leistungsfähigen PC-Endgeräten ausgestattet sind, siehe Kap. 6.2.6, Seite 37 „Standardisierung und Weiterentwicklung des PCBetriebssystems“ im IT-Konzept 2011 – 2015.
Die derzeit betriebene Telefonanlage wird in den nächsten Jahren auf Voice over IP umgestellt, den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern werden leistungsfähige neue Telefone
zur Verfügung stehen, siehe Kap. 6.2.2, Seite 27 „Stufenweise Ablösung der städt. Telefonanlage“ im IT-Konzept 2011 - 2015.
Die investiven Mittel für diese existentiell wichtigen IT-Maßnahmen (Projekte) stehen
im Haushaltsplan zur Verfügung. Zu beachten ist, dass die investiven Mittel nur verausgabt
werden können, wenn konsumtive Mittel für Beratung, externen Zukauf von
know-how und Arbeitskraft sowie Arbeitsmitteln ebenfalls zur Verfügung gestellt werden.
9. Gab es in der Vergangenheit Systemausfälle, die auf eine mangelhafte Ausstattung
der IT-Infrastruktur zurückzuführen sind? Wenn ja, welche?
Welche Zeiträume und Kosten werden kalkuliert, um die nachfolgenden Ziele zu
erreichen?
- die Beseitigung des Investitionsstaus
- die Gewährleistung der Betriebssicherheit des Rechenzentrums Deggingstraße
- das 2. Rechenzentrum zur Datensicherung/Ausfallsicherung
- die Leitungskapazitätserweiterungen
- Server und Speicher-Erweiterungen
- PC-Erneuerung (Hardware)
- Software-Erneuerung
In den vergangenen zwei Jahren wurden die PC’s nicht mehr geregelt (entsprechend der festgelegten Abschreibungszeiträume) ausgetauscht, sondern nur nach Defekt. Die Anwenderinnen und Anwender in den Fachbereichen beklagen daher derzeit zu Recht die zum Teil veraltete Ausstattung von den PC-Endgeräten. Es kommt häufig zu Störungen, die nicht immer sofort durch Ersatzstellung eines neuen Gerätes behoben werden kann.
Die in der letzten Zeit gehäuft aufgetretenen Probleme im Hardware-Bereich des Rechenzentrums als auch vor Ort bei den Anwendern (PC-Endgeräte) werden sukzessive
mit den IT-Maßnahmen „Umzug Rechenzentrum“ und „Umstellung auf Windows 7 mit Austausch der Altgeräte“ nach aktueller Planung bis einschließlich 2014 gelöst.
Der Austausch der 4.800 Altgeräte innerhalb von zwei Jahren stellt das Dortmunder
Systemhaus vor große logistische Herausforderungen.
Das Dortmunder Systemhaus verfolgt nach Abschluss der IT-Maßnahmen das Ziel, ab 2015 wieder in einen geregelten Austausch der Geräte entsprechend der vereinbarten Abschreibungszeiten zu kommen, um den Nutzerinnen und Nutzer regelmäßig und planbar moderne PC-Endgeräte zur Verfügung zu stellen.
10. Gibt es ein Konzept, wie eine Modernisierung schrittweise realisiert werden
kann?
Den Rahmen für die Fortentwicklung der IT in Dortmund gibt das IT-Konzept 2011 – 2015 für die nächsten fünf Jahr vor. Die wichtigsten IT-Vorhaben werden in 2012 begonnen und sind in den Antworten zu den Fragen 7 und 9 sowie im IT-Konzept 2011 – 2015 beschrieben.
Als weitere Maßnahme legt das Dortmunder Systemhaus in den nächsten Jahren verstärkt das Augenmerk auf die Einhaltung der IT-Sicherheit. Der Verwaltungsvorstand hat dazu in seiner Sitzung am 29.11.2011 verschiedene technische und organisatorische Maßnahmen in der Verwaltung beschlossen, die in den nächsten Jahren gemeinsam mit den Fachbereichen umgesetzt werden sollen.
11. Welche im Rahmen der Fachanwendungen (6.3.1 bis 6.3.11) geplanten Maßnahmen sind notwendig, welche zwar nicht zwingend notwendig, aber sinnvoll und welche sind ausschließlich wünschenswert? Welche Kosten verursachen die geplanten Maßnahmen?
Wie im IT-Konzept 2011 – 2015 im Kap. 6.3 „Fachanwendungen“ dargestellt, dient der Einsatz von IT in der Stadtverwaltung der Aufgabenerledigung und der Verbesserung
interner Verwaltungsabläufe. IT eröffnet neue Kommunikationswege an der Schnittstelle der Verwaltung zu ihren Kunden und Dritten.
Eine moderne Stadtverwaltung benötigt dafür moderne IT. Das Dortmunder Systemhaus
stellt als IT-Dienstleister die dafür notwendige moderne Infrastruktur zur Verfügung.
Gemeinsam mit den Fachbereichen wird überlegt, welche Anwendungen und Dienste für welche Dienstleistungen und Prozesse sinnvoll und wirtschaftlich sind. Für Einführung einer neuen Technologie oder eines neuen Dienst wird mit Hilfe einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung nach WiBe 4.1 geprüft, welche qualitativen und monetären
Auswirkungen die Einführung haben wird. Unwirtschaftliche Maßnahmen werden nicht realisiert.
12. Warum erhalten einige Schulen von dosys. Dienstleistungen und andere nicht?
Wie werden diese Dienstleistungen vergütet?
Im Rahmen der Umsetzung des Medienentwicklungsplans 2003 – 2008 (MEP I) sind die allgemeinbildenden Dortmunder Schulen PC’s und Monitoren sowie Beamern ausgestattet worden. Für aktuell 66 Dortmunder Schulen hat das Dortmunder Systemhaus die Wartung und den Support der technischen Systeme übernommen.
Am 21.07.2011 hat der Rat die Umsetzung des Medienentwicklungsplans 2011 – 2016 (MEP II) beschlossen. Bis 2016 wird das Ziel verfolgt, alle Schulen in der Schulträgerschaft der Stadt Dortmund mit modernen PC’s auszustatten und für alle Schulen bzw. deren rd. 10.000 PC’s den Support und die Wartung durch das Dortmunder Systemhaus zu gewährleisten.
13. Gibt es einen Leistungskatalog von dosys.? Sind die einzelnen Leistungen bewertet?
Werden Stunden-/Tagessätze für Leistungen von Administratoren, Programmierern,
Projektleitern etc. kalkuliert?
Der Leistungskatalog des Dortmunder Systemhauses ist der Produktkatalog, abgebildet im Haushaltsplan, gebildet unter Berücksichtigung der Regelungen des NKF’s, sowie die sla’s (service level agreement = Service-Vereinbarungen) und Betriebsvereinbarungen des Dortmunder Systemhauses mit den Kunden.
Für die Verrechnungen der Leistungen des dosys. gelten die verwaltungsinternen Regelungen
zur Kosten- und Leistungsrechnung und zu verwaltungsinternen Verrechnungen.
14. Gibt es Daten zur Nutzung/Auslastung der von dosys. angebotenen Leistungen –
z. B. für doMap?
Im Jahr 2011 wurden 163.128 Transaktionen über doMap gestartet.
15. Werden bei der Einführung komplexer Software-Systeme auf dem Markt angebotene Programme einer Kosten-/Nutzenanalyse im Vergleich zu einer Eigenentwicklung unterzogen?
Das Dortmunder Systemhaus favorisiert gemeinsam mit den Fachbereichen den Einsatz von Standard-Software. Sollte eine solche am Markt nicht zu erwerben sein, wird die bei entsprechender Notwendigkeit die Eigenentwicklung in Erwägung gezogen. Diese steht jedoch unter dem Vorbehalt einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung nach WiBe 4.1.
16. Wie ist gewährleistet, dass wirtschaftlicher und nicht wirtschaftlicher Teil der
Dienstleistungserbringung von dosys. trennscharf erbracht werden?
Wie bereits im IT-Konzept 2011 – 2015 dargelegt, dient der Einsatz von IT in der
Stadtverwaltung der Aufgabenerledigung und der Verbesserung interner Verwaltungsabläufe.
Der Technikeinsatz unterstützt das Personal und begrenzt in der Regel bei Einführung von neuen Verfahren den Personalbedarf, siehe z.B. die Einführung von SoPART im Jugendamt (FB 51). Insofern steht jede Einführung eines neues Verfahrens unter dem Vorbehalt einer nachzuweisenden Wirtschaftlichkeit, es sei denn, gesetzliche Vorgaben lassen diese Frage gar nicht zu, so z.B. die Einführung des elektronischen Aufenthaltstitels (eAT).
17. Für wen und in welchem Umfang erbringt dosys. Dienstleistungen außerhalb der
Stadtverwaltung?
Das Dortmunder Systemhaus erbringt Dienstleistungen für folgende Dritte:
- DOKOM 21 GmbH,,
- Revierpark Wischlingen GmbH,
- JobCenter Dortmund,
- DEW 21 GmbH,
- d-NRW,
- Westfälisch-Märkisches Studieninstitut,
- Städt. Seniorenheime gGmbH,
- Freiwilligenagentur,
- Krematorium GmbH,
- Innenministerium NRW.
18. Welche Kooperationen ist dosys. bisher eingegangen? Warum will dosys. zukünftig
seine Kooperationen auf das östliche Ruhrgebiet beschränken?
Das Dortmunder Systemhaus unterhält interkommunale Kooperationen mit folgenden
Städten und dem Zweckverband GKD Recklinghausen:
- Stadt Bochum
- Stadt Herdecke
- Stadt Kamen
- Stadt Witten
- Stadt Recklinghausen
- Stadt Oer-Erkenschwick
- Stadt Lünen
- Stadt Castrop-Rauxel
- Stadt Bergkamen
- Stadt Datteln
- Stadt Dorsten
- Stadt Waltrop
- Stadt Unna
- Stadt Gladbeck
- Stadt Haltern am See
- Stadt Marl
- Stadt Herdecke
- Stadt Selm
Insofern wird auf die Vorlage 05760-11 für die Sitzung des Ausschusses für Personal und
Organisation am 22.11.2011 verwiesen.
Einzelaktivitäten gab es in der Vergangenheit z.B. auch mit Stadt Dresden, Stadt Wuppertal,
Stadtwerke Schwerte, Stadt Köln, Stadt Hamm, Stadt Zwickau, Kreis Steinfurt, Fa.
Entsorgung Soest GmbH, Fa. Westfälische Ferngas AG, Fa. SAP AG, etc..
Die (örtliche) Nähe des Dortmunder Systemhauses zu seinen Kunden bleibt – trotz aller
technischen Möglichkeiten – ein wesentlicher Vorteil bei der Betreuung der Kunden. Eine
zeitnahe vor-Ort-Präsens des dosys. für Beratung und Support ist sowohl für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des dosys. als für die diejenigen Anwenderinnen und Anwender in den betreuten Städten gewinnbringend.
Das Dortmunder Systemhaus ist daher bemüht, interkommunale Kooperationen in räumlicher
Nähe zu Dortmund weiter auszugestalten.“
Außerdem gab es für die Ausschussmitglieder die Bitte um Stellungnahme der SPD-Fraktion vom 23.02.2012 (Drucksache Nr.: 05586-11-E3):
„ ... die SPD-Fraktion bittet zu og. TOP um eine Stellungnahme der Verwaltung zu folgenden
Fragen:
1. Reicht das Budget für das Konzept trotz der durch den Haushalt 2012 ff. beschlossenen Kürzungen aus?
2. Wird der Medienentwicklungsplan (MEP II) uneingeschränkt umgesetzt werden können?
3. Ist mit entsprechenden Mehrbedarfsvorlagen des Systemhauses im laufenden Haushaltsjahr 2012 zu rechnen?“
Diese Bitte um Stellungnahme wurde durch folgende Stellungnahme der Verwaltung vom 24.02.2012 (Drucksache Nr.: 05586-11-E4) beantwortet:
„ ... die Verwaltung nimmt wie folgt Stellung zu den Fragen der SPD-Fraktion:
1. Reicht das Budget für das (IT-)Konzept trotz der durch den Haushalt 2012 ff. beschlossenen Kürzungen aus?
Die Verwaltung wird dem Rat der Stadt entsprechend seines Beschlusses vom 15.12.2011
eine Stellungnahme im 2. Quartal 2012 vorlegen.
2. Wird der Medienentwicklungsplan (MEP II) uneingeschränkt umgesetzt werden können?
Der Medienentwicklungsplan II wird vom Dortmunder Systemhaus gemeinsam mit
Schulverwaltung wie vom Rat am 21.07.2011 beschlossen umgesetzt.
3. Ist mit entsprechenden Mehrbedarfsvorlagen des Systemhauses im laufenden Haushaltsjahr 2012 zu rechnen?
Die Verwaltung wird dem Rat der Stadt entsprechend seines Beschlusses vom 15.12.2011
eine Stellungnahme im 2. Quartal 2012 vorlegen.“
Frau Rm Reuter (Fraktion Bündnis 90/Die Grünen) ist aus dem IT-Konzept deutlich geworden, dass in diesem Bereich viel zu tun sei. Sie vergleicht mit den bekannten Masterplänen und ihr fehlt die Konkretisierung der für sie wichtigen Maßnahmen. Es fehle zudem ein konkreter Kostenrahmen und angesichts der Haushaltssituation der Stadtverwaltung eine Priorisierung.
Die Fraktion Bündnis 90/Die Grünen werden sich aufgrund der fehlenden Angaben zum Konzept enthalten.
Herr OB Sierau sieht bei der IT in der Stadtverwaltung Dortmund viel Kompetenz, von außen gebe es daher auch Anfragen, ob im Bereich der IT Aufgaben durch die Stadt Dortmund wahrgenommen werden kann.
Die Vielzahl von Fragen der Fraktionen wurde beantwortet.
Herr Klüh weist darauf hin, dass der Adressat des IT-Konzeptes der Ausschuss für Personal und Organisation sei und das Konzept adressatenorientiert aufgestellt wurde. Das Konzept habe intern 180 Seiten, da sich dahinter viele Anlagen mit konkreten Projekten verbergen, die wiederum den Veränderungsbedarf darstellen. Es sei auch außerhalb der Stadtverwaltung Dortmund bekannt, dass dosys. konzeptionell nachhaltig arbeitet.
Das Konzept könne die konkreten Projekte nicht in der Tiefe dem Ausschuss darstellen, weil dies dann sehr fachlich werde.
Das Konzept zeige den eng gesteckten Budgetrahmen, mit dem die dahinter liegenden Projekte ausgeführt werden. Diese Projekte kommen aus dem Bereich der Betriebssicherheit und der Unterstützung der Fachbereiche, die im Rahmen der Wirtschaftlichkeitsberechnung durchgeführt werden.
Frau Rm Stackelbeck verdeutlicht, dass ihre Fraktion für die Fachanwendungen eine Aufstellung über die Kosten und den Personalaufwand als Entscheidungsgrundlage gehabt hätte. Ihre Fraktion gehe davon aus, dass der IT-Bereich kompetent sei, aber aufgrund der bisherigen Informationslage halte sie eine Zustimmung durch ihre Fraktion nicht für möglich.
Herr Rm Becker (Fraktion FDP/Bürgerliste) verweist in der Bewertung der Vorlage auf die Aussagen der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen. Auch wenn die Wirtschaftlichkeitsberechnungen fehlen, sind die in der Vorlage zum IT-Konzept formulierten Ziele erstrebenswert. Bei Vorlagen, die Daten und Beträge angeben, müsse die Fraktion FDP/Bürgerliste sich diese anschauen und entscheiden, ob sie zustimmt, ablehnt oder sich enthält.
Herr Klüh erklärt, dass der Ausschuss für Personal und Organisation als Fachausschuss den Rahmen für das IT-Konzept beschließe. Die dahinter liegenden Maßnahmen trage er selbst als Fachbereichsleiter zusammen mit dem OB als Fachdezernent.
Bei Fragen der Fraktionen sei er gerne bereit, diese zu beantworten und auch zu einem Besuch zu dosys. einzuladen. Zudem sehe der Beschlussvorschlag der Vorlage eine jährliche Berichterstattung über die durchgeführten Maßnahmen vor.
Für die CDU-Fraktion stimmt Herr Rm Weintz dem IT-Konzept zu, was aber nicht bedeute, dass im Anschluss allen Vorlagen über Maßnahmen zugestimmt werde, ggf. werde auch Nein gesagt.
Herr Rm Berndsen (SPD-Fraktion) stellt fest, dass die Vorlage zum IT-Konzept schlecht zu lesen sei. In Teilen müsse den Menschen, die die erforderlichen Kenntnisse haben, Vertrauen entgegen gebracht werden. Natürlich werde sich die SPD-Fraktion bei finanziellen Entscheidungen vorbehalten, zuzustimmen, abzulehnen oder sich zu enthalten. Herr Rm Berndsen sieht eher Probleme bei der Software. Bei den Haushaltsberatungen werde sicherlich deutlich werden, welche Summen auf die Stadtverwaltung Dortmund zukommen. Es werde zu diskutieren sein, was zu machen oder was nicht zu machen ist.
Beschluss:
Der Ausschuss für Personal und Organisation beschließt einstimmig bei Enthaltung durch die Fraktion Bündnis 90/Die Grünen das IT-Konzept 2011 – 2015 und beauftragt das Dortmunder Systemhaus, im Frühjahr jeden Jahres über die durchgeführten Maßnahmen des Vorjahres zu berichten.
zu TOP 4.2
Beschlüsse des Rates zum Haushaltsplan 2012 aus der Sitzung vom 15.12.2011
hier: Aufhebung des Kürzungsbeschlusses beim Dortmunder Systemhaus für das Jahr 2012
Empfehlung
(Drucksache Nr.: 06672-12)
Herr Rm Becker teilt mit, dass die Fraktion FDP/Bürgerliste sich bei dieser Vorlage enthalten werde.
Herr Rm Schilff bittet bei dieser Vorlage aufgrund der ersten, nicht eindeutigen Abstimmung darum, ein zweites Mal abzustimmen.
Beschluss:
Der Ausschuss für Personal und Organisation empfiehlt mit Mehrheit der Stimmen der SPD-Fraktion gegen die Stimmen der CDU-Fraktion bei Enthaltung der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen, der Fraktion FDP/Bürgerliste und der Fraktion Die Linke dem Rat der Stadt, folgenden Beschluss zu fassen:
Der Rat der Stadt Dortmund hebt seinen Beschluss vom 15.12.2011 (lfd. Nr. 8) über die Senkung des Zuschussbedarfs für das Dortmunder Systemhaus für das Haushaltsjahr 2012 auf. Der Rat ermächtigt den Stadtkämmerer, überplanmäßige Aufwendungen zu genehmigen. Die Verwaltung berichtet im vierten Quartal über die wirtschaftliche Entwicklung des Dortmunder Systemhauses, so dass eine sachgerechte Haushaltsberatung für 2013 möglich ist.
Herr Rm Schilff schließt die öffentliche Sitzung um 15:50 Uhr.
| T ö l c h | S k o d z i k |
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