Niederschrift (öffentlich)

über die 3. Sitzung des Ausschusses für Personal und Organisation
am 18.11.2014
Ratssaal, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund


Sitzungsdauer: 15:00 - 17:35 Uhr

Anwesend:

a) Stimmberechtigte Mitglieder:

SPD-Fraktion

Rm Schilff, Vorsitzender
Rm Balzer
Rm Gottwald - nicht anwesend -
RM Heymann
Rm Lührs
Rm Schnittker

CDU-Fraktion

Rm Bartsch
Rm Krause
Rm Penning
Rm Suck
Rm Grollmann i. V. für Rm Waßmann
Rm Weber
Fraktion Bündnis 90/Die Grünen
Rm Brunsing
sB Gurowietz
Rm Stackelbeck

Fraktion Die Linke & Piraten

Rm Dr. Tautorat
sB Dr. Tödt

Fraktion FDP/Bürgerliste

sB Wlost

Fraktion AfD

Rm Bohnhof

b) Verwaltung

Herr Plätz, 11/AL
Herr Müller, 11/stv. AL
Herr Dr. Potthoff, 3/1-BL
Frau Wolfs, FB 1 – Gleichstellungsstelle bis 16 Uhr
Herr Meyer, Personalrat Stadtverwaltung Dortmund
Herr Grehl, Personalrat Stadtverwaltung Dortmund
Frau Skodzik, 2/Dez.-Büro

Veröffentlichte Tagesordnung:

1. Regularien

1.1 Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift

1.2 Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW

1.3 Feststellung der Tagesordnung

2. Haushalt

2.1 Maßnahmen zur Haushaltskonsolidierung im Bereich Personal und Organisation
- mündlicher Bericht

2.1.1 Entwicklung Personalaufwand
Vorschlag zur TO (CDU-Fraktion)
(Drucksache Nr.: 14352-14)

2.1.2 Einstellungspraxis für die Ausbildung im mittleren Dienst
Vorschlag zur TO (CDU-Fraktion)
(Drucksache Nr.: 14353-14)

2.1.3 Entwicklung der Anzahl der Mitarbeiter in der Stadtverwaltung
Vorschlag zur TO (CDU-Fraktion)
(Drucksache Nr.: 14354-14)

2.1.4 Überlastungsanzeigen
Vorschlag zur TO (CDU-Fraktion)
(Drucksache Nr.: 14355-14)

2.1.5 Außertarifliche Verträge mit städtischen Bediensteten
Vorschlag zur TO (CDU-Fraktion)
(Drucksache Nr.: 14356-14)

2.1.6 Personalentwicklungskonzept Tiefbauamt
Vorschlag zur TO (CDU-Fraktion)
(Drucksache Nr.: 14357-14)

2.1.7 Sachstandsberichte Aufgabenkritik
Vorschlag zur TO (CDU-Fraktion)
(Drucksache Nr.: 14358-14)

2.1.8 Zugriff elektronischer Stellenplan
Vorschlag zur TO (Fraktion B'90/Die Grünen)
(Drucksache Nr.: 14365-14)


Die öffentliche Sitzung des Ausschusses für Personal und Organisation wird durch den Ausschussvorsitzenden, Herrn Rm Schilff, um 15:00 Uhr eröffnet und geleitet.

Vor Eintritt in die Tagesordnung stellt Herr Rm Schilff fest, dass der Ausschuss ordnungsgemäß eingeladen wurde sowie beschlussfähig ist.


1. Regularien

zu TOP 1.1
Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift

Zur Mitunterzeichnung der Niederschrift wird Herr Rm Bohnhof (Fraktion AfD) benannt.


zu TOP 1.2
Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW

Herr Rm Schilff als Vorsitzender weist auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW hin und bittet, dieses zu beachten, sofern es im Einzelfall zutreffen sollte.


zu TOP 1.3
Feststellung der Tagesordnung

Die Verwaltung schlägt vor, die Tagesordnung um die Vorlage „Einbringung des Haushaltsplanentwurfes 2015“, Empfehlung (Drucksache Nr.: 14257-14) als TOP 2.0. zu erweitern. Hierzu liegt ein Schreiben zur Dringlichkeit vom 04.11.2014 vor.

Der Ausschuss für Personal und Organisation erkennt die Dringlichkeit für die Vorlage allgemein an und stimmt einstimmig zu, die Vorlage in die Tagesordnung aufzunehmen.

Die Tagesordnung wird mit dieser Erweiterung einstimmig festgestellt.


2. Haushalt

zu TOP 2.0
Einbringung des Haushaltsplanentwurfes 2015
Empfehlung
(Drucksache Nr.: 14257-14)

Herr Rm Schilff als Ausschussvorsitzender weist darauf hin, dass die Haushaltsberatungen der Fachausschüsse bis zum 04.02.2015 durchzuführen sind. Daher wird die für den 05.02.2015 geplante Sitzung des Ausschusses für Personal und Organisation vorgezogen und am 22.01.2015 stattfinden.

In Verbindung mit der Einbringung des Haushaltsplanentwurfs spricht Herr StD/StK Stüdemann insbesondere die Punkte, die den Ausschuss für Personal und Organisation betreffen, an. Die Sozialausgaben steigen weiter, zusätzliche Kosten entstehen u. a. durch weitere Unterkünfte für Flüchtlinge, die Beschulung zugewanderter Kinder etc.. Im Jahr 2015 ist mit Zusatzkosten in Höhe von 10 Mio. € zu rechnen.
Herr StD/StK Stüdemann geht davon aus, dass der Haushalt am 19.02.2015 beschlossen werden kann, im März 2015 könnte dieser der Bezirksregierung vorgelegt werden, so dass die Bezirksregierung den Haushalt voraussichtlich erst nach der Beantwortung verschiedener Fragen frühestens im Mai 2015 genehmigen werde.
Zur Zeit sind verschiedene Führungspositionen frei, durch die vorläufige Haushaltsführung habe dies auch quantitative Auswirkungen. Finanzielle Folgen haben u. a. auch die geplanten reduzierten Ausbildungszahlen ab 2015 und damit verbunden die geringere Anzahl an Übernahmen in 2018. Früher wurde über Bedarf ausgebildet, nun werde bedarfsgerecht ausgebildet. Zudem werde ab 2017 eine stärkere Altersabwanderung einsetzen, die jährliche Altersfluktuation liegt bei 130 – 150 Personen.
Insgesamt macht Herr StD/StK Stüdemann darauf aufmerksam, dass das Risiko hoch sei, einen nicht genehmigungsfähigen Haushalt zu bekommen.

Herr Rm Tölch bittet im Namen der SPD-Fraktion, den Haushalt heute nur einzubringen, da zunächst die fraktionsinterne und danach fraktionsübergreifende Diskussion erfolgen müsse. Für ihn stellen sich die Fragen, was machbar und leistbar ist, und welche Ausgleiche z. B. für die Reduzierung der Auszubildenden zu bringen sind.

Herr Rm Suck erklärt für die CDU-Fraktion, dass heute die erste Lesung erfolge, er sieht hier die Verantwortung des Personalausschusses und bezeichnet den Haushalt als schwierigen Spagat.

Auf die Frage des Herrn Rm Suck nach der Reduzierung der Ausbildungsplatze in der Kernverwaltung gibt Herr Plätz an, dass die Feuerwehr als Fachbereich bei der Konsolidierungsmaßnahme der Reduzierung der Auszubildenden für das Einstellungsjahr 2015 und der Reduzierung der Ausbildungsübernahmen 2018 ausgenommen werden musste. Es wurde überprüft, in welchen Ausbildungsberufen eine Reduzierung der Auszubildenden erfolgen kann.

Auf die Nachfrage des Herrn Rm Suck, ob es sich um Verwaltungsfachangestellte, Diplomverwaltungswirte und Bachelors handelt, sagte Herr StD/StK Stüdemann zu, dass eine fachbereichsscharfe Liste vorgelegt werden könne.

Herr Rm Bohnhof sieht für die Fraktion AfD das Ziel der Haushaltsgenehmigung, aber es müsse geschaut werden, welche Reduzierungen nötig und auch sozialverträglich sind.

Frau Rm Dr. Tautorat (Fraktion Die Linke & Piraten) hält es für wichtig, den Haushaltsplanentwurf einzubringen und die Diskussion um Einsparmöglichkeiten zu beginnen. Sie nimmt Bezug auf das Schreiben des Personalrates zum Haushalt 2015 und ist der Meinung, dass Berechnungen nicht auf dem demografischen Wandel basieren können. In diesem Zusammenhang spricht sie an, dass ihr Städte bekannt seien, die nicht im Bereich der Kindertageseinrichtungen reduzieren.

Nach Angaben des Herrn StD/StK Stüdemann gab es im Personalbereich bisher keine dramatischen Änderungen, zuletzt wurden 200 Auszubildende pro Jahr eingestellt.
Im Bereich der Dortmunder Kindertagesstätten finden Einstellungen statt, er empfiehlt, Städte zu vergleichen. Die Zahlen können nicht einfach nebeneinander gestellt werden.

Herr Rm Schilff berichtet, dass er sich in den nächsten vier Wochen mit Vertretern von Haushaltssicherungsstädten treffen werde, um sich mit ihnen über die finanzielle Situation der Kommunen auszutauschen.

Frau Rm Stackelbeck (Fraktion Bündnis 90/Die Grünen) findet eine Haushaltssicherung für die Stadt Dortmund nicht erstrebenswert. Der Vorschlag, die Zahl der Auszubildenden zu reduzieren, passe nicht mit dem doppelten Abitur-Jahrgang zusammen.
Frau Rm Stackelbeck bittet um eine Aufstellung der einzusparenden Ausbildungsplätze, differenziert nach Ausbildungsgängen, Kernverwaltung, StA 37 etc.

Herr Rm Schilff fordert die Verwaltung auf anzugeben, wieviele Personen unterjährig bei der Stadt Dortmund eingestellt werden und um welche Berufe es sich handelt. Er hält es für hilfreich, eine Auflistung der Einstellungen zur nächsten Sitzung des Ausschusses zur Verfügung zu stellen.

Herr StD/StK Stüdemann sagt eine entsprechende Auflistung der Einstellungen, sortiert nach Fachbereichen, zu.

Herr sB Tödt (Fraktion Die Linke & Piraten) stellt die beiden Themen der geplanten Parkpreiserhöhung und des Abbaus des Personalbudgets nebeneinander. Seines Erachtens führt eine Reduzierung des Personalbudgets zu einer erhöhten Arbeitsleistung, zudem ist vorgesehen, von den Mitarbeitern/innen einen Parkpreis zu fordern, so dass er darin eine versteckte Gehaltskürzung sieht.

Hierzu stellt Herr StD/StK Stüdemann fest, dass eine Haushaltskonsolidierung nicht auf dem Rücken des Personals ausgetragen werde.

Herr Rm Suck bittet, in die zugesagte Auflistung aufzunehmen, welche Stellen refinanziert werden.

Herr StD/StK Stüdemann gibt an, dass in Jugendfreizeitstätten bisher mit Honorarkräften gearbeitet wurde. In einem zulässigen Verfahren komme es zu Neueinstellungen.
Auf Nachfrage des Herrn Rm Suck erläutert er, dass im Tiefbauamt Einstellungen vorgesehen sind, um durch Organisation der Arbeit den Winterdienst nicht mehr einkaufen zu müssen. Insgesamt entstehe dadurch ein minimaler Mehraufwand, aber kein wirtschaftlicher Schaden

Frau Rm Dr. Tautorat bemerkt, dass in Jugendfreizeitstätten ihres Erachtens weiterhin Personalmangel herrsche und Unterstützungskräfte notwendig sind.

Herr StD/StK Stüdemann berichtet, dass Honorarkräfte für Ferienaktionen etc. genutzt werden, daneben gebe es die fest eingestellten Mitarbeiter/-innen. Unterstützungskräfte seien Mitarbeiter/-innen, die sich in der Ausbildung zum Sozialarbeiter/-innen befinden.

Beschluss:
Der Ausschuss für Personal und Organisation wird die Haushaltsberatungen in seiner Sitzung am 22.01.2015 durchführen, so dass die Vorlage „Einbringung des Haushaltsplanentwurfes 2015“ (Drucksache Nr.: 14257-14) in diese Sitzung vertagt wird.


2.1 Maßnahmen zur Haushaltskonsolidierung im Bereich Personal und Organisation

zu TOP 2.1.1
Entwicklung Personalaufwand
Vorschlag zur TO (CDU-Fraktion)
(Drucksache Nr.: 14352-14)
- Stellungnahme zum TOP (CDU-Fraktion) (Drucksache Nr.: 14352-14-E1)
- Stellungnahme der Verwaltung (Drucksache Nr.: 14352-14-E2)


Die CDU-Fraktion stellt mit Schreiben vom 05.11.2014 folgende Bitte um Stellungnahme (Drucksache Nr.: 14352-14-E1):

„… die CDU-Fraktion bittet die Verwaltung um eine Stellungnahme zu folgenden Fragestellungen:
1. Wie hat sich der Personalaufwand der Stadtverwaltung in den Jahren von 2011 bis 2013 entwickelt (Angaben bitte differenziert nach Kernverwaltung und Eigenbetriebe)?
2. Wie wird sich der voraussichtliche Personalaufwand im Jahr 2014 entwickeln (Angaben bitte differenziert nach Kernverwaltung und Eigenbetriebe)?
3. Inwieweit wurde in den Jahren 2011 bis 2013 die vom Rat beschlossene Reduzierung des Personalbudgets um 2% p.a. eingehalten?
4. Wird die vom Rat beschlossene Reduzierung des Personalbudgets um 2% p.a. voraussichtlich im Jahr 2014 eingehalten?“


Hierzu liegt zur Sitzung eine Stellungnahme der Verwaltung vom 11.11.20.14 (Drucksache Nr.: 14352-14-E2) vor:

„… zu den in von der CDU vorgebrachten Fragen nehme ich wie folgt Stellung:

1. Wie hat sich der Personalaufwand der Stadtverwaltung in den Jahren von 2011 bis 2013 entwickelt (Angaben bitte differenziert nach Kernverwaltung und Eigenbetrieben)?

Siehe Anlage.

2. Wie wird sich der voraussichtliche Personalaufwand im Jahr 2014 entwickeln (Angaben
bitte differenziert nach Kernverwaltung und Eigenbetrieben)?

Siehe Anlage.

3. Inwieweit wurde in den Jahren 2011 bis 2013 die vom Rat beschlossene Reduzierung des Personalbudgets um 2 % p.a. eingehalten?

Im Jahr 2011 wurde vom Rat der Stadt Dortmund ein überplanmäßiger Mehrbedarf im Bereich der steuerbaren Personalaufwendungen in Höhe von 2,75 Mio. € beschlossen. Dieser Mehrbedarf entstand überwiegend durch Tarif- und Besoldungssteigerungen, die in der tatsächlichen Höhe zum Zeitpunkt der Haushaltsplanaufstellung für das Jahr 2011 noch nicht bekannt waren (in der Haushaltsplanung 2011 war eine Besoldungserhöhung von 1,0 % berücksichtigt). Sofern die steuerbaren Personalaufwendungen um die Auswirkungen der über die Planung hinausgehenden Tarif- und Besoldungssteigerung als nicht beeinflussbare Effekte bereinigt werden, wurde die vom Rat beschlossene Personalaufwandsreduzierung um 1,5 % im Jahr 2011 eingehalten (2 % Einsparung waren ab dem Jahr 2012 beschlossen worden). Über die Auswirkungen der Tarif- und Besoldungserhöhung hinausgehende externe Einstellungen wurden durch Refinanzierungen ermöglicht (z.B. Bildungs- und Teilhabepaket).

Im Jahr 2012 wurden vom Rat der Stadt Dortmund Mehrbedarfsvorlagen für den Bereich der steuerbaren Personalaufwendungen in Höhe von insgesamt 9,6 Mio. € beschlossen. Auch im Jahr 2012 waren für einen großen Teil davon Tarif- und Besoldungssteigerungen in Höhe von ingesamt 9,1 Mio. € verantwortlich. Darüber hinaus gab es bei der Stadt Dortmund Aufgabenzuwächse (z.B. der elektronische Aufenthaltstitel und die Schulsozialarbeit), für die jedoch keine Finanzierung durch Bund und Land erfolgte. Die hierfür erforderlichen externen Einstellungen verursachten ebenfalls einen großen Teil des Mehrbedarfes. Berücksichtigt man den kommunalen Aufgabenzuwachs ohne die entsprechende Finanzierung und dazu die höher als geplant ausgefallene Tarifsteigerung, wurde die vom Rat beschlossene Personalaufwandsreduzierung von 2 % im Jahr 2012 weitgehend eingehalten.

Für die Haushaltsplanung 2013 wurde das Personal- und Organisationsamt beauftragt, ein auskömmliches Personalaufwandsbudget auf Basis einer detaillierten Personalinventur zu kalkulieren. Das Personalaufwandsbudget zur Finanzierung des vorhandenen Personals sowie unabweisbarer externer Einstellungen wurde mit den Fachämtern abgestimmt. Eine Mehrbedarfsvorlage für den Bereich der steuerbaren Personalaufwendungen war im Haushaltsjahr 2013 nicht erforderlich.

4. Wird die vom Rat beschlossene Reduzierung des Personalbudgets um 2 % p.a. voraussichtlich im Jahr 2014 eingehalten?

Voraussichtlich werden auch im Jahr 2014 die im Haushaltsplan enthaltenen steuerbaren
Personalaufwendungen nicht überschritten. Die nachträgliche Besoldungserhöhung für die
Jahre 2013 und 2014, die am 05.11.2014 vom Landtag beschlossen wurde, ist hierbei
bereits berücksichtigt.“


Auf Nachfrage des Herrn Rm Bohnhof (Fraktion AfD) gibt Herr StD/StK Stüdemann an, dass bei der Beantwortung der Fragen der Aufwand und Ertrag genannt wurden, da dies die für die Ergebnisrechnung relevanten Größen seien.

Beschluss:
Der Ausschuss für Personal und Organisation nimmt die Stellungnahme der Verwaltung vom 11.11.20.14 (Drucksache Nr.: 14352-14-E2) zur Kenntnis.


zu TOP 2.1.2
Einstellungspraxis für die Ausbildung im mittleren Dienst
Vorschlag zur TO (CDU-Fraktion)
(Drucksache Nr.: 14353-14)
- Zusatz- /Ergänzungsantrag zum TOP (CDU-Fraktion) (Drucksache Nr.: 14353-14-E1)
- Stellungnahme der Verwaltung (Drucksache Nr.: 14353-14-E2)


Folgender Zusatz-/Ergänzungsantrag der CDU-Fraktion vom 05.11.2014 (Drucksache Nr.: 14353-14-E1) liegt dem Ausschuss für Personal und Organisation vor:

„… die CDU-Fraktion im Ausschuss für Personal und Organisation stellt zu o.g. Tagesordnungspunkt folgenden Antrag und bittet um Beratung und Beschlussfassung:

Der Ausschuss für Personal und Organisation beschließt, dass zukünftig bevorzugt Bewerber für die Laufbahn des mittleren Dienstes einzustellen sind, die nicht über die allgemeine Hochschulreife (Abitur) verfügen. Die Stellenausschreibungen und das Einstellungsverfahren
sind zur Erfüllung dieser Vorgabe entsprechend rechtssicher auszugestalten.

Begründung
Insbesondere im mittleren Dienst gibt es einen hohen Personalbedarf. In den letzten Jahren wurden überwiegend Abiturienten für diese Laufbahn eingestellt. Diese haben zum Teil die Verwaltung später wieder verlassen oder sich um einen möglichst zeitnahen Aufstieg in den gehobenen Dienst bemüht. In der Folge kann trotz entsprechender Ausbildungszahlen der Personalbedarf im mittleren Dienst langfristig nur schwer gedeckt werden. Es sind daher künftig bevorzugt solche Personen für die Laufbahn des mittleren Dienstes einzustellen, von denen zu erwarten ist, dass sie auch nach Abschluss der Ausbildung langfristig für eine entsprechende Tätigkeit im mittleren Dienst zur Verfügung stehen. Weitere Ausführungen ggf. mündlich.“


Nachfolgende Stellungnahme der Verwaltung vom 11.11.2014 (Drucksache Nr.: 14353-14-E2) haben die Mitglieder des Ausschusses erhalten:

„… zu der o. g. Anfrage nehme ich wie folgt Stellung:

An der Effizienz und Durchführung des bestehenden Auswahlverfahrens wird unter Berücksichtigung der rechtlichen Rahmenbedingungen kontinuierlich gearbeitet.

Um praktische Erfahrungen der Bewerber/innen stärker als bisher zu berücksichtigen, wird zum Beispiel ab dem Einstellungsjahr 2015 ein berufsfeldbezogenes Praktikum in den Entscheidungsprozess zur Besetzung der Ausbildungsstellen mit einbezogen.

In diesem Zusammenhang wurde ebenfalls geprüft, die Ausschreibung der Ausbildungsberufe auf bestimmte Schulabschlüsse zu begrenzen. Eine entsprechende Anfrage beim Rechtsamt der Stadt Dortmund ergab allerdings, dass eine rechtssichere Umsetzung nicht möglich ist.

Hierbei ist zu berücksichtigen, dass eine Beeinträchtigung der Zugangsgleichheit nach Art. 33 Abs. 2 GG vorliegt, wenn – im Vergleich zu einem/einer Mitbewerber/in – Befähigung, fachliche Leistung und Eignung bei der Besetzung eines konkreten öffentlichen Amtes unberücksichtigt bleiben oder nicht angemessen gewürdigt werden. Dies wäre jedoch der Fall, sofern sich nicht Bewerber/innen mit einem bestimmten (höherwertigen) Schulabschluss auf einen Ausbildungsberuf bewerben können.

In den letzten Jahren fand jedoch eine kontinuierliche Erhöhung der Zahl der Ausbildungsangebote für Schüler(innen) mit Hauptschulabschluss nach Klasse 10 statt.

Alle Berufe, in denen es rechtlich möglich ist, wurden für das Einstellungsjahr 2015 für
Schüler(innen) mit dem Hauptschulabschluss der Klasse 10 Typ A geöffnet.


.“

Herr Rm Suck (CDU-Fraktion) begründet den vorliegenden Antrag.

Herr Rm Tölch (SPD-Fraktion) verweist auf die Stellungnahme der Verwaltung. Er vertritt die Auffassung, dass kein Beschluss gefasst werden dürfe, jemand mit einer höheren Qualifikation für den mittleren Dienst einzustellen. Es könnten rechtssichere Kriterien für Einstellungen im mittleren Dienst geschaffen werden.

Frau RM Stackelbeck (Fraktion Bündnis 90/Die Grünen) hält es für erforderlich, die Anforderungen für den mittleren Dienst konkret zu fassen. Hier sei auf rechtmäßiges Verhalten zu achten.

Auf Frage des Herrn Rm Suck, wie der Personalrat das Thema sehe, erklärt Herr Meyer, dass die Stadt Dortmund bzw. der Rat der Stadt bestimme, wen die Stadtverwaltung einstelle. Die Kriterien für Einstellungen werden festgelegt

Herr Rm Suck ist der Meinung, dass keiner daran gehindert werden solle, im Rahmen des Aufstiegs aufzusteigen, eine/n Abiturienten/in hält er für den mittleren Dienst für überqualifiziert.

Auf Vorschlag des Herrn StD/StK Stüdemann, das Thema in 2015 durch die Verwaltung konzeptionell ausarbeiten zu lassen und das Ergebnis anschließend dem Ausschuss vorzulegen, gibt Herr Rm Suck (CDU-Fraktion) sein Einverständnis, den Antrag zunächst als eingebracht zu betrachten und in 2015 erneut aufzurufen.

Beschluss:
Die Mitglieder des Ausschusses für Personal und Organisation nehmen die Stellungnahme der Verwaltung vom 11.11.2014 (Drucksache Nr.: 14353-14-E2) zur Kenntnis.
Der vorgelegte Antrag der CDU-Fraktion vom 05.11.2014 (Drucksache Nr.: 14353-14-E1) wird als eingebracht betrachtet und in 2015 zu einem späteren Zeitpunkt behandelt.


zu TOP 2.1.3
Entwicklung der Anzahl der Mitarbeiter in der Stadtverwaltung
Vorschlag zur TO (CDU-Fraktion)
(Drucksache Nr.: 14354-14)
- Stellungnahme zum TOP (CDU-Fraktion) (Drucksache Nr.: 14354-14-E1)
- Stellungnahme der Verwaltung (Drucksache Nr.: 14354-14-E2)


Die CDU-Fraktion hat dem Ausschuss nachfolgende Bitte um Stellungnahme vom 05.11.2014 (Drucksache Nr.: 14354-14-E1) vorgelegt:

„… die CDU-Fraktion bittet die Verwaltung um eine Stellungnahme zu folgenden Fragestellungen:
1. Wie wird sich die Anzahl der Mitarbeiter in der Stadtverwaltung in den kommenden Jahren wahrscheinlich entwickeln (perspektivisch bis 2025)?
2. Welche Annahmen liegen dieser perspektivischen Entwicklung zugrunde (u.a. jährliche Einstellungen durch Ausbildung und externe Einstellungen)?
3. Mit welcher Annahme wurde die Möglichkeit zur Rente mit 63 in dieser perspektivischen Entwicklung berücksichtigt?“


Folgende Stellungnahme der Verwaltung vom 11.11.2014 (Drucksache Nr.: 14354-14-E2) liegt dem Ausschuss vor:

„… die mit Antrag vom 05.11.2014 vorgelegte Bitte um Stellungnahme der CDU-Fraktion zum Tagesordnungspunkt 2.1.3 „Entwicklung der Anzahl der Mitarbeiter in der Stadtverwaltung“ beantworte ich wie folgt:

1. Wie wird sich die Anzahl der Mitarbeiter in der Stadtverwaltung in den kommenden Jahren wahrscheinlich entwickeln (perspektivisch bis 2025)?
Die Prognose des Personalkörpers berücksichtigt Einflussgrößen in einem aktuell abschätzbaren Umfang. An dieser Stelle möchte ich zunächst darauf hinweisen, dass zum jetzigen Zeitpunkt weder abzusehen ist, wie sich die Aufgabenentwicklung - bezogen auf den zeitlich weit gefassten Horizont - im Jahr 2025 darstellen wird, welche Überlegungen zwischenzeitlich zu Standardreduzierungen angestellt wurden, noch welche finanziellen Rahmenbedingungen für die Stadt Dortmund gelten werden.

Derzeit wird davon ausgegangen, dass sich die Anzahl der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter perspektivisch bis zum Jahr 2025 um etwa 17 % auf rund 6.540 Beschäftigte (vollzeitverrechnet gerundet) verringern wird. Ich verweise in diesem Zusammenhang auf die Präsentation des Personal- und Organisationsamtes zum Personalbericht 2013 in der Sitzung des Ausschusses für Personal und Organisation am 18.09.2014.

2. Welche Annahmen liegen dieser perspektivischen Entwicklung zugrunde (u.a. jährliche Einstellungen durch Ausbildung und externe Einstellungen)?
Die Annahmen, die der Prognose des Personalkörpers zugrunde liegen, ergeben sich aus Erfahrungswerten bei Personalbewegungen der letzten Jahre, die mit gegenwärtigen Erkenntnissen angereichert werden.
Es werden sowohl Zu- als auch Abgänge einbezogen. Derzeit werden unter Berücksichtigung aktueller Beschlusslagen folgende Annahmen unterstellt:
- rd. 170 Zugänge jährlich aufgrund von Ausbildungsübernahmen sowie unbefristeten, externen Einstellungen (Betrachtung analog zum Personalbericht, d.h. Stammpersonal ohne Jobcenter),
- natürliche altersbedingte Fluktuation (prozentuale Staffelung ab dem 60. Lebensjahr) sowie
- sonstige Fluktuation im Umfang von rund 1 %.

Diese Rahmenbedingungen werden bei der Erstellung neuer Prognosen regelmäßig auf ihre Gültigkeit – auch vor dem Hintergrund politischer Beschlüsse – geprüft und ggf. angepasst.

3. Mit welcher Annahme wurde die Möglichkeit zur Rente mit 63 in dieser
perspektivischen Entwicklung berücksichtigt?
Da die Prognose bezüglich der altersbedingten Fluktuation bereits Beschäftigte ab dem 60. Lebensjahr prozentual gestaffelt einbezieht, wird bei perspektivischen und damit längerfristigen Betrachtungen davon ausgegangen, dass es sich lediglich um eine um maximal zwei Jahre zeitlich vorgezogene Fluktuation handelt. Diese findet außerdem ihre Berücksichtigung in der regelmäßigen Überprüfung der Rahmenbedingungen.“

Beschluss:
Der Ausschuss für Personal und Organisation nimmt die Stellungnahme der Verwaltung vom 11.11.2014 (Drucksache Nr.: 14354-14-E2) zur Kenntnis.


zu TOP 2.1.4
Überlastungsanzeigen
Vorschlag zur TO (CDU-Fraktion)
(Drucksache Nr.: 14355-14)
- Stellungnahme zum TOP (CDU-Fraktion) (Drucksache Nr.: 14355-14-E1)
- Stellungnahme der Verwaltung (Drucksache Nr.: 14355-14-E2)
- Stellungnahme zum TOP (Fraktion B'90/Die Grünen) (Drucksache Nr.: 14355-14-E3)
- Stellungnahme der Verwaltung (Drucksache Nr.: 14355-14-E4)


Dem Ausschuss für Personal und Organisation liegt folgende Bitte um Stellungnahme der CDU-Fraktion vom 05.11.2014 (Drucksache Nr.: 14355-14-E1) vor:

„… die CDU-Fraktion bittet die Verwaltung um eine Stellungnahme zu folgenden Fragestellungen:
1. Für welche Bereiche der Stadtverwaltung (Aufgliederung nach Abteilungen der Stadtämter) bestehen derzeit Überlastungsanzeigen der Bediensteten?
2. Seit wann bestehen diese Überlastungsanzeigen jeweils?“


Zudem liegt dem Ausschuss folgende Stellungnahme der Verwaltung vom 11.11.2014 (Drucksache Nr.: 14355-14-E2) vor:

„… zu den gestellten Fragen zum Thema „Überlastungsanzeigen“ nehme ich wie folgt Stellung:
- Es gibt eine bestehende generelle Regelung zu Arbeitsrückständen in der Allgemeinen Geschäftsanweisung. Wenn Geschäftsvorfälle nicht innerhalb eines Monats nach Eingang bearbeitet werden können und es absehbar ist, dass sie auch nach einem weiteren Monat nicht erledigt werden können, hat die zuständige Sachbearbeitung die Arbeitsrückstände ihrer Führungskraft schriftlich anzuzeigen. Es ist eine gemeinsame Lösung zu finden, die schriftlich festzuhalten ist. Die nächsthöhere Ebene ist zu informieren, wenn keine gemeinsame Lösung gefunden werden kann. Die Fachbereiche regeln ggf. abweichende Fristen.
- Über den Umfang und ggf. die Dauer von Anzeigen zu Arbeitsrückständen bzw. Überlastungen besteht kein zentraler Überblick, da diese individuellen Vorgänge wie oben beschrieben in den einzelnen Fachbereichen eigenverantwortlich praktiziert werden.
- Das Personal- und Organisationsamt wird erst dann eingeschaltet, wenn der Fachbereich die Angelegenheit nicht mehr selbst regeln kann. Dies kann erfolgen, wenn im größeren Umfang Rückstände bzw. Belastungen entstanden sind und eine Personalbemessung erforderlich
wird (z. B. Jugendhilfedienste).“


Außerdem gibt es die Bitte um Stellungnahme der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen vom 12.11.2014 (Drucksache Nr.: 14355-14-E3):

„… in Ergänzung zu Tagesordnungspunkt 2.1.4 bittet die Fraktion Bündnis 90/DIE GRÜNEN
um die Beantwortung der nachfolgenden Fragen:
1) Wie hoch ist die Anzahl der Überlastungsanzeigen differenziert nach Aufgabenbereichen innerhalb der Stadtverwaltung?
2) Wie ist der Verfahrensablauf in der Stadtverwaltung nach dem Eingang einer Überlastungsanzeige?
3) Welche Konsequenzen werden aus einer Überlastungsanzeige für den Aufgabenbereich sowie für die Dienststelle gezogen?
4) Welche Veränderungen ergeben sich für die einzelnen Mitarbeiter/-innen nach einer Überlastungsanzeige?“


Hierzu liegt eine Stellungnahme der Verwaltung vom 13.11.2014 (Drucksache Nr.: 14355-14-E4) vor:

„… zu den gestellten Fragen zum Thema „Überlastungsanzeigen“ nehme ich wie folgt Stellung:

- Anzahl der Überlastungsanzeigen: Über den Umfang und ggf. die Dauer von Anzeigen zu Arbeitsrückständen bzw. Überlastungen besteht kein zentraler Überblick, da diese individuellen Vorgänge in den einzelnen Fachbereichen eigenverantwortlich bearbeitet werden. Das Personal- und Organisationsamt wird erst dann eingeschaltet, wenn der Fachbereich die Angelegenheit nicht selbst regeln kann. Dies kann erfolgen, wenn im größeren Umfang Rückstände bzw. Belastungen entstanden sind und eine Personalbemessung erforderlich wird.
- Verfahrensablauf: Es gibt eine bestehende generelle Regelung zu Arbeitsrückständen in der Allgemeinen Geschäftsanweisung. Wenn Geschäftsvorfälle nicht innerhalb eines Monats nach Eingang bearbeitet werden können und es absehbar ist, dass sie auch nach einem weiteren Monat nicht erledigt werden können, hat die zuständige Sachbearbeitung die Arbeitsrückstände ihrer Führungskraft schriftlich anzuzeigen. Es ist eine gemeinsame Lösung zu finden, die schriftlich festzuhalten ist. Die nächsthöhere Ebene ist zu informieren, wenn keine gemeinsame Lösung gefunden werden kann. Die Fachbereiche regeln ggf. abweichende Fristen.
- Konsequenzen und Veränderungen: Die Gründe für Rückstände bzw. Belastungen sind sehr differenziert, so dass die zu ergreifenden Maßnahmen passgenau sein müssen. Ergebnisse können z. B. sein: Neuaufteilung Sachgebiete bei Rückständen in einem einzelnen Sachgebiet, Personalbemessung vornehmen, Arbeitsabläufe überprüfen oder Unterstützung bei der Abarbeitung von Rückständen.“


Frau Rm Stackelbeck (Fraktion Bündnis 90/Die Grünen) hält eine andere Umgangsweise, als in der Stellungnahme der Verwaltung dargestellt, für erforderlich. Ihr sei nicht klar, woher das Personal- und Organisationsamt wisse, wo mehr Personal gebraucht werde. Sie erkennt in der Überlastungsanzeige eine Möglichkeit, auf Missstände hinzuweisen.

Herr Meyer stellt dar, dass der Personalrat die Überlastungsanzeigen der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sammelt, so dass er einen ziemlich guten Überblick über die Anzeigen besitze. Das größte Problem sei, dass der Personalrat häufig mündlich informiert werde, so dass diese Informationen schlecht verwertbar sind. Der Personalrat hätte gerne eine Dienstvereinbarung zu diesem Thema abgeschlossen, die bisher aber nicht abgeschlossen wurde.

Herr Rm Suck (CDU-Fraktion) zeigt sich überrascht, dass kein konkreteres Bild von der Verwaltung abgegeben werden könne.

Herr StD/StK Stüdemann stellt heraus, dass das Thema der Überlastungsanzeigen viele Facetten habe. Nicht jede/r traue sich, eine Überlastungsanzeige zu schreiben. Er kenne das Thema aus den Monats- und Vierteljahresgesprächen mit dem Personalrat und benennt beispielhaft als betroffene Fachbereiche Stadtkasse und Steueramt, den Jugendhilfedienst, das Sozialamt, die Städtische Immobilienwirtschaft. Die Gründe, eine Überlastungsanzeige zu schreiben, sind vielfältig, u. a. auch wenn ein/e Vorgesetzte/r nicht beliebt ist oder ein/e Mitarbeiter/in befürchtet, in Haftung genommen wird.
Herr StD/StK Stüdemann werde sich mit der vom Personalrat gewünschten Dienstvereinbarung und dem Thema insgesamt auseinandersetzen. Er schlägt vor, das Thema im nächsten Jahr erneut aufzurufen.

Herr Rm Schilff wird das Thema im ersten Halbjahr 2015 wieder auf die Tagesordnung setzen.

Herr Rm Penning (CDU-Fraktion) hält die Instrumente für wirkungslos, er stellt sich evaluierbare Zahlen vor, ist aber mit einer Behandlung im ersten Halbjahr 2015 einverstanden.

Für Frau Rm Dr. Tautorat (Fraktion Die Linke & Piraten) kommt der Aspekt der Perspektive der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen insgesamt zu kurz. Dies werde ihres Erachtens schon an der Bezeichnung der „Überlastungsanzeige“ deutlich, bei den Städtischen Kliniken heißen sie „Entlastungsanzeigen“, da es darum gehe, den Mitarbeiter/die Mitarbeiterin zu entlasten.

Der Ausschuss für Personal und Organisation signalisiert Einvernehmen zum vorgeschlagenen Vorgehen.

Beschluss:
Der Ausschuss für Personal und Organisation nimmt die Stellungnahmen der Verwaltung vom 11.11.2014 und 13.11.2014 (Drucksache Nr.: 14355-14-E2 und E4) zur Kenntnis.

Das Thema der Überlastungsanzeigen wird im ersten Halbjahr 2015 erneut behandelt.


zu TOP 2.1.5
Außertarifliche Verträge mit städtischen Bediensteten
Vorschlag zur TO (CDU-Fraktion)
(Drucksache Nr.: 14356-14)
- Stellungnahme zum TOP (CDU-Fraktion) (Drucksache Nr.: 14356-14-E1)
- Stellungnahme der Verwaltung (Drucksache Nr.: 14356-14-E2)


Die Mitglieder des Ausschusses für Personal und Organisation erhalten nachfolgende Bitte um Stellungnahme der CDU-Fraktion vom 05.11.2014 (Drucksache Nr.: 14356-14-E1):

„… die CDU-Fraktion bittet die Verwaltung um eine Stellungnahme zu folgenden Fragestellungen:
1. Wie viele außertarifliche Verträge bestehen mit städtischen Bediensteten?
2. In welchen Stadtämtern arbeiten diese Bediensteten?
3. Welche Positionen bekleiden diese Bediensteten?“


Hierzu liegt dem Ausschuss eine Stellungnahme der Verwaltung vom 11.11.2014 (Drucksache Nr.: 14356-14-E2) vor:

„…. im Falle der detaillierten Beantwortung der Fragen 1.- 3. können Rückschlüsse auf personenbezogene Daten gezogen werden, die im Sinne der Beschäftigten schützenwert sind und nicht im öffentlichen Sitzungsteil beantwortet werden können.

Außertarifliche Verträge werden nur in Ausnahmefällen auf Fachbereichs- und Geschäftsbereichsleitungsebene abgeschlossen. Diese Vertragsabschlüsse werden gem. den Regelungen der Gemeindeordnung und der Hauptsatzung der Stadt Dortmund als Einzelvorlage im nichtöffentlichen Teil der jeweiligen Sitzungen, den politischen Gremien vorgelegt.“


Herr Rm Suck (CDU-Fraktion) bittet darum, in der nichtöffentlichen Sitzung eine genauere Stellungnahme abzugeben.

Beschluss:
Der Ausschuss für Personal und Organisation nimmt die Stellungnahme der Verwaltung vom 11.11.2014 (Drucksache Nr.: 14356-14-E2) zur Kenntnis und wird das Thema auch im nichtöffentlichen Sitzungsteil behandeln.


zu TOP 2.1.6
Personalentwicklungskonzept Tiefbauamt
Vorschlag zur TO (CDU-Fraktion)
(Drucksache Nr.: 14357-14)
- Stellungnahme zum TOP (CDU-Fraktion) (Drucksache Nr.: 14357-14-E1)
- Stellungnahme der Verwaltung (Drucksache Nr.: 14357-14-E2)


Die CDU-Fraktion legt folgende Bitte um Stellungnahme vom 05.11.2014 (Drucksache Nr.: 14357-14-E1) vor:

„… die CDU-Fraktion bittet die Verwaltung um eine Stellungnahme zu folgenden Fragestellungen:
1. Welche genauen Inhalte hat das Personalentwicklungskonzept des Tiefbauamtes (die Vorlage des Personalentwicklungskonzeptes wird erbeten)?
2. Ist das Personalentwicklungskonzept des Tiefbauamtes auf andere Bereiche der Stadtverwaltung übertragbar oder speziell auf die Belange des Tiefbauamtes zugeschnitten?“


Folgende Stellungnahme der Verwaltung vom 10.11.2014 (Drucksache Nr.: 14357-14-E2) liegt den Mitgliedern des Ausschusses für Personal und Organisation vor:

„… zu den gestellten Fragen nehme ich wie folgt Stellung.

Bei den Personal- und Organisationsentwicklungskonzepten handelt es sich um eine fachbereichsbezogene Analyse der Personalsituation für das Folgejahr mit Ausblick auf die nächsten Jahre. Darüber hinaus werden gleichzeitig aufgaben- und stellenbezogene Veränderungen detailliert beschrieben. Alle Fachbereiche sind aufgefordert, ein solches Konzept zu erstellen.

Die Konzepte sollen zu mehr Planungssicherheit in der Zusammenarbeit der Fachverwaltung mit der Querschnittsverwaltung in Personal- und Organisationsfragen beitragen.

Im Rahmen der Konzepte werden auch personenbezogene Einzeldaten erfasst und behandelt. Eine Weitergabe der Informationen ist aus datenschutzrechtlicher Sicht engen Grenzen gesetzt und daher nicht möglich.

Im Anschluss an die verwaltungsinterne Abstimmung der Konzepte werden die Erkenntnisse jedoch dazu genutzt, um die Haushaltsplanung der einzelnen Fachbereiche mit Argumenten zu hinterlegen bzw. stellenplanmäßige Veränderungen vorzubereiten oder den Ausbildungsbedarf sachgerecht anzupassen. Über diese Ergebnisse werden die Gremien letztlich im Rahmen der Haushaltsplanaufstellung informiert.“


Herr Plätz beschreibt die Personal- und Organisationsentwicklungskonzepte als Arbeitsgrundlage. Beginn 2014 hat der Verwaltungsvorstand ein Muster erhalten, wie ein derartiges Konzept aussehen könnte. Jetzt werde das Muster von den Fachbereichen mit Inhalten gefüllt. Z. B. bei Fragen nach Stellenmehrbedarfen greife das Personal- und Organisationsamt auf das jeweilige Konzept des Amtes zurück.

Herr Rm Tölch (SPD-Fraktion) stellt fest, dass die Konzepte unterschiedlich gestaltet sein können, aber für ihn seien Organisationsentwicklungskonzepte mehr als das, was von Herrn Plätz beschrieben wurde.

Die Personalentwicklungskonzepte bei der Stadt Dortmund sind nach Angaben des Herrn StD/StK Stüdemann namensscharf und beziehen sich vorrangig darauf, welche Aufgaben von dem jeweiligen Mitarbeiter/der jeweiligen Mitarbeiterin wahrzunehmen sind und welche Ausbildungswünsche z. B. bestehen. Er nehme den Wunsch des Ausschusses mit, dass Interesse an den Konzepten bestehe.

Für Herrn Rm Suck (CDU-Fraktion) sieht ein Personal- und Organisationskonzept anders aus, als die, die bei der Stadt Dortmund erstellt werden, für ihn sind es Personalsteuerungsinstrumente.
Für ihn ist die heutige Diskussion erst der Beginn, in der Folge ist das Thema mit Leben zu füllen. Hinein gehören für ihn die Vorstellungen, wie Fachbereiche sich verändern und Personal sich entwickelt.

Herr StD/StK Stüdemann erklärt, dass die vorliegenden Personal- und Organisationsentwicklungskonzepte aufgrund der im Rahmen der Konzepte erfassten personenbezogenen Einzeldaten aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht vorgelegt werden können.

Daher bittet Frau Rm Stackelbeck (Fraktion Bündnis 90/Die Grünen) darum, das Muster, das dem Verwaltungsvorstand vorgelegen hat, dem Ausschuss zur Kenntnis zu geben.

Herr Rm Schilff unterstützt diese Bitte als Ausschussvorsitzender.

Beschluss:
Der Ausschuss für Personal und Organisation nimmt die Stellungnahme der Verwaltung vom 10.11.2014 (Drucksache Nr.: 14357-14-E2) zur Kenntnis.


zu TOP 2.1.7
Sachstandsberichte Aufgabenkritik
Vorschlag zur TO (CDU-Fraktion)
(Drucksache Nr.: 14358-14)
- Stellungnahme zum TOP (CDU-Fraktion) (Drucksache Nr.: 14358-14-E1)
- Stellungnahme der Verwaltung (Drucksache Nr.: 14358-14-E2)


Nachfolgende Bitte um Stellungnahme der CDU-Fraktion vom 05.11.2014 (Drucksache Nr: 14358-14-E1) liegt dem Ausschuss vor:

„… die CDU-Fraktion bittet die Verwaltung um eine Stellungnahme zu folgenden Fragestellungen:
1. Für welche Tätigkeiten der Stadtverwaltung wurde der verwaltungsinterne Prozess der Aufgabenkritik zwischenzeitlich abgeschlossen?
2. Für welche Tätigkeiten der Stadtverwaltung wurde der verwaltungsinterne Prozess der Aufgabenkritik noch nicht abgeschlossen?
3. Über die Ergebnisse welcher Tätigkeiten dieser verwaltungsinternen Prozesse der Aufgabenkritik wurden die politischen Gremien bislang noch nicht informiert?
4. Wie lauten die Ergebnisse der Tätigkeiten der verwaltungsinternen Prozesse der Aufgabenkritik über die die politischen Gremien bislang noch nicht informiert wurden?“


Die Verwaltung nimmt mit folgendem Schreiben vom 11.11.2014 (Drucksache Nr.: 14358-14-E2) Stellung:

„… zu den gestellten Fragen der CDU-Fraktion nehme ich wie folgt Stellung.

Der Aufgabenkritikprozess der Stadtverwaltung Dortmund bezieht sich nicht nur auf einzelne Tätigkeiten, sondern ist flächendeckend angelegt. Mit Ausnahme der Eigenbetriebe, die durch ihre Wirtschaftpläne gesteuert werden, sind alle Fachbereiche von der Aufgabenkritik betroffen. Allerdings handelt es sich nicht nur um ein statisches Verfahren, sondern erfolgt überall dort, wo organisatorische Veränderungen durchgeführt werden.

Die Ergebnisse der aufgabenkritischen Untersuchung in einigen Fachbereichen, wie dem Vermessungs- und Katasteramt, dem Umweltamt oder dem Dortmunder Systemhaus und dem Ordnungsamt, wurden dem Ausschuss explizit zur Kenntnis vorgelegt. Durch den Aufgabenkritikprozess konnten bislang ca. 260 Planstellen eingespart werden, indem z. B. Stellenneubesetzungen verhindert wurden. Diese Einspareffekte wurden dazu genutzt, gesetzlich und politisch erforderliche Aufgabenausweitungen wahrzunehmen. Die Einsparungen wurden dadurch annähernd aufgezehrt.

Vor dem Hintergrund der sich drastisch verändernder Haushaltslage ist die zeit- und personalaufwändige aufgabenkritische Betrachtung der Fachbereiche zurückgestellt und durch die Ihnen bekannten Konsolidierungsvorschläge der einzelnen Fachbereiche ersetzt worden. Die anlassbezogene Aufgabenkritik erfolgt weiterhin.“


Frau Rm Dr. Tautorat (Fraktion die Linke & Piraten) findet gut, dass kein Personal mehr für Aufgabenkritik eingesetzt werde, sie ist dafür, dass die Organisation der Funktion folge.

Herr StD/StK Stüdemann berichtet, dass im Ausschuss für Finanzen, Beteiligungen und Liegenschaften (AFBL) am 06.11.2014 das Thema der freiwilligen Aufgaben behandelt wurde. Die Antwort an den AFBL will er dem Ausschuss zur Verfügung stellen.
Zum Thema Aufgabenkritik stellt er dar, dass das Verfahren unterstelle, dass ein/e Mitarbeiter/in sich selbst abschafft. Derzeitig werden Organisatoren an anderer Stelle benötigt, so dass nur die anlassbezogene Aufgabenkritik weiter wahrgenommen werde.

Herr Rm Suck (CDU-Fraktion) nimmt als Ergebnis aus der Stellungnahme der Verwaltung mit, dass das Thema der Aufgabenkritik nicht mehr existiere. Für seine Fraktion sei es nichtsdestotrotz ein wichtiges Thema, da es wichtig sei zu entscheiden, welche Leistung mit welchem Standard erbracht werde.

Herr StD/StK Stüdemann verdeutlicht, dass der Aufwand der Aufgabenkritik in keinem guten Verhältnis zum Ertrag stehe. Er rate davon ab, die Stadtverwaltung mit Aufgabenkritik zu überziehen.

Für Frau Rm Stackelbeck (Fraktion Bündnis 90/Die Grünen) steht die Aufgabenkritik in Verbindung zum Personal- und Organisationskonzept, und es stellt sich die Frage, welche Aufgabe wichtig sei.

Auf die Nachfrage des Herrn Rm Suck (CDU-Fraktion), warum die Ergebnisse der Aufgabenkritik nie in die Politik gelangt sind, erläutert Herr Müller, dass seit 2010 in verschiedensten Fachbereichen - beispielhaft nennt er u. a. das Stadtplanungs- und Bauordnungsamt sowie das Umweltamt - aufgabenkritische Untersuchungen durchgeführt wurden. Hierzu gab es auch verschiedene Vorlagen an den Ausschuss für Personal und Organisation APO) .

Herr Rm Bartsch (CDU-Fraktion) ist der Auffassung, dass die freiwilligen Leistungen von aufgabenkritischen Betrachtungen getrennt werden sollten.

Frau Rm Stackelbeck (Fraktion Bündnis 90/Die Grünen) erkennt bei der Aufgabenkritik kein Konzept, bei ihrem Arbeitgeber werden im Rahmen der Aufgabenkritik die Abläufe angeschaut und insgesamt werde eine Vereinfachung der Prozesse angestrebt.

Für Herrn Rm Suck ist es wichtig, dass die Politik eingebunden wird und das Thema mit ihr diskutiert werde. Dazu müsse sie informiert sein.

Her Plätz verweist auf die in der Vergangenheit in den APO zum Thema Aufgabenkritik eingebrachten und dort auch diskutierten Vorlagen.

Beschluss:
Der Ausschuss für Personal und Organisation nimmt die Stellungnahme der Verwaltung vom 11.11.2014 (Drucksache Nr.: 14358-14-E2) zur Kenntnis.


zu TOP 2.1.8
Zugriff elektronischer Stellenplan
Vorschlag zur TO (Fraktion B'90/Die Grünen)
(Drucksache Nr.: 14365-14)
- Zusatz- /Ergänzungsantrag zum TOP (Fraktion Bündnis 90/Die Grünen) (Drucksache Nr.: 14365-14-E1)
- Stellungnahme der Verwaltung (Drucksache Nr.: 12034-14-E1)


Dem Ausschuss für Personal und Organisation liegt folgende Zusatz-/Ergänzungsantrag der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen vom 05.11.2014 (Drucksache Nr.: 14365-14-E1) vor:

„… die sachkundigen Bürgerinnen und Bürger des Ausschusses für Personal und Organisation haben bislang keinen Zugriff auf den elektronischen Stellenplan.
Die Fraktion Bündnis 90/Die Grünen bittet darum, den sachkundigen Bürgerinnen und Bürgern, wie verabredet, die Zugriffsmöglichkeit unverzüglich einzurichten.
Als technische Vorlage könnte das Verfahren, wie es auch den Bezirksvertretungen für das Gremieninformationssystem angeboten wird, dienen.

Begründung:
Mit der Drucksache DS-09554-13 vom 11.April 2013 hat der Ausschuss beschlossen, sich regelmäßig über den Stellenplan informieren zu können. In der Novembersitzung 2013 wurde die zzt. gültige elektronische Version der Auswertung beschlossen. In dieser Sitzung versprach der Kämmerer auch, eine (papierlose) Zugriffsmöglichkeit für die sachkundigen Bürgerinnen und Bürger des Ausschusses einzurichten. Bisher haben sie allerdings keinen Zugriff und damit ein Informationsdefizit gegenüber den Ausschuss-Mitgliedern.“


Dem Ausschuss liegt folgende Stellungnahme der Verwaltung vom 17.03.2014 (Drucksache Nr.: 12034-14-E1) vor:

„… ich bitte die beigefügte Stellungnahme zur Anfrage der CDU-Fraktion für die Sitzung des Ausschusses für Personal und Organisation am 27.03.2014 vorzusehen.

In der APO-Sitzung am 07.11.2013 wurde ein Prototyp eines möglichen elektronischen Stellenplanes vorgestellt. In der anschließenden Diskussion sind darüber hinaus folgende Wünsche gestellt bzw. Forderungen erhoben und seitens der Verwaltung zugesagt worden:

- Ausweitung der Zugriffsrechte auf alle Ratsmitglieder und sachkundigen Bürger/innen, soweit keine datenschutzrechtlichen Bedenken bestehen. Für die Personen, die nicht am elektronischen Ratssystem DORAT teilnehmen, werden die Informationen über die Fraktionsgeschäftsstellen zur Verfügung gestellt.
- Die geforderte Information Personal und Geschlechterdifferenzierung soll zusätzlich dargestellt werden.
- Eine Übersicht zu überplanmäßigen Personal pro Fachbereich soll erstellt werden, da diese Daten nicht aus dem Stellenplan entnommen werden können.

Nach entsprechender datenschutzrechtlicher Prüfung können die nicht personenbeziehbaren
Daten allen Ratsmitgliedern zur Verfügung gestellt werden.

Aufgrund der Anregungen wurden folgende Informationen für Sie bereitgestellt. Hierbei wurde berücksichtigt, dass die Informationen im System auswertbar vorhanden sein müssen, um manuelle Pflegearbeit zu vermeiden. Die Darstellungen vom Umfang bzw. der Detailtiefe müssen noch "lesbar" bzw. gut "auswertbar" sein. Insofern ist es zu einzelnen Betrachtungen wie der Geschlechterdifferenzierung besser, anstelle einer alles umfassenden Tabelle eine einzelne übersichtliche Darstellung zu wählen, als aus einer überladenen Datenmenge, die weder auf einer Querseite noch auf einem Bildschirm lesbar anzeigbar sind, sich die benötigten Daten zusammen zu suchen.

Folgende Informationen sollen in der Datenbank unter der Schaltfläche "Stellenplan APO" zur Verfügung gestellt werden:

A. Stellenplan

Quartalsweise Zusammenstellung der Stellenplandaten, unterteilt nach Fachbereichen, Funktionen und Eingruppierungen mit den pflichtigen Stellenplanvermerken (KW = künftig wegfallend und KU = künftig umzuwandeln). Daneben ist die Information der Stellenbesetzung zum Stichtag angegeben und entsprechende Summierungen vorgenommen worden. Als Hilfestellung zu den verwendeten Begrifflichkeiten wurde ein Dokument "Erläuterungen zum elektronischen Stellenplan zusätzlich eingestellt.

B. Personalwirtschaftliche Zusatzinformationen

Neben den "Erläuterungen zu personalwirtschaftlichen Begriffen" wurden zu weiteren diskutierten personalwirtschaftlichen Fragestellungen unter der Überschrift "Personalwirtschaftliche Zusatzinformationen zum Stand 31.12.13" vier themenbezogene Tabellen erstellt:
I. Verteilung der Beschäftigten nach Dezernaten und Fachbereichen – Entwicklung des Personalbestandes mit den beiden Vorjahren und Aufteilung des aktuellen Bestandes nach Geschlecht.
II. Personalveränderungen 2013 nach Fachbereichen - Entwicklung des Personalbestandes vom 01.01. bis zum 31.12. unter Angabe der Gründe externer Fluktuation, Neueinstellungen, Wiedereintritte, Veränderungen Arbeitszeit und interne Fluktuation.
III. Planmäßig und überplanmäßig Beschäftigte nach Fachbereichen – Differenzierung zwischen planmäßigen Einsätzen i. S. d. Stellenplanes und überplanmäßigen Einsätzen. Die überplanmäßigen Einsätze werden unterteilt in die Rubriken "Vorgriff Stellenplan" (= Stellen werden mit dem nächsten Stellenplan und der entsprechenden Ratsvorlage neu geschaffen), "in Planstellen zu bringen" (= Beschäftigte sind vorübergehend aus personalwirtschaftlichen oder organisatorischen Gründen noch in keine Planstelle eingewiesen) und "besondere Beschäftigungsverhältnisse" (= u.a. befristet beschäftigtes Personal z. B. Saisonarbeiter/innen, Beschäftigte in Projekten) aufgeteilt und entsprechend summiert.

C. Geschäfts- und Dezernatsverteilung

Aus dieser Übersicht lässt sich entnehmen, welche Fachbereiche welchen Dezernaten zugeordnet sind. Dies ist u.a. hilfreich bei der Orientierung im elektronischen Stellenplan, da dort die Fachbereiche ebenfalls nach Dezernaten sortiert sind.

D. Organigramme

Zu jedem Fachbereich gibt es ein Organigramm, aus dem der organisatorische Aufbau der Dezernatsbüros und der Fachbereiche entnommen werden kann. Hier ist dann auch eine weitere Untergliederung der Organisationseinheiten auf Bereichsebene und eine Aufgabenzuordnung zu entnehmen. Vorangestellt ist ein Inhaltsverzeichnis mit Seitenangaben zur schnelleren Orientierung.

In der linken Spalte der Datenbank (Navigationsleiste) können unter dem Begriff "Lesebereich" zwei Ansichtsarten eingestellt werden:
I. nach Kategorie - z. B. alle Stellenplaninformationen auf einen Blick
II. nach Datum - z. B. alle aktuellen stellenplanmäßigen, personalwirtschaftlichen und organisatorischen Informationen zu einem bestimmten Zeitpunkt.

Mit dem Aufbau eines quartalsmäßigen Berichtes "Stellenplan" können durch entsprechenden Abgleich Veränderungen, wie Zugänge und Abgänge von Stellen, nachvollzogen werden.

Alle gewünschten Informationen lassen sich im Rahmen des elektronischen Stellenplanes leider nicht abbilden bzw. würden so unübersichtlich werden, dass eine sinnvolle Informationsverarbeitung nicht mehr gegeben ist:
- Daten zur Fremdfinanzierung können, da im Stellenplansystem SAP aktuell nicht hinterlegt, nicht zur Verfügung gestellt werden.
- Eine weitere Untergliederung des Stellenplanes auf Bereichs- statt auf Fachbereichsebene würde zu einer Erweiterung des elektronischen Stellenplanes von z. Zt. 48 Seiten auf rd. 300 Seiten führen.
- Differenzierung von Teilzeitbeschäftigungen im Einzelfall können nicht mit dem Stellenplan kombiniert werden, da dies eine ganz spezielle Betrachtung ist. Hierfür müssten alle Stellen einzeln aufgeführt werden (rd. 9.300 Stellen entspricht rd. 1.900 Seiten).
- Weitere Stellenplanvermerke als KW und KU-Vermerke sind im Stellenplan nicht hinterlegt. Unter anderem Beurlaubte als nicht aktive Beschäftigte bzw. abgeordnete Beschäftigte sind überplanmäßig geführt und nicht Teil des Stellenplans.
- Eine Differenzierung zwischen den Begriffen "Stellenplan Soll" und "Stellenplan Ist" wird so bei der Stadt nicht vorgenommen. Der o. g. Stellenplan bildet alle Stellen ab und aus den Zusatzangaben zur Besetzung kann entnommen werden, wie der Personalbestand (= Ist) sich zum Stellenbestand (= Soll) verhält.
- Der elektronische Stellenplan erfüllt nicht die rechtlichen Anforderungen an den darzustellenden Stellenplan als Anlage des Haushaltsplanes nach § 79 GO NW. Gemäß § 8 Gemeindehaushaltsverordnung hat der Stellenplan die im Haushaltsjahr erforderlichen Stellen der Beamtinnen und Beamten und der nicht nur vorübergehend beschäftigten Bediensteten auszuweisen. Stellen von Beamtinnen und Beamten in Einrichtungen von Sondervermögen, für die Sonderrechnungen geführt werden, sind gesondert aufzuführen. Im Stellenplan ist ferner für jede Besoldungs- und Entgeltgruppe die Gesamtzahl der Stellen für das Vorjahr sowie der am 30. Juni des Vorjahres besetzten Stellen anzugeben. Wesentliche Abweichungen vom Stellenplan des Vorjahres sowie geplante zukünftige Veränderungen sind zu erläutern. Daneben ist eine Übersicht über die vorgesehene Aufteilung der Stellen des Stellenplans auf die Produktbereiche, soweit diese nicht auszugsweise den einzelnen Teilplänen beigefügt sind, und eine Übersicht über die vorgesehene Zahl der Nachwuchskräfte und der informatorisch beschäftigten Dienstkräfte beizufügen. Hierbei handelt es sich um eine u.a. für die Bezirksregierung und die Öffentlichkeit spezielle Zusammenstellung der Stellenplandaten.

Mit den Ihnen elektronisch zur Verfügung gestellten Informationen zu Stellenplan, Personalwirtschaft und Organisation haben Sie eine Fülle von Informationen, die um die halbjährige Vorlage "Personalangelegenheiten gemäß § 22 der Hauptsatzung" und den jährlichen Personalbericht ergänzt werden.“


Herr sB Gurowietz begründet den Antrag der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen.

Herr StD/StK Stüdemann weist darauf hin, dass die sachkundigen Bürger/innen über die Fraktionsgeschäftsstellen Zugriff auf den elektronischen Stellenplan haben.

Herr Plätz ergänzt, dass die Ratsmitglieder, die an doRat teilnehmen, den elektronischen Stellenplan über ihre persönliche Ansicht auf Notes-Basis erhalten. Die anderen Ratsmitglieder und die sachkundigen Bürger/innen können über die Geschäftstelle der Fraktion Einblick nehmen.

Herr Meyer-Jäkel erklärt, dass geprüft werden müsse, ob das Dortmunder Systemhaus in der Lage ist, einen abgespeckten Zugriff für sachkundige Bürger und Bürgerinnen zu schaffen. Das Verfahren mit einem Zugriff über die Fraktionsgeschäftsstellen hält er für den besseren Weg.

Herr Rm Bartsch (CDU-Fraktion) hält es für ausreichend, dass ein Zugriff über die Fraktionsgeschäftsstellen möglich ist.

Nach der Diskussion gibt Herr sB Gurowietz an, dass er eine einfache Möglichkeit sucht, den elektronischen Stellenplan zu nutzen. Er ist damit einverstanden, dass der Antrag nicht zur Abstimmung gestellt wird.

Herr Meyer-Jäkel sagt zu, dass er die Möglichkeiten eines Zugriffs auf den elektronischen Stellenplan, u. a. für die sachkundigen Bürger und Bürgerinnen, prüfen und anschließend dem Ausschuss darüber berichten wird.

Beschluss:
Der Ausschuss für Personal und Organisation nimmt die Stellungnahme der Verwaltung vom 17.03.2014 (Drucksache Nr.: 12034-14-E1) zur Kenntnis, über den Antrag wird nicht abgestimmt.



Die öffentliche Sitzung wird um 17.35 Uhr durch den Ausschussvorsitzenden, Herrn Rm Schilff, geschlossen.



S c h i l f fB o h n h o f S k o d z i k
VorsitzenderRatsmitgliedSchriftführerin
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