über die 22. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses
am 12.09.2019
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund




Sitzungsdauer: 15:10 - 15:50 Uhr


Anwesend:

1. Stimmberechtigte Mitglieder:

SPD-Fraktion
Rm Heinz-Dieter Düdder

Rm Carsten Giebel
Rm Gudrun Heidkamp i. V. f. Rm Hans-Peter Hoffmann

CDU-Fraktion
Rm Dr. Jürgen Eigenbrod, stellv. Vorsitzender
Rm Reinhard Frank
Rm Benedikt Penning
Rm Joachim Pohlmann
Rm Udo Reppin
Rm Uwe Wallrabe


Fraktion B90/Die Grünen
Rm Svenja Noltemeyer
Rm Friedrich Fuß i. V. f. Rm Claudia Plieth
Rm Martina Stackelbeck

Fraktion Die Linke & Piraten
Rm Dr. Petra Tautorat, Vorsitzende
Rm Christian Gebel

Fraktion FDP/Bürgerliste
Rm Lars Rettstadt i. V. f. Rm Markus Happe

Fraktion AfD
Rm Andreas Urbanek

2. Verwaltung

Herr Rüddenclau, FB 20	Frau Kulozik, EB 52
Herr Sänger, FB 20	Herr Dr. Brandstätter, EB 52
Frau Ben Sassi, FB 20	Herr Flenner, FB 65
Herr Ehinger, EB 42	Frau Uehlendahl, FB 66
Frau Böker, FB 33	Herr Heynen, EB 68
Herr Hennekemper, FB 51	Herr Niggemann, EB 70
Herr Bonan, FB 51	Herr Konzack, FB 10
Herr Funck, FB 51
Herr Süshardt, FB 50
Herr Tschöpe, FB 50

3. Rechnungsprüfungsamt

Frau Seybusch	Frau Litschke
Frau Jäger	Herr Vorspohl
Herr Frank

Veröffentlichte Tagesordnung:

Tagesordnung (öffentlich)

für die 22. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses,
am 12.09.2019, Beginn 15:00 Uhr,
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund



1. Regularien

1.1 Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift

1.2 Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW

1.3 Feststellung der Tagesordnung


1.4 Genehmigung der Niederschrift über die 21. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 06.06.2019


2. Prüfungsberichte

2.1 Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Dortmund zum 31. Dezember 2018 - PB 37/2019
Beschluss/Empfehlung
(Drucksache Nr.: 15074-19)

2.2 Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Dortmund zum 31.12.2018 des Sonderhaushalts Kohlgartenstiftung - PB 25/2019
Beschluss/Empfehlung
(Drucksache Nr.: 14860-19)

2.3 Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Dortmund zum 31.12.2018 des Sonderhaushalts Grabpflegelegate - PB 34/2019
Beschluss/Empfehlung
(Drucksache Nr.: 14912-19)

2.4 Prüfung des Beschaffungswesens im Theater - PB 29/2019
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 14868-19)

2.5 Prüfung von zwei Theaterproduktionen - PB 36/2019
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 15031-19)

2.6 Prüfung des Fundbüros bei den Bürgerdiensten - PB 35/2019
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 14893-19)

2.7 Aktenprüfung im Jugendamt - Wirtschaftliche Jugendhilfe (stationär) - PB 28/2019
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 14871-19)

2.8 Prüfung der Baumfäll- und -fräsarbeiten im Tiefbauamt sowie in den Eigenbetrieben Friedhöfe und Sport- und Freizeitbetriebe - PB 30, 31, 32/2019
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 14901-19)

2.9 Prüfung der Handwerkerkopplung in der Städtischen Immobilienwirtschaft - PB 33/2019
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 14913-19)

2.10 Prüfung des Rechnungs-, Beschaffungs- und Vertragswesens im Dortmunder Systemhaus - PB 27/2019
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 14870-19)

3. Verschiedenes

3.1 Sachstandsberichte des Rechnungsprüfungsamtes

3.1.1 Sachstandsbericht über die dauernde Überwachung der Zahlungsabwicklung 1. HJ 2019
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 15135-19)

3.1.2 Sachstandsbericht "Prüfung von Vergabe- und Beschaffungsmaßnahmen im 1. Halbjahr 2019"
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 15148-19)

3.1.3 Sachstandsbericht "Prüfung von Fördermaßnahmen im 1. Halbjahr 2019"
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 15137-19)

3.2 Sachstandsberichte der Verwaltung

3.2.1 Sachstandsbericht des Dezernats Bauen und Infrastruktur zur Geschäftsanweisung "Prüfung technischer Rechnungsbelege"
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 15167-19)

3.2.2 Sachstandsbericht des Dortmunder Systemhauses zur Prüfung "Laufende Programmänderungen"
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 15052-19)

4. Sonstiges

4.1 Zwischenbericht Zukunftsprogramm Dortmund
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 14504-19)

4.2 Sachstandsbericht Zuwanderung aus Südosteuropa 2019
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 14826-19)




Die Sitzung wird von der Vorsitzenden, Frau Dr. Tautorat, um 15:10 Uhr eröffnet und geleitet.

Vor Eintritt in die Tagesordnung stellt die Vorsitzende fest, dass zur heutigen Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses fristgemäß eingeladen wurde und der Ausschuss beschlussfähig ist und weist auf die Sitzungsaufzeichnung gem. § 29 Abs. 6 Satz 5 der Geschäftsordnung für den Rat der Stadt, seine Ausschüsse, Kommissionen und die Bezirksvertretungen hin.


1. Regularien

zu TOP 1.1
Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift

Zur Mitunterzeichnung der Niederschrift wird Rm Giebel benannt.


zu TOP 1.2
Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW

Die Vorsitzende weist auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW hin und bittet, dieses zu beachten, sofern es im Einzelfall zutreffen sollte.


zu TOP 1.3
Feststellung der Tagesordnung

Die Tagesordnung wird wie veröffentlicht festgestellt.


zu TOP 1.4
Genehmigung der Niederschrift über die 21. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 06.06.2019

Die Niederschrift über die 21. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 06.06.2019 wird genehmigt.


2. Prüfungsberichte

zu TOP 2.1
Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Dortmund zum 31. Dezember 2018 - PB 37/2019
Beschluss/Empfehlung
(Drucksache Nr.: 15074-19)

Frau Jäger, stellv. Fachbereichsleiterin des Rechnungsprüfungsamtes (FB 14), erläutert die Prüfungsergebnisse anhand eines Handouts. Sie geht ausführlich auf die Prüfungsinhalte ein und weist darauf hin, dass nach den aktuellen Bestimmungen der Gemeindeordnung der Rechnungsprüfungsausschuss den Jahresabschluss und den Lagebericht unter Einbeziehung des Prüfungsberichtes des Rechnungsprüfungsamtes prüft.
Im Rahmen der Prüfung sei im Wesentlichen zu beurteilen, ob die Vermögens- u. Schuldenlage sowie die Ertrags- und Finanzlage der Tatsache entsprechend dargestellt werden. Mit einbezogen in die Prüfung seien die vom RPA bei den unterjährig durchgeführten Prüfungsaktivitäten gewonnenen Erkenntnisse. Frau Jäger informiert über die positiven und negativen Entwicklungen im Rechnungswesen und stellt anhand der einzelnen Positionen der Bilanz und der Ergebnis- und Finanzrechnung die Prüfungsergebnisse dar.
Ebenso sei die Haushaltsbewirtschaftung geprüft worden. Die Managementsysteme seien zur Ermittlung der Chancen und Risiken geeignet. Mit dem gesamtstädtischen Investitions-controlling sollten Haushaltsplanung und Mittelabfluss besser synchronisiert werden. Dies sei noch nicht in Gänze gelungen. Hervorzuheben sei das positive Jahresergebnis von 20,3 Mio. €, welches zu einer Erhöhung des Eigenkapitals um 1,6 % geführt habe. Erstmalig seit Jahren sei der Haushalt somit ausgeglichen. Die Finanzlage der Stadt zeige sich insbesondere an der Entwicklung bei den Tagesbeständen an Liquiditätskrediten. Diese bewegten sich seit 2016 mit rund 1,6 Milliarden € auf einem annähernd gleich hohen Niveau.

Abschließend fasst Frau Jäger zusammen, dass das Rechnungsprüfungsamt nach Abwägung aller Feststellungen zum Ergebnis gekommen sei, einen uneingeschränkten Bestätigungsvermerk zu erteilen. Jahresbericht und Lagebericht seien ordnungsgemäß. Sie empfiehlt den Mitgliedern des Rechnungsprüfungsausschusses, sich den Prüfungsergebnissen des Rechnungsprüfungsamtes anzuschließen.


Der Rechnungsprüfungsausschuss fasst einstimmig folgenden Beschluss:

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Dortmund zum 31. Dezember 2018 durch das Rechnungsprüfungsamt zur Kenntnis. Der Rechnungsprüfungsausschuss macht sich die Feststellungen des Rechnungsprüfungsamtes zu eigen, billigt den vom Oberbürgermeister bestätigten und am 23. Mai 2019 in den Rat eingebrachten Jahresabschluss und Lagebericht und bittet das Rechnungsprüfungsamt, den gemäß § 59 GO NRW n. F. erforderlichen Bericht des Ausschusses an den Rat der Stadt Dortmund zu erstellen.

Der Rechnungsprüfungsausschuss empfiehlt dem Rat, folgenden Beschluss zu fassen:

Der Rat der Stadt Dortmund stellt den vom Rechnungsprüfungsausschuss geprüften Jahresabschluss der Stadt Dortmund zum 31. Dezember 2018 fest und entlastet den Oberbürgermeister aus diesem geprüften Abschluss. Gleichzeitig beschließt er, dass der im Jahresabschluss 2018 ausgewiesene Jahresüberschuss in Höhe von 20.293.336,12 € der Ausgleichsrücklage zugeführt wird.


zu TOP 2.2
Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Dortmund zum 31.12.2018 des Sonderhaushalts Kohlgartenstiftung - PB 25/2019
Beschluss/Empfehlung
(Drucksache Nr.: 14860-19)

Der Rechnungsprüfungsausschuss fasst einstimmig folgenden Beschluss:

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung des Jahresabschlusses des Sonderhaushalts Kohlgartenstiftung zum 31.12.2018 durch das Rechnungsprüfungsamt zur Kenntnis. Der Rechnungsprüfungsausschuss macht sich die Feststellungen des Rechnungs-prüfungsamtes zu eigen, billigt den vom Oberbürgermeister bestätigten und am 28.03.2019 in den Rat eingebrachten Jahresabschluss und Lagebericht und bittet das Rechnungsprüfungsamt, den gemäß § 59 GO NRW n. F. erforderlichen Bericht des Ausschusses an den Rat der Stadt Dortmund zu erstellen.

Der Rechnungsprüfungsausschuss empfiehlt dem Rat, folgenden Beschluss zu fassen:

Der Rat der Stadt Dortmund stellt den vom Rechnungsprüfungsausschuss geprüften Jahresabschluss des Sonderhaushalts Kohlgartenstiftung zum 31.12.2018 fest und entlastet das Kuratorium aus diesem geprüften Jahresabschluss.


zu TOP 2.3
Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Dortmund zum 31.12.2018 des Sonderhaushalts Grabpflegelegate - PB 34/2019
Beschluss/Empfehlung
(Drucksache Nr.: 14912-19)

Der Rechnungsprüfungsausschuss fasst einstimmig folgenden Beschluss:

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung des Jahresabschlusses des Sonderhaushalts Grabpflegelegate zum 31.12.2018 durch das Rechnungsprüfungsamt zur Kenntnis. Der Rechnungsprüfungsausschuss macht sich die Feststellungen des Rechnungsprüfungsamtes zu eigen, billigt den vom Oberbürgermeister bestätigten und am 28.03.2019 in den Rat eingebrachten Jahresabschluss und Lagebericht und bittet das Rechnungsprüfungsamt, den gemäß § 59 GO NRW n. F. erforderlichen Bericht des Ausschusses an den Rat der Stadt Dortmund zu erstellen.

Der Rechnungsprüfungsausschuss empfiehlt dem Rat, folgenden Beschluss zu fassen:

Der Rat der Stadt Dortmund stellt den vom Rechnungsprüfungsausschuss geprüften Jahresab-schluss des Sonderhaushalts Grabpflegelegate zum 31.12.2018 fest und entlastet den Oberbürgermeister aus diesem geprüften Jahresabschluss. Gleichzeitig verringert sich durch den Ratsbeschluss der nicht durch Eigenkapital gedeckte Fehlbetrag des Sonderhaushalts
Grabpflegelegate durch den Jahresüberschuss 2018.


zu TOP 2.4
Prüfung des Beschaffungswesens im Theater - PB 29/2019
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 14868-19)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.5
Prüfung von zwei Theaterproduktionen - PB 36/2019
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 15031-19)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.6
Prüfung des Fundbüros bei den Bürgerdiensten - PB 35/2019
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 14893-19)

Auf Nachfrage von Rm Spieß (SPD) teilt Frau Böker, stellv. Fachbereichsleiterin der Bürgerdienste (FB 33), mit, dass die auf die Bedürfnisse des Fundbüros zugeschnittene Arbeitsanweisung im Entwurf fertiggestellt sei.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.7
Aktenprüfung im Jugendamt - Wirtschaftliche Jugendhilfe (stationär) - PB 28/2019
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 14871-19)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.8
Prüfung der Baumfäll- und -fräsarbeiten im Tiefbauamt sowie in den Eigenbetrieben Friedhöfe und Sport- und Freizeitbetriebe - PB 30, 31, 32/2019
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 14901-19)

Rm Spieß (SPD) fragt, ob die interdisziplinäre Anpassung der Arbeitsanweisung bereits umgesetzt und - an die Sport- und Freizeitbetriebe gerichtet -, ob die dortige Dienstanweisung bereits wirksam geworden sei.

Nach Aussage von Frau Kulozik, Geschäftsbereichsleiterin Parkanlagen der Sport- u. Freizeitbetriebe (FB 52), seien alle Strukturen angepasst und das Vier-Augen-Prinzip initiiert worden. Der fachliche Teil der Dienstanweisung liege bereits im Entwurf vor.

Rm Gebel (Die Linke/Piraten) fragt, ob die Unterschiede der einzelnen Fachverfahren bekannt seien und ob schon mal über eine Konsolidierung der Verfahren nachgedacht worden sei?

Frau Uehlendahl, Fachbereichsleiterin des Tiefbauamtes (FB 66), erläutert, dass im FB 66 mit dem GRIS (Grünflächen-Informations-System) das neueste Fachverfahren im Einsatz sei. Im Vorfeld habe hierzu ein Präqualifikationsverfahren stattgefunden. Es sei daher im Tiefbauamt bekannt, was die anderen Fachbereiche nutzen und umgekehrt. Für ein weiteres Rollout bei anderen Fachbereichen stehe das Tiefbauamt gerne hilfreich zur Verfügung.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.9
Prüfung der Handwerkerkopplung in der Städtischen Immobilienwirtschaft - PB 33/2019
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 14913-19)

Rm Gebel (Die Linke/Piraten) bezieht sich auf die Feststellungen hinsichtlich der unzureichenden Dokumentation von Auftragsvergaben und bittet zu erläutern, um welche Fälle es sich hierbei handelt.

Herr Flenner, stellv. Fachbereichsleiter der Städt. Immobilienwirtschaft (FB 65), nennt einige Fallkonstellationen.
Auf Nachfrage von Rm Frank (CDU) führt Herr Flenner weiter aus, dass die noch fehlende IKS-Beschreibung mit der Dienstanweisung abgeglichen und nach Erstellung des prozessbezogenen IKS ergänzt werden solle.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.10
Prüfung des Rechnungs-, Beschaffungs- und Vertragswesens im Dortmunder Systemhaus - PB 27/2019
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 14870-19)

Rm Spieß (SPD) fragt, wann die in der Stellungnahme angesprochene Abstimmung mit dem Vergabe- und Beschaffungszentrum (FB 19) stattfinden solle.

Herr Konzack, Bereichsleiter im Dortmunder Systemhaus (FB 10), erläutert, dass es bisher auf Grund von Terminproblemen noch kein gemeinsames Gespräch gegeben habe. Man habe inzwischen aber einen Termin für den 26.11.2019 festgelegt. In der Zwischenzeit würden bereits weitere Vorarbeiten erledigt.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


3. Verschiedenes

3.1 Sachstandsberichte des Rechnungsprüfungsamtes

zu TOP 3.1.1
Sachstandsbericht über die dauernde Überwachung der Zahlungsabwicklung 1. HJ 2019
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 15135-19)

Bezüglich der Aussetzung von Mahnungen im Fachbereich Stadtkasse und Steueramt (FB 21) stellt Rm Stackelbeck (B90/Die Grünen) folgende Fragen:

1. Wie hoch wäre der Personalaufwand im Bereich „Mahnwesen“, um Mindererträge durch das Aussetzen von Mahnläufen zu vermeiden?

zu TOP 3.1.3
Sachstandsbericht "Prüfung von Fördermaßnahmen im 1. Halbjahr 2019"
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 15137-19)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den Sachstandsbericht zur Kenntnis.


3.2 Sachstandsberichte der Verwaltung

zu TOP 3.2.1
Sachstandsbericht des Dezernats Bauen und Infrastruktur zur Geschäftsanweisung "Prüfung technischer Rechnungsbelege"
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 15167-19)

Frau Seybusch, Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes (FB 14), ergänzt, dass laut aktueller Information die Dienstanweisungen nunmehr in allen Fachbereichen des Dezernats auch formell in Kraft getreten seien.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den Sachstandsbericht zur Kenntnis.


zu TOP 3.2.2
Sachstandsbericht des Dortmunder Systemhauses zur Prüfung "Laufende Programmänderungen"
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 15052-19)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den 2. Sachstandsbericht des Dortmunder System-hauses zur Kenntnis.


4. Sonstiges

zu TOP 4.1
Zwischenbericht Zukunftsprogramm Dortmund
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 14504-19)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den Zwischenbericht „Zukunftsprogramm“ zur Kenntnis.


zu TOP 4.2
Sachstandsbericht Zuwanderung aus Südosteuropa 2019
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 14826-19)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den „Sachstandsbericht Zuwanderung aus Südost-europa 2019“ zur Kenntnis.



Die öffentliche Sitzung wird von der Vorsitzenden, Frau Dr. Tautorat, um 15:50 Uhr geschlossen.




Dr. Tautorat Giebel Litschke
Vorsitzende Ratsmitglied Schriftführerin


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