über die 23. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses
am 21.11.2019
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund
Sitzungsdauer: 15:00 - 16:15 Uhr
Anwesend:
1. Stimmberechtigte Mitglieder:
SPD-Fraktion
Rm Daniel Naumann i. V. f. Rm Heinz-Dieter Düdder
| Frau Wolfs, FB 1 | Frau Hoffmann, FB 50 |
| Herr Heynen, FB 20 | Frau Turk, FB 50 |
| Herr Visarius, FB 20 | Frau Gründl, FB 50 |
| Herr Niederquell, FB 23/SV | Frau Legrand, FB 61 |
| Herr Dr. Mühlhofer, FB 41 | Herr Niggemann, FB 70 |
| Herr Lahn, FB 41 | Herrn Konzack, FB 10 |
| Herr Heitkemper, FB 41 | Herr Gerke, FB 10 |
| Herr Aschenbrenner, FB 37 | Herr Grewe, FB 11 |
| Frau Weinberg, FB 40 | Herr Rosen, FB 13 |
| Herr Skaliks, FB 57 |  |
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| Frau Seybusch | Frau Jäger |
| Frau Adamski | Frau Litschke |
| Herr Frank | Herr Wittke |
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Vor Eintritt in die Tagesordnung stellt die Vorsitzende fest, dass zur heutigen Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses fristgemäß eingeladen wurde und der Ausschuss beschlussfähig ist und weist auf die Sitzungsaufzeichnung gem. § 29 Abs. 6 Satz 5 der Geschäftsordnung für den Rat der Stadt, seine Ausschüsse, Kommissionen und die Bezirksvertretungen hin.
1. Regularien
zu TOP 1.1
Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift
Zur Mitunterzeichnung der Niederschrift wird Rm Happe benannt.
zu TOP 1.2
Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW
Die Vorsitzende weist auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW hin und bittet, dieses zu beachten, sofern es im Einzelfall zutreffen sollte.
zu TOP 1.3
Feststellung der Tagesordnung
Dem Rechnungsprüfungsausschuss liegt ein schriftlicher Antrag der Fraktion B90/Die Grünen vom 21.11.2019 vor, den Tagesordnungspunkt 2.2 der nichtöffentlichen Sitzung in Teilen in der öffentlichen Sitzung zu behandeln.
Frau Seybusch erläutert die Gründe, die sie bewogen haben, die Angelegenheit für die nichtöffentliche Sitzung vorzubereiten. Angesichts der Komplexität des Prüfungsthemas könne sie nur eine nichtöffentliche Befassung empfehlen.
Der Antrag wird mehrheitlich gegen die Stimmen der Fraktion B90/Die Grünen, der AfD-Fraktion und Rm Gebel (Fraktion die Linke/Piraten) und bei einer Enthaltung der Vorsitzenden, Frau Dr. Tautorat, abgelehnt.
Darüber hinaus wird der mündliche Antrag von Rm Urbanek (AfD), den Tagesordnungspunkt 2.1 der nichtöffentlichen Sitzung im öffentlichen Sitzungsteil zu behandeln, ebenfalls mehrheitlich gegen die Stimme von Rm Urbanek abgelehnt.
Die Tagesordnung wird sodann wie veröffentlicht festgestellt.
zu TOP 1.4
Genehmigung der Niederschrift über die 22. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 12.09.2019
Die Niederschrift über die 22. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 12.09.2019 wird genehmigt.
2. Prüfungsberichte
zu TOP 2.1
Belegprüfung im Sondervermögen "Grundstücks- und Vermögensverwaltungsfonds Dortmund" - PB 45/2019
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 15559-19)
Auf Nachfrage von Rm Spieß (SPD) bekräftigt Herr Niederquell, stellv. Fachbereichsleiter des Liegenschaftsamtes, dass die Bestimmungen des Vergaberechts grundsätzlich einzuhalten seien. Berücksichtigt werden müsse jedoch die derzeitige Baukonjunktur, in der es schwierig sei, überhaupt Auftragnehmer zu finden.
Rm Urbanek (AfD) stellt fest, dass Transparenz dringend geboten sei und fragt, wieso nicht im Buchhaltungssystem der Stadt, sondern über ein Steuerbüro abgerechnet werde.
Frau Noltemeyer (B90/Die Grünen) fragt, ob es sinnvoll sei, für Spezialimmobilien Inhouse-Lösungen zu etablieren.
Herr Niederquell erläutert, dass die Gründung des Sondervermögens „Grundstücks- und Verwaltungsfonds Dortmund“ 20 Jahre zurückliege. Ziel sei es gewesen, finanztechnisch einen möglichst unabhängigen Bereich zu schaffen, sodass das Sondervermögen auf HGB-Basis erstellt worden sei. Eine Intransparenz des Rechnungswesens sehe er hierin nicht; lediglich die Dokumentation müsse verbessert werden.
Zur Frage der Inhouse-Vergaben weist er auf die Unterschiede zwischen den Bereichen Facilitymanagement und Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten hin. Der Bereich des Facilitymanagements beinhalte umfängliche Aufgaben mit verschiedenen Facetten. Auf diesem Gebiet kenne sich die inhousefähige städt. Tochtergesellschaft sehr gut aus. Hinsichtlich der Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten werde künftig mehr Wettbewerb betrieben; er-fahrungsgemäß wäre es allerdings nicht einfach, geeignete Firmen zu finden.
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.
zu TOP 2.2
Kassenprüfung bei den Kulturbetrieben - Zentralbibliothek - PB 40/2019
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 15501-19)
Herr Dr. Mühlhofer, Leiter der Kulturbetriebe, stellt auf Nachfrage von Rm Spieß (SPD) eine Lösung für die Aufbewahrung des Tresorschlüssels für Anfang nächsten Jahres in Aussicht.
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.
zu TOP 2.3
Kassenprüfung im Ordnungsamt - PB 38/2019
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 15502-19)
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.
zu TOP 2.4
Aktenprüfung in Visa-Angelegenheiten des Ordnungsamtes - PB 52/2019
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 15494-19)
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.
zu TOP 2.5
Kassenprüfung bei der Feuerwehr - PB 42/2019
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 15531-19)
Rm Spieß (SPD) fragt, ob es inzwischen amtsinterne Prüfungen gebe.
Herr Aschenbrenner, Leiter der Feuerwehr, berichtet, dass die amtsinterne Prüfung inzwischen stattgefunden habe und das Kassenbuch nun durch Mitarbeiter*innen der Verwaltung geführt werde. Die Dienstanweisung für die Barkasse werde überarbeitet.
Zu einer Nachfrage von Rm Frank (CDU) erläutert er, dass die fehlenden Eintragungen im Kassenbuch nachgeholt worden seien und auch die jährliche Prüfung inzwischen erfolgt sei.
Rm Plieth (B90/Die Grünen) bemängelt den Umgang mit den Safe-Schlüsseln und fragt, ob es möglich sei, den Schlüsselzugriff auf wenige Personen zu begrenzen.
Herr Aschenbrenner verdeutlicht, dass zwei Schlüssel nötig seien, es gelte also ein Vier-Augen-Prinzip. Um eine ständige Verfügbarkeit zu gewährleisten, seien die Schlüssel nicht Personen, sondern Funktionsträgern zugeordnet.
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.
zu TOP 2.6
Prüfung der Schulgirokonten der Gesamtschulen - PB 49/2019
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 15957-19)
Rm Frank (CDU) fragt, wann die noch zu erledigenden Dinge abgearbeitet würden.
Frau Weinberg, Bereichsleiterin Zentrale Dienste im Fachbereich Schule, führt aus, dass die Vakanzen im Bereich der Schulsekretariate deutlich reduziert werden konnten. Dies schlage sich positiv auf die Bearbeitung der Schulgirokonten nieder.
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.
zu TOP 2.7
Prüfung der Abrechnung von Bereitschaftsdiensten der Schulhausmeister*innen beim Schulverwaltungsamt - PB 46/2019
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 15585-19)
Rm Spieß (SPD) fragt nach, wann die Information über die anrechenbaren Zeiten an die Schulhausmeister*innen gegeben werden.
Frau Weinberg, Bereichsleiterin Zentrale Dienste im Fachbereich Schule, teilt dazu mit, dass dies nach Prüfung des Abrechnungszeitraums 11/2018 bis 10/2019 erfolgen solle. Sie gehe davon aus, dass die Informationen Anfang 2020 erfolgen können.
Rm Urbanek (AfD) bittet um Information zu den Excel-Abrechnungstabellen.
Frau Weinberg führt aus, dass bisher zwei einfache Excel-Dateien genutzt worden seien. In Zusammenarbeit mit dem Dortmunder Systemhaus werde aber jetzt ein Lösungsansatz weiterentwickelt, mit dem die Fehlerquote reduziert werden solle.
Rm Stackelbeck (B90/Die Grünen) zeigt sich überrascht über den hohen Gesamtbetrag und hält es für erforderlich, dass die Vorgänge angemessen geprüft würden und absolute Transparenz hergestellt werde.
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.
zu TOP 2.8
Berechtigungsmanagement des SAP-FI/CO-Systems im Eigenbetrieb FABIDO - PB 48/2019
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 15534-19)
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.
zu TOP 2.9
Kassenprüfung bei der Produktionsschule im Sozialamt - PB 39/2019
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 15075-19)
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.
zu TOP 2.10
Belegprüfung im Eigenbetrieb Stadtentwässerung - PB 43/2019
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 15532-19)
Rm Spieß (SPD) äußert seine Verwunderung darüber, dass nach der Stellungahme des Eigenbetriebes trotz der derzeitigen Personalstruktur eine Bearbeitung des komplexen Themenbereiches nicht möglich sei, aber dennoch kurzfristig umsetzbare Verbesserungen der vergaberechtlichen Rahmenbedingungen aufgegriffen würden. Dies stehe im Widerspruch.
Herr Niggemann, kfm. Betriebsleiter der Stadtentwässerung Dortmund, stellt klar, dass es zurzeit personell nicht möglich sei, aufgrund der Komplexität ein neues Leistungsverzeichnis für einen neuen Rahmenvertrag zu erstellen. Gleichwohl würden die Feststellungen zum Anlass genommen, aktuell umsetzbare Optimierungen durchzuführen. Hierzu würden u. a. Verbesserungen in den Bereichen Dokumentation und Störfallbeseitigung gehören.
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.
zu TOP 2.11
Zentrales Berechtigungsmanagement des SAP-FI/CO-Systems beim Dortmunder Systemhaus - PB 47/2019
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 14838-19)
Rm Urbanek (AfD) möchte wissen, wie die Rechtevergabe zukünftig organisatorisch geregelt werde und wie oft die Beschäftigten des Dortmunder Systemhauses in der Vergangenheit auf den Superuser bzw. den Notfalluser zugegriffen hätten.
Herr Konzack, Bereichsleiter im Dortmunder Systemhaus, tritt dem Eindruck entgegen, mit den SAP-Berechtigungen würde nachlässig umgegangen. Er beschreibt, dass die Rechtevergabe und die Rollenvergabe von SAP-Berechtigungen ein dreigeteilter Prozess seien: Der Anmeldeprozess der Fachbereiche erfolge in einer Datenbank mit entsprechender Dokumentation. Dann würde im Dortmunder Systemhaus in der SAP-Anwendungsbereitstellung die benötigte Benutzerrolle kreiert. Anschließend würde diese Benutzerrolle durch eine weitere Gruppe, nämlich die, die über die umfängliche Berechtigung SAP_ALL verfüge, auf das Produktivsystem transportiert. Danach würde die eigentliche Zuordnung durch eine weitere Arbeitsgruppe im Dortmunder Systemhaus geregelt.
Auf Nachfrage von Rm Urbanek (AfD) ergänzt Herr Konzack, dass 3 Personen mit der Administration befasst seien und 5 weitere in der Lage seien, die Rollenberechtigungen auf das Produktivsystem zu transportieren. Alle Schritte würden nachvollziehbar in den Systemen dokumentiert, so dass man lückenlos feststellen könne, wer etwas zu welcher Zeit gemacht habe.
Rm Frank (CDU) hebt positiv hervor, dass das Dortmunder Systemhaus sich selbst einen Termin bis zum 31.03.2020 gesetzte habe, um die Sachen abzuarbeiten.
Rm Giebel (SPD) fragt, um welche Art von Notfällen es sich handele, in denen es zum Einsatz des Notfallusers komme.
Herr Konzack führt aus, dass seines Wissens nach in der gesamten Zeit des SAP-Einsatzes bei der Stadt Dortmund seit über 22 Jahren der Einsatz des Notfallusers noch nie nötig gewesen sei. Vorstellbar seien Szenarien, in denen z. B. eine Datenbank Inkonsistenzen habe oder bestimmte Berechtigungsprogramme nicht mehr auf SAP zugreifen könnten. Regelungen zum Umgang mit Notfällen und den entsprechenden Dokumentationsverpflichtungen sollten in dem SAP-Betriebskonzept erfolgen.
Auf Nachfrage von Rm Giebel (SPD) stellt Herr Konzack klar, dass kein*e Mitarbeiter*in des Dortmunder Systemhauses den Notfalluser nutze, sonders alles über die Berechtigung SAP_ALL geregelt werden könne. Es seien 2 Kollegen*innen bei der SAP zum Thema SAP-Berechtigungskonzept geschult worden. Die Erkenntnisse dieser Schulung würden in das SAP-Betriebskonzept zum 31.03.2020 eingebracht werden.
Es habe nur noch ein Mitarbeiter aus der SAP-Basisadministration die Berechtigung SAP_ALL. Zukünftig solle das auf Null gesetzt werden, so dass in einem Notfall dann tatsächlich der Notfalluser genutzt werden müsste.
Zu der Nachfrage von Rm Giebel (SPD), wie es denn in Anbetracht dieser Ausführungen zu den Ergebnissen der Prüfung kommen konnte, erklärt Herr Konzack, dass es tatsächlich einmal eine Situation gegeben habe, bei der ein Problem in der Produktion sehr schnell habe behoben werden müssen. Die dazu erteilte Berechtigung SAP_ALL sei aber inzwischen wieder entzogen und somit die organisatorische Trennung wieder hergestellt.
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Prüfungsergebnisse zur Kenntnis.
zu TOP 2.12
Belegprüfung im Personal- und Organisationsamt (FB 11) - PB 41/2019
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 15504-19)
Rm Klösel (SPD) verdeutlicht, dass der Einkauf außerhalb von Rahmenverträgen oftmals günstiger erscheine, hierbei der Personalaufwand für die Beschaffung aber unberücksichtigt bleibe.
Herr Grewe, Teamleiter in den Zentralen Diensten des Personal- und Organisationsamtes, führt aus, dass Gespräche mit dem Vergabe- und Beschaffungszentrum zu diesem Thema geführt würden und regelmäßig geprüft werde, ob ein Rahmenvertrag sinnvoll sei. Aktuell sei der Einkauf oftmals außerhalb von Rahmenverträgen, z. B. durch die Abnahme größerer Margen, günstiger.
Rm Stackelbeck (B90/Die Grünen) fragt nach der Möglichkeit von Ausnahmeregelungen.
Frau Seybusch, Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes, hebt hervor, dass hierfür die verwaltungsweiten Besonderheiten zu betrachten seien. Grundsätzlich sei es wichtig, dass das Vergabe- und Beschaffungszentrum gemeinsam mit dem Fachbereich eine Bewertung der Sinnhaftigkeit von Rahmenverträgen vornimmt. Es sei in diesem Fall kein Verstoß gegen Vergaberecht erkennbar.
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.
zu TOP 2.13
Kreditorische Belegprüfung im Fachbereich für betriebliches Arbeitsschutz- und Gesundheitsmanagement - PB 44/2019
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 15698-19)
Herr Rosen, Leiter des Fachbereiches für betriebliches Arbeitsschutz- und Gesundheits-management, teilt auf Nachfragen von Rm Frank (CDU) und Rm Spieß (SPD) mit, dass es Ziel sei, die festgestellten Mängel bis zum IV. Quartal 2020 zu bereinigen und hierüber erneut im Rechnungsprüfungsausschuss zu berichten.
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.
3. Sachstandsberichte
3.1 Sachstandsberichte der Verwaltung
zu TOP 3.1.1
Stellungnahmen der Stadtkasse und des Steueramtes zu den Fragen aus dem Sachstandsbericht "Dauernde Überwachung der Zahlungsabwicklung 1. HJ 2019 – DS 15135-19"
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 15958-19)
Rm Frank (CDU) fragt, ob bei der Aussetzung von Mahnungen für Forderungen in einer Gesamthöhe von ca. 20 Mio. € die Verjährungsfristen beachtetet worden seien oder ob bereits Forderungen verjährt seien.
Rm Urbanek (AfD) fragt nach den Gründen für den überdurchschnittlich hohen Krankenstand.
Stadtdirektor Stüdemann, Dezernat 2, hebt hervor, dass Langzeiterkrankungen und nicht besetzte Stellen zu einer übermäßig hohen Belastung der übrigen Mitarbeitenden geführt hätten. Die vakanten Stellen seien nunmehr besetzt worden.
Zur Frage von Rm Frank sichert er eine schriftliche Beantwortung zu.
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Stellungnahmen der Stadtkasse und des Steueramtes zur Kenntnis.
4. Verschiedenes
zu TOP 4.1
Einbringung des Haushaltsplanentwurfes 2020/2021
Empfehlung
(Drucksache Nr.: 15415-19)
Die Einbringung des Haushaltsplanentwurfes wird einstimmig ohne Empfehlung weitergeleitet.
Die öffentliche Sitzung wird von der Vorsitzenden Frau Dr. Tautorat um 16.15 Uhr geschlossen.
Dr. Tautorat Happe Litschke
Vorsitzende Ratsmitglied Schriftführerin
Anhang NS öS.pdf
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