über die 2. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses
am 25.02.2021
Kongresszentrum Westfalenhallen, Halle U1, Rheinlanddamm, 44139 Dortmund




Sitzungsdauer: 15:00 - 16:50 Uhr


Anwesend:

1. Stimmberechtigte Mitglieder:

SPD-Fraktion
Rm Carsten Giebel
Rm Bernhard Klösel
Rm Susanne Meyer
Rm Roland Spieß, Vorsitzender
sB Bianca Herrmann
sB Michael Schröer

Herr Müller - FB 11
Herr Lizan - EB 42
Frau Uehlendahl - FB 66

Frau Seybusch, Fachbereichsleitung
Frau Jäger, stellv. Fachbereichsleitung
Frau Adamski
Herr Wittke

Sie stellt dar, dass es sich bei einer Inventurprüfung grundsätzlich um unkritische Prüfungstätigkeiten wie „Messen“ und „Zählen“ handele. Im Verlaufe der Prüfung seien aber zahlreiche Kontroversen zwischen dem Rechnungsprüfungsamt (RPA) und dem in der Verwaltung verantwortlichen Personal- und Organisationsamt (FB 11) zu Tage getreten.

Gemeinsames Ziel aller Beteiligten in der Stadtverwaltung sei, ein wirksames IKS zu haben. Hier gebe es keine unterschiedlichen Meinungen zwischen den Handelnden. Die Methodik des FB 11 sei grundsätzlich auch geeignet. In der dezentralen Anwendung durch die Fachbereiche gebe es aber zahlreiche Schwachpunkte.

Frau Seybusch erläutert, dass es zunächst deutlich zu viele Prozesse gebe. Die Aufgabenstellung für die Fachbereiche sei es gewesen, relevante Prozesse zu erfassen und zu bewerten. Trotz Unvollständigkeit der Datenbank enthalte diese bereits über 2.090 Prozesse. Neben der Quantität stelle auch die Qualität ein Problem dar. Die Erstellung der Dokumente im Prozessregister erfolge dezentral mit völlig unterschiedlichen Herangehensweisen. So würden z. B. grundsätzlich gleiche Abläufe in den Fachbereichen völlig unterschiedlich beschrieben und bewertet.

Insgesamt handele es sich um ein sehr komplexes Themenfeld, dass prüferisch nur schwer zu greifen sei. Es solle aber weiterhin versucht werden, einen gemeinsamen Ansatz mit dem FB 11 zu finden. Dies setze jedoch eine deutliche Klärung der jeweiligen Aufgaben und Rollen voraus.

Herr Müller, Leiter des Personal- und Organisationsamtes, macht deutlich, dass mittlerweile zwischen dem FB 11 und dem RPA ein Diskussionsstand erreicht worden sei, der nicht mehr so stark divergiere. Die Differenzen seien Ergebnis einer unterschiedlichen Sichtweise in die Verwaltung hinein, die sich aus den Aufgaben der Organisationsverwaltung und der Rechnungsprüfung ergebe.

In den zurückliegenden Jahren seien über 350 Personen der Verwaltung zum Thema IKS geschult worden. Es sei erreicht worden, dass das Thema IKS in jedem Fachbereich präsent sei. Gleichwohl seien viele von Frau Seybusch angesprochene Kritikpunkte zutreffend und es sei nun Aufgabe beider Ämter, sie abzustellen.

Rm Klösel (SPD-Fraktion), Rm Sauer (CDU-Fraktion), Rm Tietz (Fraktion Bündnis 90/Die Grünen) und Rm Joest (Fraktion FDP/Bürgerliste) sehen übereinstimmend die Notwendigkeit eines gemeinsamen Vorgehens beider Fachbereiche.

Rm Dr. Tautorat (Fraktion Die Linke+) stellt die Frage, ob in beiden Ämtern für diese große Aufgabe genügend Personal zur Verfügung stehe. Ggfs. müsse das auch noch einmal im Ausschuss für Personal, Organisation und Digitalisierung (APOD) diskutiert werden.

Herr Müller, Leiter des Personal- und Organisationsamtes, erläutert zur Frage nach dem Personal, dass nur in vier großen Fachbereichen zusätzliche Planstellen geschaffen wurden, da dort das IKS eine derartige Größe habe, dass es mit dem vorhandenen Personal nicht zu bewältigen sei.

Der Vorsitzende, Rm Spieß (SPD-Fraktion), fasst zusammen, bei allen Fraktionen sei deutlich geworden, dass es nur eine zwischen den beiden Fachämtern abgestimmte gemeinsame Lösung der Problematik geben könne.

Hinsichtlich des weiteren Vorgehens schlägt Frau Seybusch, Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes, vor, dem Ausschuss in der Sitzung nach der Sommerpause einen gemeinsamen Vorgehensvorschlag beider Fachbereiche vorzulegen.

Herr Müller, Leiter des Personal- und Organisationsamtes, unterstützt den Vorschlag von Frau Seybusch.

Der Vorsitzende, Rm Spieß (SPD-Fraktion), stellt abschließend fest, dass Einigkeit darüber bestehe, das Thema in der 1. Sitzung im 2. Halbjahr 2021 noch einmal aufzugreifen. Bis dahin sollten der FB 11 und das RPA einen Konsens über die inhaltlichen Ansätze für das weitere Vorgehen erzielen und in der Sitzung erläutern.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.

zu TOP 2.2
Prüfung des Aufbaus von Internen Kontrollsystemen - Sozialamt - PB 53/2020
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 19386-20)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.


zu TOP 2.3
Prüfung des Aufbaus von Internen Kontrollsystemen - Beschaffungswesen - PB 52/2020
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 19387-20)

Frau Seybusch, Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes, erläutert die Prüfungsergebnisse. Die zu Tage getretene Schnittstellenproblematik solle in die weiteren grundsätzlichen Überlegungen einfließen, über die dem Ausschuss in der September-Sitzung berichtet werden soll.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.

zu TOP 2.4
Prüfung des Aufbaus von Internen Kontrollsystemen - Bauprozesse - PB 51/2020
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 17192-20)


Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis


zu TOP 2.5
Prüfung der Hinterlegungsstelle (Verwahrgelass) bei der Stadtkasse - PB 55/2020
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 19554-21)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.

zu TOP 2.6
Umgang mit Stiftungsmitteln in Fachbereichen - PB 04/2021
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 19561-21)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.

zu TOP 2.7
Kreditorische Belegprüfung im Theater Dortmund nach der Einführung des KWFneu - PB 03/2021
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 19560-21)

Rm Klösel (SPD-Fraktion) bemängelt, dass nur 50 % der Rechnungen des Theaters fristgerecht gezahlt würden. Ebenso sehe er die Skontoverluste kritisch. Er halte es für sehr wichtig, dass beide Kennzahlen besser würden.

Rm Brunsing (Fraktion Bündnis 90/Die Grünen) fragt nach der Erlaubnis zur Durchführung von Bestellungen. Hierzu erläutert Frau Seybusch, Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes, dass es sich hierbei um Ermächtigungen nach der Allgemeinen Geschäftsanweisung (AGA) der Stadt Dortmund handele. Jeder, der für die Stadt etwas kaufen oder bestellen möchte, benötige eine entsprechende Ermächtigung. Diese würden in einer Datenbank nachgehalten.

Herr Lizan, Verwaltungsdirektor des Theaters, erläutert, dass das Theater eine eigene Datenbank führe, in der weitere Ermächtigungen erfasst würden. In den beanstandeten Fällen sei es versäumt worden, dort vorhandene Ermächtigungen auch in die zentrale stadtweite Ermächtigungsdatenbank zu überführen.

Rm Gebel (Fraktion Die Linke+) hält eine Konsolidierung der zwei Datenbanken für erforderlich. Weiter regt er an, dass dem Ausschuss neben den isolierten Kennzahlen aus jeder Prüfung auch Zeitreihen zur Verfügung gestellt werden, um Entwicklungen besser erkennen zu können.

Frau Seybusch, Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes, greift die Anregung auf und sagt zu, entsprechende Zahlen zukünftig in die Halbjahresberichte zur laufenden Überwachung der Zahlungsabwicklung aufzunehmen.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis zur Kenntnis.


zu TOP 2.8
Prüfung der Gewährung von Leistungen der Hilfe zur Pflege und der Grundsicherung in Einrichtungen durch das Sozialamt - PB 54/2020
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 19553-21)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.

zu TOP 2.9
Kreditorische Belegprüfung in der Städtischen Immobilienwirtschaft - PB 02/2021
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 19758-21)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.

zu TOP 2.10
Prüfung des Umgangs mit den Bargeldeinnahmen aus den Parkscheinautomaten durch das Tiefbauamt - PB 56/2020
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 19555-21)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.

zu TOP 2.11
Kreditorische Belegprüfung im Tiefbauamt - PB 01/2021
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 19600-21)

Rm Meyer (SPD-Fraktion) hebt positiv hervor, dass das Prüfungsergebnis nun besser ausgefallen sei, als bei der Belegprüfung im Jahr 2016.

Rm Frank (CDU-Fraktion) bittet um nähere Information zu den Gründen der Skontoverluste.

Frau Uehlendahl, Leiterin des Tiefbauamtes, legt dar, dass die Stadt Dortmund sich als bieterfreundliche Stadt positioniere und auch abweichende Zahlungsbedingungen annehme. So vereinbare das Vergabe- und Beschaffungszentrum mit den Bietern auch kürzere Zahlungsfristen als grundsätzlich vorgesehen. Dies verkürze dann die zur fristgerechten Bearbeitung zur Verfügung stehende Zeit.

Gerade bei der dezentralen Rechnungsbearbeitung in den zwei Betriebsstandorten mit entsprechenden Postlaufzeiten könnten die verkürzten Zahlungsfristen dann oft nicht eingehalten werden. Eine Rolle spiele zudem, dass an beiden Standorten bei den Verwaltungstätigkeiten ein deutlicher Personalengpass bestehe.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.

zu TOP 2.12
Prüfung der Abrechnung von Bereitschaftsdiensten beim Dortmunder Systemhaus - PB 57/2020
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 19556-21)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis

3. Sachstandsberichte

3.1 Sachstandsberichte des Rechnungsprüfungsamtes

zu TOP 3.1.1
Sachstandsbericht über die dauernde Überwachung der Zahlungsabwicklung 2. Halbjahr 2020
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 19855-21)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den Sachstandsbericht zur Kenntnis.

zu TOP 3.1.2
Sachstandsbericht zum Einsatz des IT-Verfahrens KuferSQL beim Wilhelm-Hansmann-Haus
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 19928-21)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den Sachstandsbericht zur Kenntnis.


3.2 Sachstandsberichte der Verwaltung

zu TOP 3.2.1
Sachstandsbericht der Volkshochschule zur Prüfung des IT-Verfahrens KuferSQL
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 19906-21)

Herr Gebel (Fraktion Die Linke+) verweist zu der Problematik ablaufender Passwörter darauf, dass diese Vorgabe nicht mehr existiere und die entsprechenden stadtinternen Regelungen aus dem Jahr 2011 aktualisiert werden sollten.

Herr Giebel (SPD-Fraktion) begrüßt, dass das Dortmunder Systemhaus nunmehr deutlich stärker eingebunden werde. Er rege eine erneute Berichterstattung im III. Quartal an, da die Erstellung und Überprüfung aller erforderlichen Konzepte bis zum 30.06.2021 abgeschlossen werden solle.

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den Sachstandsbericht der Volkshochschule zur Kenntnis. Er bittet um einen erneuten Sachstandsbericht im III. Quartal zu der Sitzung am 09.09.2021.

zu TOP 3.2.2
Sachstandsbericht des Jugendamtes zur Prüfung "Einsatz des IT-Verfahrens SoPart im FB 51"
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 19757-21)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den Sachstandsbericht des Jugendamtes zur Kenntnis.


zu TOP 3.2.3
Instandhaltung der städtischen Brückenbauwerke durch das Tiefbauamt - PB 56/2019
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 16342-19-E1)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt von der schriftlichen Information des Tiefbauamtes Kenntnis.

zu TOP 3.2.4
Sachstandsbericht des Fachbereichs Betriebliches Arbeitsschutz- und Gesundheitsmanagement zur kreditorischen Belegprüfung
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 19922-21)

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den Sachstandsbericht zur Kenntnis.

Die öffentliche Sitzung wird von dem Vorsitzenden, Herrn Spieß, um 16:50 Uhr geschlossen.




Spieß Diwisch Wittke
Vorsitzender Ratsmitglied Schriftführer
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