über die 16. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses
am 22.02.2018
Saal der Partnerstädte, Rathaus, Friedensplatz 1, 44135 Dortmund
Sitzungsdauer: 16:00 - 17:30 Uhr
Anwesend:
1. Stimmberechtigte Mitglieder:
SPD-Fraktion
Rm Heinz-Dieter Düdder
CDU-Fraktion
Rm Dr. Jürgen Eigenbrod, stellv. Vorsitzender
Rm Reinhard Frank
Rm Benedikt Penning
Rm Erwin Bartsch i. V. f. Rm Joachim Pohlmann
Rm Udo Reppin
Rm Uwe Wallrabe
Fraktion B90/Die Grünen
Rm Ingrid Reuter i. V. f. Rm Svenja Noltemeyer
Rm Claudia Plieth
Rm Martina Stackelbeck
Fraktion Die Linke & Piraten
Rm Dr. Petra Tautorat, Vorsitzende
Rm Christian Gebel
Fraktion FDP/ Bürgerliste
Rm Dr. Thomas Reinbold
Fraktion AfD
Rm Andreas Urbanek
2. Verwaltung
| Herr Kruse, FB 33 | Herr Skaliks, FB 57 |
| Herr Siebert, FB 10 | Frau Dorka, FB 32 |
| Herr Spreen, FB 20 | Frau Schiek, FB 32 |
| Herr Rüddenclau, FB 20 | Frau Kulozik, FB 52 |
| Herr Pelz, FB 20 | Herr Dr. Mackenbach, FB 60 |
| Herr Lahn, FB 41 | Herr Weiermann, FB 60 |
| Frau Raddatz-Nowack, FB 40 | Herr Brammer, FB 64 |
| Herr Hibbeln, FB 51 | Frau Uehlendahl, FB 66 |
| Frau Seybusch | Frau Jäger |
| Frau Adamski | Frau Litschke |
| Herr Frank | Herr Vorspohl |
| Herr Gilles |  |
zu TOP 2.4
Belegprüfung im Dortmunder Systemhaus (FB 10) - PB 57/2017
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 09756-17)
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.
zu TOP 2.5
Sachstandsbericht zur Weiterentwicklung des Jugendamtes
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 09831-18)
Rm Düdder (SPD) bittet um nähere Erläuterungen zum Sachstand der Einführung der elektronischen Akte und zu den gesetzlichen Regelungen.
Herr Hibbeln, stellv. Fachbereichsleiter des Jugendamtes (FB 51), stellt fest, dass die Einführung der eAkte diffizil und mit vielen Fragestellungen verbunden sei. Viele Prozesse im Jugendamt würden bereits digital abgewickelt. Ab Mitte 2020 verpflichte das Bundesrecht, eAkten einzuführen. In diesem Jahr seien erste Schritte für eine grobe Einführungsanalyse geplant.
Rm Gebel (Die Linke/Piraten) verweist auf die Stellungnahme des Fachbereiches und fragt, ob es nicht grundsätzlich der Regelfall sei, dass ein Prozess parallel zu Kernaufgaben stattfände.
Frau Seybusch, Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes (FB 14) bestätigt dies.
Grundsätzlich stehe das Kern- bzw. Tagesgeschäft im Vordergrund. FB 51 sei insbesondere durch die Flüchtlingssituation sowie die Änderung der gesetzlichen Rahmenbedingungen im Bereich des Unterhaltsvorschusses stark belastet gewesen.
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den Sachstandsbericht zur Kenntnis.
zu TOP 2.6
Erhebung und Abrechnung von Elternbeiträgen am Beispiel des Trägers FABIDO - PB 55/2017
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 09816-18)
Rm Spieß (SPD) stellt u.a. Fragen zur Beitragsfestsetzung, zum Umsetzungszeitpunkt des Verfahrens „Kita-Online“, zur Gestaltung von Bescheiden und zum Internen Kontrollsystem. Er regt einen festen Termin zur Abgabe eines Sachstandsberichtes durch das Jugendamt an.
Herr Hibbeln, stellv. Leiter des Jugendamtes (FB 51), führt aus, dass es Ziel sei, das Kita-Online-Verfahren in diesem Jahr produktiv zu setzen. Die Gestaltung der Bescheide resultiere aus dem Fachverfahren Kita 2000, welches nicht mehr zeitgemäß, aber auch nicht unsicher sei. Für einen Großteil der Adressaten sei die Darstellung offensichtlich plausibel; Verbesserungsmöglich-keiten würden aber geprüft. In Bezug auf das IKS seien alle finanzwirtschaftlichen Prozesse nach den gesamtstädtischen Standards geprüft worden.
Die Verbesserungsvorschläge des Rechnungsprüfungsamtes würden aufgegriffen.
Rm Plieth (B´90/Die Grünen) hinterfragt die Doppeleingabe von Daten und die hohe Zahl an offenen Posten. Ferner hebt sie hervor, dass eine jährliche Einkommensprüfung sichergestellt werden müsse.
Herr Hibbeln (FB 51) erläutert die Verfahrensweise von Dateneingaben und die Sollstellung der Forderungen bis hin zur Beitreibung durch die Stadtkasse. Hinsichtlich der jährlichen Prüfung der Einkommensverhältnisse bestünde grundsätzlich eine Mitwirkungspflicht der Eltern. Gleichwohl werde untersucht, wie eine jährliche Einkommensprüfung realisiert werden könne.
Rm Gebel (Die Linke/ Piraten) verweist auf die Stellungnahme des Fachbereiches. Er hält die Feststellung, dass das IT-Verfahren zwar alt aber nicht unsicher sei, für fatal.
Anschließend fasst der Rechnungsprüfungsausschuss einstimmig folgenden Beschluss:
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis und fordert das Jugendamt auf, dem Rechnungsprüfungsausschuss bis zur Septembersitzung 2018 einen Sachstandsbericht vorzulegen.
zu TOP 2.7
Kassenprüfung bei den Sport- und Freizeitbetrieben (EB 52) - Westfalenpark - PB 60/2017
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 09790-17)
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.
zu TOP 2.8
Prozessprüfung "Ausgleichs- und Ersatzmaßnahmen" beim Umweltamt (FB 60) - PB 58/2017
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 09818-18)
Rm Spieß (SPD) fragt, wie hoch die derzeitigen Einnahmebestände seien, wie diese verwaltet würden und ob das Risiko bestünde, Gelder an die Obere Naturschutzbehörde abführen zu müssen.
Dr. Mackenbach, Leiter des Umweltamtes (FB 60), informiert über die unterschiedlichsten
Naturschutzmaßnahmen und geht näher auf die Ausgleichszahlungen ein.
Ein Großteil der Einnahmen werde für die Pflege und Unterhaltung von Ausgleichsflächen für die nächsten 30 Jahre benötigt. Die rechtlichen Regelungen würden hierbei beachtet.
Nur ein geringer Teil der Zahlungen müsse eventuell nach 4 Jahren an die Obere Naturschutzbehörde abgeführt werden.
Auf Nachfrage von Rm Urbanek (AfD) führt Dr. Mackenbach aus, dass der Ablauf der 4- Jahres-Frist nachgehalten werden müsse. Nach dem Landesnaturschutzgesetz bestehe die Verpflichtung, die Maßnahmen in einem Kompensationspapier, das im Laufe dieses Jahres vom Land fertig-gestellt werden solle, abzubilden.
Rm Reuter (B`90/Die Grünen) kritisiert, dass nicht nachvollziehbar sei, ob und in welchem Maße Mittel zweckentsprechend verwendet worden seien.
Dr, Mackenbach (FB 60) sichert zu, alle Feststellungen aufzugreifen und die Abläufe transparent zu gestalten.
Auf Antrag von Rm Düdder (SPD) fasst der Rechnungsprüfungsausschuss einstimmig folgenden Beschluss:
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt von dem Ergebnis der Prüfung Kenntnis und beschließt einstimmig, dass die Verwaltung bis zur Sitzung im Frühjahr 2019 einen Sachstandsbericht vorlege.
zu TOP 2.9
Belegprüfung im Amt für Wohnen und Stadterneuerung (FB 64) - PB 52/2017
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 09509-17)
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.
zu TOP 2.10
Technische Belegprüfung im Tiefbauamt der Stadt Dortmund - PB 59/2017
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 09781-17)
Rm Frank (CDU) fragt, welche Maßnahmen vorgesehen seien, um Verbesserungen bei Nachtragsvereinbarungen zu erzielen und weshalb keine, wie in der Industrie üblich, Festpreise vereinbart würden.
Frau Uehlendahl, Leiterin des Tiefbauamtes (FB 66), erläutert die Verfahrensweise bei Nachträgen. Sie hebt hervor, dass die Baumaßnahmen im öffentlichen Verkehrsraum stattfänden und Baustopps vermieden werden müssten. Pauschalpreise seien nicht umsetzbar.
Im Hinblick auf die entstandenen Verzugszinsen möchte Rm Spieß (SPD) wissen, wieso unter Berücksichtigung einer Risikoabschätzung nicht zunächst Beträge gezahlt würden und nach Prüfung ggfls. eine Erstattung gefordert werde.
Frau Stackelbeck (B`90/Die Grünen) schlägt vor, zunächst den unstrittigen Teil zu zahlen und bittet zu erläutern, weshalb eine Nachprüfung der Rechnungspositionen so lange dauere.
Frau Uehlendahl (FB 66) führt aus, dass bei überschaubaren Rechnungen unstrittige Teile schneller feststellbar seien, als bei Rechnungen für Großprojekte, um die es hier gehe. Zu dem Themenkomplex der Nachträge sei unter Federführung des Dezernats 7 (Dezernat für Bauen und Infrastruktur) eine Projektgruppe eingerichtet worden, die eine verbindliche Verfahrensanleitung erarbeite. Ferner solle eine verbindliche Arbeitsanweisung für die Beschäftigten zum Umgang strittiger Rechnungen erstellt werden.
Auf Nachfrage von Rm Frank (CDU) ergänzt sie, dass durch Bohrproben und sich daraus an-schließenden Laboruntersuchungen geprüft werde, ob die bestellte Qualität eingebaut worden sei.
Abschließend sichert Frau Uehlendahl auf Wunsch von Rm Spieß (SPD) einen Sachstandsbericht für die Septembersitzung zu.
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt das Ergebnis der Prüfung zur Kenntnis.
3. Verschiedenes
zu TOP 3.1
Stellungnahme der Verwaltung:
Prüfung der Qualitätssicherung in der Anwendungsentwicklung – PB 38/2017
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 08586-17-E1)
Der Rechnungsprüfungsausschuss hat die Stellungnahme der Verwaltung zur Kenntnis genommen.
Die öffentliche Sitzung wird vom stellv. Vorsitzenden, Herrn Dr. Eigenbrod, um 17:30 Uhr geschlossen.
Dr. Eigenbrod Stackelbeck Litschke
stellv. Vorsitzender Ratsmitglied Schriftführerin
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