über die 3. Sitzung des Ausschusses für Personal, Organisation und Digitalisierung
am 11.03.2021 in der Westfalenhalle 1U, Rheinlanddamm


Sitzungsdauer: 15:00 - 18:25 Uhr


Anwesende stimmberechtige Mitglieder:

SPD-Fraktion:
De Marco, Rm
Giebel, Rm
Heymann, Rm
Keßler, Rm in Vertretung für Rm Karadas
Lohmann, sB
Schilff, Bm

Fraktion Bündnis 90/Die Grünen:
Brunner, Rm
Gurowietz, Rm
Schreyer, Rm
Schultze, Rm
Stackelbeck, Rm

CDU-Fraktion:
Nienhoff, Rm
Vogeler, Rm
Wallrabe, Rm
Waßmann, Rm
Weber, Rm

Fraktion Die Linke+:
Gebel, Rm
Dr. Tautorat, Rm

AfD-Fraktion:
Helferich, Rm in Vertretung für Rm Bohnhof

Fraktion FDP/Bürgerliste:
Löhrer, sB in Vertretung für sB Spiekermann


Anwesende der Verwaltung:
Stadtrat Uhr (8/Dez)
Herr Zilian (10/FBL)
Herr Müller (11/FBL)
Frau Hülsmann (11/stellv. FBL)
Herr Rosen (13/FBL)
Herr Schulz (3/FBL)
Frau Feldmann (Gleichstellungsbeauftragte)
Herr Schefers (Personalrat)
Herr Mülle (Personalrat)
Herr Menzel (Jugend- und Auszubildendenvertretung)
Dr. Rath (60/FBL)
Herr Kruse (33/FBL)
F o r t s e t z u n g Anwesende der Verwaltung:
Herr Depenbrock (40/6)
Herr Akar (10/A2-Team2)
Herr van Rissenbeck (10/T2-Team1)
Herr Altmann (10/T2-Team2)
Herr Klebs (10/T2)
Herr Gerke (10/T1)
Herr Harries (37/stellv. FBL)
Herr Spoo (3/1)
Herr Jödicke (11/3)



Veröffentlichte Tagesordnung:

Tagesordnung (öffentlich)

für die 3. Sitzung des Ausschusses für Personal, Organisation und Digitalisierung,
am 11.03.2021, Beginn 15:00 Uhr,
Westfalenhalle 1U, Rheinlanddamm


1. Regularien

1.1 Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift

1.2 Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW

1.3 Feststellung der Tagesordnung

1.4 Genehmigung der Niederschrift über die 2. Sitzung des Ausschusses für Personal, Organisation und Digitalisierung am 28.01.2021


2. Angelegenheiten von besonderer Bedeutung

2.1 Sachstand Coronavirus
regelmäßiger Bericht des Dezernates 8


3. Vorlagen und Berichte der Verwaltung

3.1 Digitalisierung (StA 10)

3.1.1 Masterplan „Digitale Verwaltung - Arbeiten 4.0“
Regelmäßiger Bericht des Dezernates
(Drucksache Nr.: 18828-20-E4)

3.1.2 Dortmunder Systemhaus: Arbeitsprogramm 2021
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 20070-21)

3.1.3 Priorisierung und Stellenbedarfe der Digitalisierungsprojekte des Masterplans Digitale Verwaltung "Arbeiten 4.0"
Empfehlung
(Drucksache Nr.: 19967-21)
3.1.4 Umsetzung des Medienentwicklungsplans und des DigitalPakts (Jahresbericht 2020)
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 20015-21)

3.1.5 Sachstandsbericht Green IT bei der Stadt Dortmund
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 19896-21)

3.2 Personal und Organisation (StA 11)

3.2.1 Personalangelegenheiten gemäß § 22 der Hauptsatzung der Stadt Dortmund
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 19919-21)

3.2.2 Auswahlverfahren für die Nachwuchskräfte des Einstellungsjahres 2020
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 18740-20)

3.2.3 Gute Personalarbeit! Ausbildungs- und Personalstrategien zur Gewinnung, Entwicklung und Bindung von Fachkräften
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 19848-21)

3.2.4 Bestellung der Geschäftsführung der Wirtschaftsförderung Dortmund
Empfehlung
(Drucksache Nr.: 19991-21)

3.3 Betrieblicher Arbeitschutz und Gesundheitsmanagement (StA 13)

3.4 Andere Fachbereiche und Themengebiete

3.4.1 Einrichtung von drei befristen Planstellen für das Projekt "Digitalisierung in der Gefahrenabwehr"
Empfehlung
(Drucksache Nr.: 16593-20)

3.4.2 Einrichtung von Planstellen im Umweltamt
Empfehlung
(Drucksache Nr.: 18528-20)

3.4.3 Entwicklung der Bürgerdienste im Jahr 2020
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 19859-21)

4. Anträge und Stellungnahmen der Verwaltung

4.1 Stellungnahmen der Verwaltung

4.1.1 Mobiles Arbeiten in der Verwaltung
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 19732-21-E1)
Stellungnahme der Verwaltung zur Anfrage der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen



4.1.2 Stellungnahme des Fachbereiches 11 zum Tagesordnungspunkt "Personal- und Organisationsbericht 2020" zur Anfrage der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen bezüglich der Unterrepräsentanz von Frauen hinsichtlich der Beförderungen im 1. Halbjahr 2020
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 18872-20-E1)

4.2 Anträge der Fraktionen

4.2.1 Schulhausmeister*innen
Vorschlag zur TO (SPD-Fraktion)
(Drucksache Nr.: 20163-21)

4.2.2 Situation der Beschäftigten des Sicherheitsdienstes im Ausweichquartier Südwall 21-23
Vorschlag zur TO (SPD-Fraktion)
(Drucksache Nr.: 20164-21)

4.2.3 Ratsinformationssystem
Vorschlag zur TO (Fraktion B'90/Die Grünen)
(Drucksache Nr.: 20193-21)

4.2.4 Sachstand zur Einführung der Software SORMAS als Epidemie-Management-System
Vorschlag zur TO (CDU-Fraktion)
(Drucksache Nr.: 20204-21)

4.2.5 Abstimmung weiteres Vorgehen Memorandum zur Digitialisierung 2020 bis 2025
Vorschlag zur TO (CDU-Fraktion)
(Drucksache Nr.: 20205-21)

4.2.6 Personal im Gesundheitsamt
Vorschlag zur TO (Fraktion DIE LINKE & PIRATEN)
(Drucksache Nr.: 20212-21)

5. Mitteilungen der Vorsitzenden







1. Regularien


zu TOP 1.1
Benennung eines Ausschussmitgliedes zur Mitunterzeichnung der Niederschrift

Zur Mitunterzeichnung der Niederschrift wurde Frau Brunner benannt.


zu TOP 1.2
Hinweis auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW

Die Vorsitzende weist auf das Mitwirkungsverbot gem. §§ 31 und 43 Abs. 2 GO NRW hin und bittet, dieses zu beachten, sofern es im Einzelfall zutreffen sollte.


zu TOP 1.3
Feststellung der Tagesordnung

Die Tagesordnung wird im Rahmen der Dringlichkeit um folgenden Tagesordnungspunkte erweitert:

3.4.4 Übertragung der Gremiensitzungen per Live-Stream
Empfehlung
(Drucksache Nr.: 20122-21)

4.2.7 Sicherheit der E-Mail Infrastruktur
Vorschlag zur TO (Fraktion Die Linke+)
(Drucksache Nr.: 20324-21)

Des Weiteren wird vorgeschlagen den Top 4.1.2 im Anschluss an den Top 3.2.3 zu behandeln.

Die Tagesordnung wird mit diesen Erweiterungen und Änderungen festgestellt.


zu TOP 1.4
Genehmigung der Niederschrift über die 2. Sitzung des Ausschusses für Personal, Organisation und Digitalisierung am 28.01.2021

Die Niederschrift über die 2. Sitzung des Ausschusses für Personal, Organisation und Digitalisierung am 28.01.2021 wird einstimmig, bei Enthaltung der AfD-Fraktion, genehmigt.


2. Angelegenheiten von besonderer Bedeutung

zu TOP 2.1
Sachstand Coronavirus

Herr Stadtrat Uhr berichtet mündlich über den aktuellen Sachstand zum Thema.
Derzeit seien 37 städtische Mitarbeiter*Innen in verschiedenen Bereichen des Impfzentrums eingesetzt. Man gehe davon aus, dass das Impfzentrum weiter hochfahre und möglicherweise weiteres Personal benötige. Hier werde man weiterhin versuchen dies möglichst aus dem städtischen Personal zu stellen. Ebenfalls habe man die Personalausstattung im Gesundheitsamt weiterhin im Fokus. Dort seien derzeit 154 Personen eingesetzt um die Kontaktnachverfolgung gut wahrnehmen zu können.
Die Lage innerhalb der Stadtverwaltung sei insgesamt sehr stabil. Coronafälle gebe es nur auf einem sehr niedrigen Niveau.
Die Coronaarbeitsschutzverordnung zur Forcierung des HomeOffice werde weiterhin umgesetzt. Ebenfalls werde die Kernarbeitszeit, welche bis zum 15.03.21 aufgehoben wurde, weiterhin bis zum 30.04.2021 aufgehoben.
Derzeit würden nach §§ 3 und 4 der Bundesimpfverordnung verstärkt Personenkreise aus der öffentlichen Verwaltung in den Fokus gerückt um ein Impfangebot zu erhalten. Hier halte man sich eng an die Impfverordnung des Bundes sowie die entsprechenden Erlasse auf Landesebene. Derzeit nehme man hierfür Priorisierungen bezüglich der entsprechenden Gruppen vor. Man gehe davon aus, ab Mitte April bzw. Anfang Mai in die Breite gehen zu können. Bezüglich eines möglichen Testangebots für die Beschäftigten der Verwaltung, warte man noch auf weitere Informationen von Bund und Land.

Der Ausschuss für Personal, Organisation und Digitalisierung nimmt den Bericht zur Kenntnis.


3. Vorlagen und Berichte der Verwaltung

3.1 Digitalisierung (StA 10)


zu TOP 3.1.1
Masterplan „Digitale Verwaltung - Arbeiten 4.0“
Regelmäßiger Bericht des Dezernates
(Drucksache Nr.: 18828-20-E4)

Herr Stadtrat Uhr berichtet mündlich.
Zum Thema Onlinezugangsgesetz (OZG) könne man mitteilen, dass das Formularmanagement seit dem 01.03.2021 zur Verfügung stehe. Aus anderen Städten nehme man war, dass diese ebenfalls an entsprechenden Lösungen zum OZG arbeiteten. Hier stelle sich auch die Frage, wie bei einer Kommune gefundene Lösungen untereinander ausgetauscht werden könnten. Man erhoffe sich, dass durch die vorhanden Fördermittel des Bundes auch die Kommunen eine entsprechende Hilfe zur Umsetzung des OZG erhalten.
Des Weiteren arbeite man weiter am Document Managementsystem. Hier sei man in der Ausschreibung. Entsprechende Vertragsabschlüsse werde man bis Mitte 2021 haben. Im Anschluss gehe man mit dem Personalamt, Vermessungs- und Katasteramt sowie der Kämmerei in einen Pilotbereich, um zu sehen, wie man weiter fortfahren könne.
Bei der Personalzeitwirtschaft habe man sich externe Firmen und deren Lösungen angesehen. Ebenfalls habe man Hausintern das SAP System dahingehend geprüft. Hier vergleiche man derzeit die eigenen Mittel mit den Angeboten der entsprechenden Firmen.
Das Homeoffice in der Stadtverwaltung laufe weiterhin stabil. Man verzeichne weiterhin steigende Zugriffe. Derzeit habe man rund 4.200 Lizenzen vergeben. Man gehe davon aus, dass diese Zahl weiter steigen werde.
Das Beschäftigtenportal „meinDO“ nehme ebenfalls weiter Fahrt auf. Hier wolle man zukünftig auch Employer Selfservices anbieten.
Zu Sormas sei zu sagen, dass man diesem Programm nunmehr beigetreten sei. Hierzu werde es zur nächsten Sitzung des Ausschusses noch eine Vorlage geben.

Rm Gebel (Fraktion DieLinke+) erfragt zum Thema mobiles Arbeiten, worauf genau sich die genannten 4.200 Lizenzen beziehen würden.

Herr Zilian (10/FBL) gibt an, dass sich diese Lizenzen auf den Zugriff aus dem HomeOffice via VPN auf das städtische Netz bezögen.

Rm Nienhoff (CDU-Fraktion) gibt an, dass unter anderem im Wirtschaftsausschuss von einer App gesprochen wurde, welche derzeit u.a. von Herrn Dr. Rettberg in Kooperation mit den Städten Solingen, Wolfsburg etc mitentwickelt werde. Hierzu bitte man um einen aktuellen Sachstand.

Herr Dr. Rettberg (StA 1) erklärt, dass es sich um eine OpenSource App handle, welche die Stadt Solingen entwickelt habe. Nunmehr habe diese zu einer Entwicklungspartnerschaft eingeladen, der man beitreten werde. So wolle man gemeinsam Doppelarbeiten vermeiden. Durch die OpenSource Lösung habe man den Vorteil sich nicht von einem Anbieter abhängig zu machen. Außerdem könne man so Dinge selber entwickeln. Ebenfalls spiele das Thema Community eine große Rolle. So werde die Fachhochschule eine entsprechende Projektarbeit herausgeben, bei welcher studierende Lösungen anbieten könnten, welche dann geprüft und ggf. übernommen werden könnten. Insgesamt habe die OpenSource Lösung den Vorteil, dass die Dinge sehr schnell laufen würden. Deswegen arbeite man ebenfalls einen Kooperationsvertrag hierzu aus um die Zuständigkeiten festzulegen. Man hoffe bis zum Sommer zumindest eine erste Testversion einer Dortmund-App zur Verfügung stellen zu können.

Rm Gurowietz (Fraktion B‘90/Die Grünen) erfragt zum Thema Employer Selfservices, was genau die Stadt Dortmund darunter verstehe. Des Weiteren habe man festgestellt, dass unter dem Titel des Top 3.1.2 noch Dortmunder Systemhaus stehe. Hier habe der Rat eine Umbenennung entschieden. Daher stelle sich die Frage ob hier ein Fehler der Bezeichnung vorliege.

Herr Akar (StA 10) erklärt zur ersten Frage, dass es sich bei den Selfservices um ein Paket der Firma SAP handle, über welches man verschiedene Dienstleistungen entgegen nehmen könne. Hierzu gehörten u.a. die Einsicht in die Entgeltabrechnung, Urlaubsanträge etc. Dahinter könnten auch weitere Berechtigungs- und Genehmigungsprozesse stehen. Hier sei man derzeit in der Entwicklung.

Rm Gurowietz erklärt, dass es in der Frage auch darum gehe IT-Services zu bestellen. Die Herausforderung liege hier in einer Art Shopsystem.

Herr Akar gibt an das SAP Fury dies zwar zulasse, man hiervon jedoch Infrastrukturell noch entfernt sei.

Herr Stadtrat Uhr gibt an, dass Herr Oberbürgermeister Westphal den Ratsbeschluss zum Thema Memorandum beanstanden werde, da er der Auffassung sei, dass die Namensänderung von Dosys in seinen Kompetenzbereich falle. Hierzu werde es in der kommenden Ratssitzung am 25.03.2021 eine Vorlage geben.

Rm Giebel (SPD-Fraktion) erfragt zur Erweiterung des HomeOffice in der Verwaltung, inwieweit dies bereits Auswirkungen auf die technische Infrastruktur habe oder hatte.

Herr Zilian erläutert, dass dies im nachfolgenden Top weitergehend erläutert werde. Die Homeofficezahlen seien kurzfristig nach oben geschnellt. Deswegen habe man auch kurzfristig aufrüsten müssen. Unter anderem habe man die Internetbandbreite kurzfristig erhöht und entsprechende mobile Geräte beschafft.

Rm Gebel (Fraktion Die Linke+) äußert sein Bedauern über die anstehende Beanstandung des Ratsbeschlusses.

Der Ausschuss nimmt den Bericht von Herrn Stadtrat Uhr zur Kenntnis.


zu TOP 3.1.2
Dortmunder Systemhaus: Arbeitsprogramm 2021
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 20070-21)

Herr Zilian (10/FBL) stellt das Arbeitsprogramm 2021 zunächst anhand einer Präsentation vor. Diese ist dem Protokoll als Anlage 1 beigefügt.

Herr Dr. Rettberg (StA 1) präsentiert im Anschluss zum Memorandumsprozess. Die Präsentation ist dem Protokoll als Anlage 2 beigefügt.

Rm Gebel (Fraktion Die Linke+) dankt für die Präsentationen. Bezüglich des Arbeitsprogramms sei zu sagen, dass dies eine logische Fortsetzung der bisherigen Entwicklung sei. Bezüglich der mobilen Endgeräte habe man die Frage, ob es sich um von städtischer Seite angeschaffte Endgeräte handle oder ob hier „bring your own device“ schon eine Rolle spiele.

Herr Zilian gibt an, dass es sich um Endgeräte handele, welche von der Stadt angeschafft worden seien. „Bring your own device“ spiele in der Verwaltung derzeit noch keine Rolle.

Rm Gebel erklärt, dass man sich durch die elektronische Signatur erhoffe, dass unter anderem Umlaufbeschlüsse digital und nicht auf Papier erfolgten. Eine entsprechende Regelung auf Landesebene hierzu gebe es bereits.
Zum Stichwort „Zusammenarbeit“ sei nochmals darauf hinzuweisen, dass die Software Microsoft Teams von Datenschutzbehörden weiterhin und verstärkt als kritisch beurteilt werde. Man bitte daher darum dies weiter im Auge zu behalten und auch Alternativlösungen ins Auge zu fassen. Das Angebot „APOD meets Dosys“ wieder aufleben zu lassen finde man gut. Zu Herrn Dr. Rettbergs Präsentation sei zu sagen, dass man sich im Wesentlichen verstanden fühle.

Herr Zilian erklärt zum Thema „digitale Signaturen“, dass dies einer sorgfältigen Prüfung Bedarf. Dies müsse daher ordentlich projektiert werden. Ziel sei es, dass Ratsmitglieder zukünftig E-Mails so sicher versenden können, dass diese sicher sein könnten auch den richtigen Adressaten zu erreichen. Bei dem neuen Ratsinformationssystem sei dies sichergestellt.

Rm Vogeler (CDU-Fraktion) dankt ebenfalls für die Einladung zu „APOD meets DigIT“. Des Weiteren danke man Herrn Dr. Rettberg für den Vortrag. Man fühle sich auch verstanden, bitte jedoch darum die Präsentation für eine weitergehende Bewertung zur Verfügung zu stellen.

RM Giebel (SPD-Fraktion) schließt sich den Ausführungen von Herrn Vogeler zur Präsentation von Herrn Dr. Rettberg an. Im Rahmen der Präsentation von Herrn Zilian sei dort die systemübergreifende Arbeitsumgebung aufgeführt worden. Hier sei positiv, dass auch Lehrer entsprechend ausgestattet würden. Es sei interessant inwieweit die systemübergreifende Arbeitsumgebung verzahnt sei; insbesondere dahingehend, dass die entsprechende Software von Land zur Verfügung gestellt werde (Logineo).

Herr van Rissenbeck (10/T2) erklärt, dass man sich bei den Lehrergeräten zunächst auf die Pädagogik konzentriert habe. Hier kämen iPads zum Einsatz. Die Verwaltungsarbeit werde hier tatsächlich auch mit Logineo abgebildet. Hierzu gebe es jedoch Kritik aus den Schulen, da Logineo als Lösung nicht gut sei. Man arbeite daher an einer städtischen Lösung.

Rm Gurowietz (B‘90/Die Grünen) erfragt zum Bereich der Schulen was mit ausgetauschten Geräten geschehe, zumal diese wahrscheinlich alle noch nutzbar seien. Daher stelle sich die Frage ob es hier eine generelle Strategie zur Wiederverwendung bzw. dem Umgang mit den Geräten gebe. Eine weitere Frage beziehe sich auf das Serviceportal OZG. Hier habe man bisher verstanden, dass man auf eine Eigenentwicklung setze. Dies würden andere öffentliche Institutionen anders sehen, da es mittlerweile entsprechende Lösungen auf dem Markt gebe. Hier würde sich eine Zusammenarbeit anbieten. Des Weiteren danke man für den Vortrag von Herrn Dr. Rettberg und bittet ebenfalls die Präsentation kurzfristig zur Verfügung zu stellen.

Herr van Rissenbeck erklärt, dass die Endgeräte in Schulen alle fünf bis sechs Jahre ausgetauscht würden. Mit den iPads, welche derzeit herausgegeben werden, würde diese bestehende Ausstattung ergänzt. Die Altgeräte könnten durch die Schulen weiterverwendet werden, sofern dies gewünscht sei. Diese könnten für Schulprojekte eingesetzt oder an bedürftige Familien weitergegeben werden. Hierzu entwickle man derzeit ein Regelwerk. Sofern die PC-Systeme nicht weiter genutzt würden, würden diese derzeit noch klassisch recycelt. Zukünftig sollen diese jedoch einer nachhaltigen Weiterverwertung übergeben werden.

Herr Akar erläutert zum Serviceportal, dass es bekannt sei, dass es entsprechende Anbieter auf dem Markt gebe. Man habe sich dazu entschlossen, mittelfristig auf das Kommunalportal NRW umzusteigen. Um Doppelaufwände zu vermeiden habe man sich daher dazu entschieden auf die hauseigene Lösung zu setzen.

Herr Stadtrat Uhr gibt an, dass die Präsentation von Herrn Dr. Rettberg dazu diente, zu sehen ob man in die richtige Richtung gehe. Man schlage daher vor die Präsentation kurzfristig zur Verfügung zu stellen. Den Antrag unter Top 4.2.5 hierzu finde man sehr gelungen. Das Büro des Dezernates 8 werde hier die Koordinierung übernehmen und die erforderlichen Abfragen vornehmen. Die Anregung „APOD meets FB 10“ werde man ebenfalls aufnehmen. Man freue sich, dass man mit der Präsentation von Herrn Dr. Rettberg die richtige Zielrichtung eingeschlagen habe.

Der Ausschuss für Personal, Organisation und Digitalisierung nimmt das Arbeitsprogramm für das Jahr 2021 des StA 10 zur Kenntnis.


zu TOP 3.1.3
Priorisierung und Stellenbedarfe der Digitalisierungsprojekte des Masterplans Digitale Verwaltung "Arbeiten 4.0"
Empfehlung
(Drucksache Nr.: 19967-21)

Rm Gruowietz (Fraktion B‘90/Die Grünen) lobt die Darstellung in der Vorlage. Man hoffe, dass man die Stellen schnell besetzen könne. Hierzu wäre eine Einschätzung seitens der Verwaltung schön. Der Empfehlung werde man zustimmen.

Rm Vogeler (CDU-Fraktion) gibt an, dass seine Fraktion der Empfehlung ebenfalls zustimmen werde. Die Schaffung der Stellen sei gerechtfertigt. Man bitte regelmäßig um einen Bericht der Personalentwicklung, um hier einen Überblick behalten zu können.

Rm Gebel (Fraktion Die Linke+) gibt an, dass seine Fraktion ebenfalls mit der Empfehlung einverstanden sei. Auffallend sei, dass für die Folgejahre ab 2022 keine Stellen in der Vorlage stünden. Hier sei man gespannt ob sich dies verwirklichen lasse oder doch noch andere Stellenbedarfe entstünden. Man brauche diese Vorlage um in die Zukunft zu denken.

Rm Giebel (SPD-Fraktion) gibt ebenfalls an, dass die Vorlage sehr gelungen sei. Bezüglich der Frage der Besetzung der Stellen gehe man davon aus, dass es bis zu einem Jahr dauern könne, bis neue Mitarbeiter eingesetzt werden könnten und einen produktiven Beitrag leisten.

Frau Hülsmann (11/stellv. FBL) erklärt, dass man sehr gut vorbereitet sei und die Ausschreibungstexte bereits vorlägen. Man werde diese schnellstmöglich auf den Weg bringen. Man rechne jedoch auch erst gegen Jahresende mit einem entsprechenden Personaleinsatz. Hier komme es darauf an, ob eine interne oder externe Stellenbesetzung erfolge.

Die Vorsitzende Rm Dr. Tautorat (Fraktion Die Linke+) erfragt beim Personalrat ob dieser das entworfene Tableau für adäquat halte.

Herr Schefers (Personalrat) gibt an, dass die Vorgehensweise im ersten Schritt adäquat sei. Man müsse dann auf die Weiterentwicklung schauen. Man halte die Vorlage für absolut notwendig, unabdingbar und erstmal für ausreichend.

Der Ausschuss für Personal, Organisation und Digitalisierung empfiehlt dem Rat der Stadt Dortmund einstimmig aufgrund der notwendigen beabsichtigten Umsetzung der Digitalisierungsprojekte, im Vorgriff auf die zu erstellende Roadmap zum Masterplan Digitale Verwaltung „Arbeiten 4.0“, die Einrichtung und Besetzung von 9,5 Planstellen im Personal- und Organisationsamt (FB 11) sowie 31 Planstellen beim Dortmunder Systemhaus (StA 10) im laufenden Jahr 2021 zu beschließen.

Darüber hinaus sind im Rahmen des Masterplans Digitale Verwaltung „Arbeiten 4.0“ auch fachbereichsexterne Beratungsleistungen vorzusehen, die derzeit noch geprüft und in einer gesonderten Vorlage vorgelegt werden.


zu TOP 3.1.4
Umsetzung des Medienentwicklungsplans und des DigitalPakts (Jahresbericht 2020)
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 20015-21)

Rm Brunner (Fraktion B‘90/Die Grünen) erfragt bezüglich der Schulungen für die digitalen Endgeräte, ob diese wie geplant durchgeführt worden seien und ob das Schulungsverfahren bereits abgeschlossen sei.

Herr Depenbrock (40/6) erklärt, dass die Schulungen gestartet seien. Bei der Gestaltung der Schulungen seien die Schulen vorab beteiligt worden.

Herr van Rissenberg (10/T2) erläutert, dass man insgesamt 17 verschiedene Schulungsmodule zum Thema anbiete. Man rechne damit, dass die letzten Schulungen zur Jahresmitte hin enden würden.

Der Ausschuss für Personal, Organisation und Digitalisierung nimmt den vorliegenden Bericht zur Umsetzung des Medienentwicklungsplans und des DigitalPakts zur Kenntnis.


zu TOP 3.1.5
Sachstandsbericht Green IT bei der Stadt Dortmund
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 19896-21)

Rm Gurowietz (Fraktion B‘90/Die Grünen) dankt dafür, dass das Thema in den Fokus genommen werde. Man empfinde es insbesondere mit Hinblick auf Klima- und Ressourcenschonung als Daueraufgabe der Verwaltung, sich dem Thema zu widmen. Man schlage daher vor, dass hierzu einmal jährlich im Ausschuss berichtet werde.

Herr Stadtrat Uhr zeigt sich erfreut über die Reaktion der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen. Man habe in der Vorlage bereits festgehalten, dass man jährlich berichten wolle. Dies werde man per Vorlage tun.

Herr Zilian (10/FBL) schlägt vor, dass Thema in eine Roadmap aufzunehmen.

Rm Gebel (Fraktion Die Linke+) dankt ebenfalls für den Bericht. Man begrüße den jährlichen Bericht und finde auch die Idee der Roadmap sehr gut. Hier müsse man sich jedoch verständigen, wohin die Straße führen solle. Man bitte darum bei den Rechenzentren aufzuschlüsseln, wie sich der Leistungszuwachs hinsichtlich der Rechenleistung im Vergleich zum Energieverbrauch verändert habe. Hier wünsche man sich ein paar Schlüsselzahlen. Man Lobe ausdrücklich, dass man für die Hardware ein sehr etabliertes und allgegenwärtiges Label ausgesucht habe um besonders Energiesparende Hardware auszuwählen, aber bei der Software nochmal einen Schritt weiter gegangen sei. Hier greife man jetzt schon das auf, was eben erst über das Memorandum mitgegeben worden sei. Bezüglich des Papierverbrauchs habe man bereits Schritte in die richtige Richtung unternommen. Hier könne man jedoch durch die Anpassung von Schriftart und Größe noch weiter gehen ohne die Lesbarkeit einzuschränken.

Rm Giebel (SPD-Fraktion) gibt zum Thema der Serverräume an, dass zu prüfen sei, inwieweit mit zunehmender Bandbreite auch bestimmte Dinge zentralisiert werden könnten. So habe man in einem großen Rechenzentrum ganz andere Möglichkeiten hinsichtlich der Kühlung. Außerdem könne man durch Mechanismen wie Virtualisierung vermeiden, dass Server dort jede Menge Wärme produzieren. Der Punkt Zentralisierung sollte daher beim Thema Green IT auch im Fokus sein wo es sinnvoll ist.

Rm Gebel ergänzt zum Stichwort der Virtualisierung, dass Hersteller entsprechender Lösungen ihre Lizenzen derzeit nach den vorhandenen Prozessorkernen ausrichten würden. Dies könne dazu führen, dass man hier weniger Prozessorkerne haben wolle, welche schneller getaktet seien und daher mehr Energie verbrauchen würden. Die Lizenzpolitik der Hersteller zwinge einen damit unökologisch und unökonomisch zu arbeiten. Hier bitte man um eine Stellungnahme, wie sich die Verwaltung dies in Zukunft vorstelle und welche Lösungsansätze man habe.

Der Ausschuss für Personal, Organisation und Digitalisierung nimmt den Sachstandbericht Green IT bei der Stadt Dortmund mit folgenden Schwerpunkten zur Kenntnis.


3.2 Personal und Organisation (StA 11)

zu TOP 3.2.1
Personalangelegenheiten gemäß § 22 der Hauptsatzung der Stadt Dortmund
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 19919-21)

Rm Stackelbeck (Fraktion B’90/Die Grünen) erwähnt, dass man unter 4.1.2 noch tiefer in das Thema einsteigen werde.

Der Ausschuss für Personal, Organisation und Digitalisierung nimmt den Bericht zur Kenntnis.


zu TOP 3.2.2
Auswahlverfahren für die Nachwuchskräfte des Einstellungsjahres 2020
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 18740-20)

Der Ausschuss für Personal, Organisation und Digitalisierung nimmt den Sachstand zum Auswahlverfahren des Einstellungsjahres 2020 zur Kenntnis.






zu TOP 3.2.3
Gute Personalarbeit! Ausbildungs- und Personalstrategien zur Gewinnung, Entwicklung und Bindung von Fachkräften
Kenntnisnahme
(Drucksache Nr.: 19848-21)

Herr Müller (11/FBL) stellt die Vorlage zunächst anhand einer Präsentation vor. Diese ist dem Protokoll als Anlage 3 beigefügt.

Die Vorsitzende Rm Dr. Tautorat (Fraktion Die Linke+) merkt an, dass die Ausbildungsquote in der Prozentzahl durchaus eine Aussagekraft habe. Der DGB hatte diese einst auf wünschenswerte 7,5% festgelegt. Hier sei es schön zu sehen, dass man dies übertreffe. Im Jahr 2009 habe die Ausbildungsquote bei der Stadt Dortmund bei ca. 4% gelegen. Hier habe man also eine sehr gute Entwicklung genommen. Interessant sei das Zentrum für Ausbildung und Kompetenzen. Man halte es für eine sehr gute Idee, wenn dort in Zukunft eine Ausschusssitzung stattfinden könne.

Rm Gebel (Fraktion Die Linke+) weist zum Thema Employerbranding und Marketing darauf hin, dass ein Film schön sei, man dies aber auch leben müsse. Es sei interessant, dass die Stadt zwar auf Socialmedia Kanälen als Marke vertreten sei, jedoch nicht bei Portalen wie z.B. Xing. Es wäre jedoch schön, wenn dem so wäre. Des Weiteren stelle sich die Frage, woran es liege, dass keine Ausbildungsplätze für Ingenieure zur Verfügung gestellt würden.

Herr Müller erklärt, dass man die Anregung zu den entsprechenden Portalen gerne aufnehme. Insgesamt mache man im Städtevergleich sehr viel, müsse aber auch noch einiges lernen. Bei den angesprochenen Studiengängen handle es sich um sehr lange Studiengänge. Derzeit biete man die Ausbildung Bachelor Systemintegration an. Diese sei sehr umfangreich. Um das Jugendamt zu stützen, habe man außerdem einen Studiengang in Sozialarbeit mit aufgebaut. Hiermit wolle man frühzeitig eine Bindung an den Arbeitgeber Stadt Dortmund erreichen. Ingenieure könne man nicht ausbilden. Man habe jedoch in verschiedenen Fachbereichen die Möglichkeit diesem Personenkreis eine einjährige Weiterbildung beim Studieninstitut Hagen anzubieten, damit diese im Anschluss verbeamtet werden könnten. Dies sei für einige ein Anreiz in die Verwaltung zu kommen.

Rm De Marco (SPD-Fraktion) erfragt wie hoch 2020 der Anteil der Auszubilden mit Migrationshintergrund gewesen sei, wie viele nicht aus Dortmund kämen, sowie nach der Höhe der Abbrecherquote und welche Gründe es dafür gebe.

Herr Jödicke (FB 11) erläutert, dass der Anteil von Auszubildenden mit Migrationshintergrund im Einstellungsjahr 2020 bei ca. 27 % liege. Rund 50 % der eingestellten Auszubildenden würden aus Dortmund kommen. Hier habe man den Anteil steigern können. Bei den Abbrechern liege die Quote bei etwa 3 % - 4 %.

Rm Schultze (Fraktion B‘90/Die Grünen) gibt an, dass es sehr erheblich sei, das 750 Führungskräfte bald aus dem Dienst ausscheiden würden. Hier Stelle sich die Frage, welche Maßnahmen geplant würden um dies aufzufangen. Vor allem bei möglichen externen Stellenbesetzungen stelle man sich die Frage, wie man diesen Personenkreis gewinnen wolle, da die Stadt auch in Konkurrenz zur freien Wirtschaft stehe, was aus finanzieller Sicht möglichweise einen Nachteil bringe.

Herr Müller gibt an, dass 750 ausscheidende Führungskräfte durchaus eine hohe Zahl sei. Hier komme auch dem Thema Wissensmanagement eine besondere Bedeutung zu. Dies sei in der unter Top 3.1.3 beschlossenen Vorlage auch vorgesehen. Sicherlich müsse man hier auch extern einstellen, auch wenn man sich natürlich innerhalb der Ämter frühzeitig Gedanken zu diesem Thema mache. Zusätzlich gebe es verschiedene Möglichkeiten für potenzielle Führungskräfte. Zu nennen sei hier unter anderem das Mentoring Programm oder entsprechende Führungskräftemodule, welche besucht werden können. Dies spiele eine wesentliche Rolle in einem möglichen Stellenbesetzungsverfahren.

Rm De Marco erfragt nochmals die Gründe für die Ausbildungsabbrüche.

Herr Jödicke gibt an, dass die Gründe sehr vielfältig und auch abhängig vom Ausbildungsberuf seien. Bei den studierenden sei es häufig das endgültige Nichtbestehen einer Prüfung an der Fachhochschule, was zum Ende des Ausbildungsverhältnisses führe. Ebenfalls gebe es Auszubildende, welche im Nachhinein feststellen würden, dass der Ausbildungsberuf nicht auf sie passe.

Der Ausschuss für Personal-, Organisation und Digitalisierung nimmt die Vorlage „Gute Personalarbeit! Ausbildungs- und Personalstrategien zur Gewinnung, Entwicklung und Bindung von Fachkräften“ zur Kenntnis.


zu TOP 3.2.4
Bestellung der Geschäftsführung der Wirtschaftsförderung Dortmund
Empfehlung
(Drucksache Nr.: 19991-21)

Rm Gebel (Fraktion Die Linke+) gibt an, dass man die Kandidatin zum 15.03.2021 in die Fraktion eingeladen habe. Man bitte daher die Vorlage ohne Beschluss in den Rat durchlaufen zu lassen.

Rm Stackelbeck (Fraktion B‘90/Die Grünen) gibt an, dass die Kandidatin auch noch nicht in Ihrer Fraktion gewesen sei. Gleichzeitig habe der Fachausschuss jedoch bereits eine Empfehlung ausgesprochen. Außerdem habe es eine Findungskommission gegeben, in der jede Fraktion einen Vertreter entsenden konnte und der man das Vertrauen gebe. Daher möchte man hierzu entscheiden.

Rm Vogeler (CDU-Fraktion) schließt sich den Ausführungen von Rm Stackelbeck an.

Bm Schilff (SPD-Fraktion) gibt an, dass man ebenfalls entscheiden könne. Hier komme insbesondere zum Tragen, dass die Findungskommission zu einem einstimmigen Ergebnis gekommen sei. Man respektiere die Bedenken der Fraktion Die Linke+, habe dafür aber wenig Verständnis dafür.

Die Vorsitzende Rm Dr. Tautorat (Fraktion Die Linke+) gibt an, dass ihre Fraktion ein Mitglied in der Findungskommission hatte. Man könne abstimmen. Ihre Fraktion würde sich dann jedoch enthalten und sich im Rat positionieren.

Rm Gebel gibt an, dass man sich formal enthalte, wie man es auch im Fachausschuss getan habe.

Der Ausschuss für Personal, Organisation und Digitalisierung empfiehlt einstimmig bei Enthaltung der Fraktionen die Linke+, AfD und Die Partei dem Rat der Stadt Dortmund folgenden Beschluss zu fassen:

Der Rat der Stadt Dortmund bestellt auf Vorschlag des Ausschusses für Wirtschafts-, Beschäftigungsförderung, Europa, Wissenschaft und Forschung Frau Heike Marzen zur Geschäftsführerin der Wirtschaftsförderung Dortmund.

Der Rat der Stadt Dortmund beschließt zur Umsetzung des Ratsbeschlusses vom 12.12.2019 (DS 15415-19 E6) die Einrichtung und Besetzung von drei befristeten Planstellen für das Projekt „Digitalisierung in der Gefahrenabwehr“ sowie die damit verbundenen personellen und finanziellen Auswirkungen.

Der Rat der Stadt Dortmund beschließt die Einrichtung von insgesamt 14 Planstellen im Umweltamt.

1. Wie viele Mitarbeiter*innen arbeiten aktuell im Homeoffice?

Aktuell stehen für das mobile Arbeiten 5.000 VPN-Einwahllizenzen zur Verfügung von denen 3.599 (Stand 19.01.2020) vergeben sind. Die Zahl der zeitgleichen Zugriffe schwankt innerhalb der Woche, erreicht aber zur Mitte der Woche mit 1.500 bis 1.600 gleichzeitigen Zugriffen ihren Höhepunkt. Die Tendenz ist seit November 2020 kontinuierlich steigend.

2. Wie viele mobile digitale Endgeräte sind derzeit im Einsatz? Wie viele davon wurden im Zuge der Pandemie für die Homeoffice-Nutzung neu beschafft?

Für die Mitarbeiter*innen der Verwaltung steht folgende Ausstattung mit Geräten, die im Rahmen der mobilen Arbeit nutzbar sind, zur Verfügung (zum Vergleich Vorjahreswerte):



Stand	geeignete mobile Geräte	Quote
Januar 2021	4.704	53%
Januar 2020	3.171	38%


Für die Bewältigung der Pandemie wurden im Laufe des Jahres 2020 1.533 Geräte neu beschafft und ausgeliefert. Zusätzlich sind 1.558 Smartphones und Tablets, die allein kein vollständig mobiles Arbeiten ermöglichen würden, die aber das mobile Arbeiten unterstützen, im Einsatz. Deren Anzahl ist im Jahr 2020 um 405 gestiegen.

Das bedeutet, dass zur Unterstützung des mobilen Arbeitens im Jahr 2020 insgesamt 1.938 Geräte ausgegeben worden sind.


3. Welche Ausbaustufen für mobile Endgeräte ergeben sich daraus für die Zukunft?

Es ist davon auszugehen, dass die Quote der mobilen Endgeräte absehbar bis Mitte 2023 auf etwa 75% steigen und dort stagnieren wird. Ein höherer Wert kann nach aktueller Einschätzung zunächst nicht angenommen werden. Hintergrund dafür ist, dass es auch dauerhaft IT-Arbeitsplätze bei der Stadt geben wird, die aus organisatorischen (Front-Office-Arbeitsplätze, zwingende persönliche Beratung in schwierigen oder veränderten Lebenslagen) oder technischen Gründen (Arbeitsplätze mit höchsten Leistungs­anforderungen, wie zum Beispiel für das technische Zeichnen, Recherche- und Informationsterminals) nicht für mobiles Arbeiten geeignet sind.

4. Welches Budget wird für die Beschaffung mobiler Geräte mittelfristig geplant, welcher
Ansatz gilt für 2021?

Zur Beschaffung mobiler Geräte stehen in 2021 Mittel in Höhe von 1.928.700 € zur Verfügung.

5. Wie viele Mitarbeiter*innen sind derzeit beim Dortmunder Systemhaus für den Support der mobilen Endgeräte im Einsatz? Ist eine Ausweitung der Personalstellen und der Ausbildungs­angebote in dem Bereich geplant? Wenn ja, wann?

Eine genaue Unterscheidung nach Stellenanteilen für den Support mobiler Geräte findet derzeit nicht statt. Die Mitarbeiter*innen im IT-Support kümmern sich ganzheitlich um alle auftretenden IT-Probleme unabhängig von der Art des fehlerhaften Geräts. Der überwiegende Teil der Störungen lässt sich aus der Ferne beheben. Dabei spielt der Standort eines Geräts keine Rolle, so lange das System (ggf. über einen VPN-Zugang) mit dem städtischen Datennetzwerk verbunden ist.

Eine Stellen­ausweitung ergibt sich auch nicht allein aufgrund des Wechsels von stationären hin zu mobilen Systemen, da die Gesamtanzahl der IT-Arbeitsplätze letztlich unverändert bleibt. Es bleibt aber abzuwarten, ob der Support für die mobile Arbeit zeitaufwändiger ist oder ob vermehrt Probleme auftreten, die derzeit nur eine untergeordnete Rolle spielen, wie z.B. Unterstützung bei der Einbindung von Geräten in das Heimnetzwerk der Anwender*innen oder Schäden durch Stürze der mobilen Hardware.

Eine Personalbemessung könnte im Jahr 2023 erfolgen, wenn die projizierte Quote von 75% mobilen IT-Arbeitsplätzen erreicht ist und Erfahrungen im Umgang mit der flächendeckenden Betreuung mobiler IT-Endgeräte gemacht worden sind. Aktuell ist es schwer einzuschätzen, ob zusätzliche Ausbildungsangebote wirklich nötig sind. Die bisherige Erfahrung aus der Betreuung der Telearbeiter*innen und der Bewältigung der erste Pandemiewelle zeigt, dass eine kurze Einweisung in den Umgang mit dem Hardwaretoken und dem neuen System und seiner Spezialsoftware bei der Übergabe in der Regel ausreichend war. Dennoch ist durch die stark steigende Anzahl neuer mobiler Arbeiter*innen ein Fortbildungsbedarf - sowohl auf der Seite der Supportleistenden als auch auf der Seite der Nutzer*innen auch nicht auszuschließen. Sollte sich zeigen, dass zum Beispiel für die Supportleistenden neue Kommunikations­strategien und -kenntnisse nötig werden, um den Nutzer*innen weiterhin optimal zu helfen, werden entsprechende Schulungsmaßnahmen ermöglicht, ebenso gilt dies für den Kreis der Anwender*innen.

6. Welche Konsequenzen hat die Homeoffice-Nutzung auf das Endgerätekonzept und
die Ausstattung der Arbeitsplätze in der Stadtverwaltung insgesamt?

Im Zuge der Einführung der mobilen Arbeit als zusätzliche Arbeitsform bei der Stadt­verwaltung wurde auch das Endgerätekonzept überarbeitet, im verwaltungsinternen IT-Gremium vorgestellt und durch Änderung eines IT-Standards festgeschrieben. Diese Überlegungen, die originär bereits vor Auftreten der Corona-Pandemie erfolgt sind, sind nun äußerst hilfreich bei der Ausstattung der Mitarbeiter*innen in dieser besonders heraus­fordernden Situation.

Ein Konzept sieht mehrere Bausteine vor, die in Summe für das mobile Arbeiten erforderlich sind, nämlich:

§ Ausstattung der Gesamtverwaltung mit einer Kollaborationslösung

Eine Kollaborationslösung erlaubt das gleichzeitige Ablegen und Bearbeiten von Dokumenten, den Austausch per Chat, Instant-Messaging-Funktion („WhatsApp-Alternative“) Videoanruf und Videokonferenz. Nur so ist gewährleistet, dass auch Teamarbeit und Abstimmung bei der mobilen Arbeit wie gewohnt möglich sind.
Derzeit bestehen schon einige Angebote in diesem Bereich, die aber deutlich ausgebaut und erweitert werden müssen, um den drastisch gestiegenen Anforderungen Rechnung zu tragen. Es ist geplant zur Jahreshälfte 2021 sowohl die bestehende selbstbetriebene Lösung stark zu erweitern als auch einen Cloudservice zusätzlich zu nutzen. Dieser bietet vor allem bei Projektarbeit mit stadtexternen Projektteilnehmer*innen deutliche Vorteile. Dazu sind noch einige rechtliche Fragestellungen, insbesondere zum Datenschutz zu klären. Dies geschieht derzeit in einem Projekt beim Dortmunder Systemhaus in Zusammenarbeit mit der behördlichen Datenschutzbeauftragten.

§ Ausstattung mit einer e-Akten-Lösung (Dokumentenmanagementsystem)

Um vollwertig von zuhause aus arbeiten zu können, ist in vielen Fachbereichen der Stadtverwaltung ein Zugriff auf elektronische Akten zwingende Voraussetzung. Viele Fachverfahren bieten solche e-Akten bereits. Ein Projekt zur Einführung einer allgemeinen Basisakte läuft bereits.

§ Ausstattung mit mobiler Hardware und Zubehör, das die mobile Arbeit unterstützt

Um mobil arbeiten zu können, besteht die Absicht alle IT-Arbeitsplätze, bei denen die Tätigkeit dies zulässt, mit mobilen Geräten auszustatten („All-Mobile-Strategie“). Alle Hardware-Lieferverträge werden gerade auf diese Strategie angepasst, bei einigen erfolgt dies mit dem nächsten Vertrag. Spätestens ab Sommer 2021 sollen ausschließlich Geräte bestellt werden, die mobiles Arbeiten bestmöglich unterstützen. Dabei sollen anstelle normaler Desktop-PCs und klassischer Notebooks flächendeckend sogenannte Convertibles zum Einsatz kommen, also mobile Geräte mit Touchscreens, die auch die Stifteingabe unterstützen und die ähnlich wie ein Tablet auch mit den Fingern bedient werden können. Sie eignen sich besser als digitales Notizbuch und erlauben auch pauschal die Nutzung von Apps, die primär auf die Fingerbedienung ausgelegt sind.

Alle neuen Monitore werden außerdem mit einer universellen Docking-Station geliefert, sodass ein flexiblen Ausweichen auf einen beliebigen anderen Arbeitsplatz mit dem eigenen System möglich ist, ohne dass dafür ein Umbau der Verkabelung oder von Geräten nötig wird. Ausnahmslos alle Geräte werden mit Webcam und Mikrofon bereitgestellt, um digitale Kommunikation in Konferenzen oder Videotelefonaten zu ermöglichen. Selbst Arbeitsplätze, die auch absehbar stationär bleiben, erhalten Monitore mit integrierten Webcams und Mikrofonen. Dies sorgt dafür, dass auch Teammitglieder an stationären Arbeitsplätzen im Büro weiterhin an digitalen Besprechungen teilnehmen können und nicht davon abgeschnitten werden.

Für Mitarbeiter*innen in einer lauten Umgebung - daheim, unterwegs oder im Büro - stehen zusätzlich auch Headsets mit Schall isolierenden On-Ear-Kopfhörern zur Verfügung. Gerade Mitarbeiter*innen mit vielen Kontakten zu Bürger*innen legen häufig Wert darauf, dass Sie nicht aus mit ihrer privaten Telefonnummer auf dem Display der Gesprächs­teilnehmer*innen erscheinen, wenn sie telefonieren müssen. In diesen Fällen besteht die Möglichkeit, stattdessen mittels einer speziellen App die Softphone-Funktion des mobilen PCs oder eines dienstlichen Smartphones zu nutzen. Es erscheint dann bei allen angerufenen die übliche Büro-Telefonnummer und der Persönlichkeitsschutz ist gewahrt. Diese Funktion kann bei Bedarf bereits jetzt über das Dortmunder Systemhaus bereitgestellt werden.

§ Ausstattung der städtischen Gebäude mit WLAN

Um mobile Geräte auch in städtischen Gebäuden besser nutzen zu können, sollen alle städtischen Gebäude mit WLAN-Netzen ausgestattet werden. Ein solches Projekt ist schon seit einiger Zeit im Gange.

Ein ausführliches Konzept zur digitalen Ausstattung aller Arbeitsplätze wird erarbeitet und verwaltungsweit abgestimmt.

7. Welche Auswirkungen haben die Erfahrungen mit dem Arbeiten im Homeoffice auf
die Planung und Konzeption von Büroflächen für die Zeit nach Covid-19?

Die nachfolgende Ausführung stellt eine Zielperspektive aufgrund wissenschaftlicher und grundsätzlicher Erkenntnisse dar und bezieht sich auf eine Zeit nach der derzeitigen besonderen corona-krisenbedingten Lage und im überwiegenden Teil auf Büroarbeitsplätze der Stadtverwaltung Dortmund.

Die Entwicklung einer Raumstrategie, insbesondere unter Einfluss der zunehmenden Digitalisierung, ist eines der Projekte im Rahmen des Masterplan Digitale Verwaltung „Arbeiten 4.0“ und wird in Zusammenarbeit mit dem Systemhaus (StA 10), dem Liegenschaftsamt (StA 23) sowie dem Personal- und Organisationsamt (FB 11) forciert.
Mit zunehmender Digitalisierung (medienbruchfreie Digitalisierung von Prozessen, digitale Unterschriftsfunktion mit papierlosen Unterschriftswegen, E-Akten, Ausstattung mit mobiler IT) wird in vielen Arbeits- und Fachbereichen der Stadtverwaltung Dortmund die mobile Arbeit verstärkt möglich sein (vgl. DV Mobile Arbeit 09/2020).

Nach der derzeitigen Regelung ist es in Abstimmung mit dem Personalrat so, dass jedem*r Beschäftigten ein konkreter Arbeitsplatz im Büro zur Verfügung steht, egal in welcher Konstellation (Voll-/Teilzeit, HomeOffice oä.) gearbeitet wird. Je mehr Beschäftigte mobil bzw. im HomeOffice arbeiten, desto mehr Arbeitsplätze sind in den „Verwaltungsberufen“ in den derzeit vorhandenen Büroräumen unbesetzt.

Hier entstehen langfristig Veränderungsmöglichkeiten.

In der Zielperspektive sollte aus Sicht des Personal- und Organisationsamtes in Abhängigkeit vom Digitalisierungsgrad eines Fachbereiches mit möglichst weniger Arbeitsplätzen und damit Räumen als „Köpfen“ geplant werden.

Langfristig stellt sich das Personal- und Organisationsamt folgende Raumphilosophie vor:

§ Beschäftigte würden sich an dem möglichst gleichermaßen ausgestatteten Arbeitsplatz im Bürogebäude einloggen und einbuchen. Das immer wieder neu gemischte Zusammensitzen der Beschäftigten, fördert die Umgangs- und Vertrauenskultur, die interdisziplinäre Zusammenarbeit würde erleichtert.

§ Sichergestellt werden müsste, dass für vertrauliche Gespräche oder Telefon-/Videokonferenzen, Teambesprechungen und kollaborativer Arbeit die geeigneten separaten, technisch und räumlich entsprechend ausgestatteten Räumlichkeiten zur Verfügung stehen würden. Insgesamt wäre dafür zu sorgen, dass für Telefonate/Telefonkonferenzen, gemeinsames Denken/Workshops, Räume für Kunden-/Bewerbungsgespräche, ein Meetingpoint (z.B. Stehtische), Räume für Teambesprechungen vorhanden wären.
§ Ebenso müsste weitestgehend eine „Clean-Desk-Strategie“ verfolgt werden; so dass Räume und Büroraumausstattungen flexibel nutzbar sind. Beachtet werden müsste eine besondere Hygiene (Erfahrungen aus der Coronakrise), so dass Tische entsprechend gereinigt werden müssten.
§ Zum Deponieren von Containern/Unterlagen oä. werden ggf. separate Räumlichkeiten/Schließfächer benötigt.
§ Im besten Fall bestehen in den Bürogebäuden (in Kellern oä.) Möglichkeiten zum Aufladen von EBikes.

Dieses System setzt jedoch eine umfassende Digitalisierung aller Aktenvorgänge sowie der Arbeitsprozesse voraus, bevor Raumkapazitäten eine andere, moderne, ggf. auch sparsameren Nutzung unterzogen werden können.

Ein baulicher Zuschnitt/räumliche Besonderheiten, eine bestimmte Arbeitsweise sowie individuelle in der Person der Beschäftigten liegende Besonderheiten lassen jedoch nicht immer alle grundsätzlich wünschenswerten Möglichkeiten zu.

Erste Realisierungen sind in den neuen Raumkonzepten der Wirtschaftsförderung als auch dem Zentrum für Ausbildung und Kompetenzen (ZAK) erkennbar. Die Erfahrungen anderer Kommunalverwaltungen (z. B. Freiburg) zeigt, dass durch ein neues Raumkonzept zwar modernere Methoden zum Einsatz kommen, aber sich schlussendlich keine/wenig Einsparpotenziale ergeben haben, da die Einsparung Büroarbeitsplätzen durch eine vermehrte Zahl von spezifischen Räumen (Telefon-/Videokonferenzräume oä.) wieder „aufgezehrt“ wird und es summarisch bei fast gleicher Fläche(m²) geblieben ist.

Zur sinnvollen und zielgerichteten Umstellung wäre es sinnvoll, fachbereichs-/gebäudeweise in Abhängigkeit vom Digitalisierungsgrad in partizipativ angelegten Veränderungsprozessen sukzessiv umzusteuern.

Im Rahmen des Masterplans Digitale Verwaltung „Arbeiten 4.0“ wird in Abstimmung mit dem Verwaltungsvorstand eine Grundsatzentscheidung herbeigeführt, welche Potenziale sich künftig für Büroarbeitsplätze und gleichermaßen für gewerblich-technisch geprägte Tätigkeiten ergeben. Der Ausschuss für Personal, Organisation und Digitalisierung wird hierzu separat in Kenntnis gesetzt.

die SPD-Fraktion im Ausschuss für Personal, Organisation und Digitalisierung bittet die Verwaltung um schriftliche Stellungnahme zu folgender Frage:

Wurde bei der regelmäßigen Abfrage von nebenberuflichen Tätigkeiten der Schulhausmeister auch die Ausübung ehrenamtlicher Tätigkeiten abgefragt? Wenn ja, warum?

die SPD-Fraktion im Ausschuss für Personal, Organisation und Digitalisierung bittet die Verwaltung um Stellungnahme zu folgender Frage:

1. Wie und wann wird sich die Situation für die Beschäftigten des Sicherheitsdienstes im Eingangsbereich des Gebäudes Südwall 21-23 verbessern?

Darüber hinaus fordert der Ausschuss die Verwaltung auf, erforderliche Maßnahmen zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen zeitnah umzusetzen.

die Fraktion Bündnis90/Die Grünen bittet die Verwaltung um einen aktuellen Sachstand zu der geplanten Einführung des neuen Ratsinformationssystems (RIS).

Dabei bitten wir insbesondere um die Beantwortung der folgenden Fragen:

1. Schon im Oktober letzten Jahres wurde die Erstellung eines für die Ausschreibung notwendigen Lastenhefts (die Definition qualitativer Kriterien) beschlossen. Dieses sollte mit Unterstützung eines externen Dienstleisters erstellt und mit der schon bestehenden politischen Vorbereitungsgruppe abgestimmt werden.
Für wann ist diese Abstimmung geplant?

2. Wie stellt sich aktuell der Zeitplan für das Vergabeverfahren dar? Welcher Zeitplan resultiert daraus für die Einführung des RIS?

3. Die Verwaltung wird gebeten, den Ausschuss zukünftig regelmäßig in seinen Sitzungen über den Fortschritt des Projekts zu informieren.

Begründung:
Nach einem langen Vorbereitungsprozess hat der Rat am 8. Oktober 2020 die Beschaffung eines neuen Rats-/Gremieninformationssystems (RIS) beschlossen und das Vergabe- und Beschaffungszentrum mit der Durchführung des Vergabeverfahrens beauftragt. Das RIS soll sowohl eine mobile Nutzung über eine App als auch einen Zugriff in einem geschützten Bereich im Internet sowie eine Nutzung über PCs ermöglichen. Damit sollte auch die Anbindung der Sachkundigen Bürger*innen und der Mitglieder der Bezirksvertretungen ermöglicht werden. Der Bedarf nach einem solchen zeitgemäßen Arbeitsmittel hat sich in den letzten Monaten nochmal deutlich verschärft. Eine zügige Umsetzung des RIS halten wird für zwingend erforderlich.

Medienberichten ist zu entnehmen, dass viele Kreise und kreisfreie Städte den Einsatz der von Bund- und Land empfohlenen Software SORMAS ablehnen und entsprechend diese nicht einführen wollen. Aus Sicht der CDU Fraktion ist der flächendeckende Einsatz der Software ein wichtiger digitaler Baustein zur effizienten Eindämmung der Pandemie. Sie ermöglicht ein besseres, einfacheres Management von Kontaktpersonen und Kontaktketten und kann somit auch zur Entlastung der aktuell stark beanspruchten Mitarbeiter im Gesundheitsamt beitragen.

Die CDU Fraktion bittet vor diesem Hintergrund um einen Sachstandsbericht zur Einführung der Software SORMAS im Gesundheitsamt Dortmund unter Berücksichtigung folgender Fragestellungen:
1. Welche Vorteile und Chancen bietet der empfohlene Einsatz der Software
SORMAS nach Ansicht der Verwaltung?
2. Gibt es aus Sicht der Verwaltung Gründe, die gegen eine Einführung der Software sprechen?
3. Ist beabsichtigt, die empfohlene Software SORMAS im Dortmunder Gesundheitsamt einzuführen?
4. Falls die Einführung geplant ist: Wann wird die Umstellung auf SORMAS abgeschlossen und das Pandemie-Management-System einsatzbereit sein?

die Fraktionen CDU, SPD, Bündnis 90/Die Grünen, Die Linke+ und FDP/Bürgerliste stellen zum oben genannten Tagesordnungspunkt folgenden Antrag und bitten um Beratung und Beschlussfassung:
1. Der Ausschuss für Personal, Organisation und Digitalisierung beschließt die Einrichtung einer Projektlenkungsrunde „Memorandum zur Digitalisierung 2020 bis 2025“ (DS-Nr. 18828-20-E5).

2. Aufgabe der Projektlenkungsrunde ist die beratende Begleitung und Abstimmung des weiteren Verfahrens zur Umsetzung des Memorandumsprozesses sowie die Vorabstimmung möglicher Ausschuss- bzw. Ratsbefassungen.

3. Die Projektlenkungsrunde unter Vorsitz des zuständigen Dezernenten für Personal- und Organisation tagt grundsätzlich einmal im Quartal. Jede Fraktion benennt ein Mitglied/stellv. Mitglied. Des Weiteren gehören der Projektlenkungsrunde die Leitung des Fachbereichs 10 (Dortmunder Systemhaus) sowie die Leitung des CIO an. Bei Bedarf können nach vorheriger Abstimmung innerhalb der Projektlenkungsrunde weitere Teilnehmer hinzugezogen werden. Sofern sachdienlich können zu den Sitzungen der Projektlenkungsrunde Gäste eingeladen werden.

4. Dem Ausschuss für Personal und Organisation wird ein regelmäßiger Bericht zur Arbeit der Projektlenkungsrunde vorgelegt.


Begründung

Die Begründung erfolgt gegebenenfalls mündlich.

die Schuleingangsuntersuchung ist die gesetzlich vorgeschriebene Untersuchung vor der Aufnahme eines Kindes in die Schule. Sie muss vom Gesundheitsamt durchgeführt werden.

Wie den Medien zu entnehmen war, fallen diese Schuleingangsuntersuchungen zum großen Teil aus, weil das für die Schuleingangsuntersuchungen zuständige Personal des Gesundheitsamtes zur Nachverfolgung von Coronafällen eingesetzt wird.

Der Leiter des Gesundheitsamtes wird in den RN (5. März) wie folgt zitiert: „Schuleingangsuntersuchungen gab es nur noch ein paar Hundert. Sonst machen wir 5000.“

Kinderschutzvertreter*innen haben dies schon vor einem halben Jahr als potenziell kindeswohlgefährdend eingestuft, weil dadurch Probleme übersehen und ein Schulstart mit negativen Erlebnissen verbunden sein könne.

Daraus ergeben sich für die Fraktion DIE LINKE+ folgende Fragen:


1. Wie viele Kinder- und Jugendärzt:innen stehen für die Schuleingangsuntersuchungen normalerweise zur Verfügung?
2. War die Anzahl in früheren Jahren ausreichend, um alle schulpflichtigen Kinder zu untersuchen?
3. Wie hoch ist die Anzahl der Ärzt:innen, die aktuell andere Dienste versehen?
a) Um welche Dienste handelt es sich dabei?
b) Sind diese zwingend von Kinder-und Jugendärzt:innen zu verrichten?

4. Sind Schritte geplant, den aktuellen Personalengpässen entgegenzuwirken? a) Wenn ja: Welche?
b) Wenn nein: Warum nicht?
Wir bitten darum, die Erläuterungen dazu nachrichtlich auch an den Schulausschuss und den AKJF zu übermitteln.

die Fraktion DIE LINKE + bittet unter Bezugnahme auf die Medienberichte über eine schwerwiegende Sicherheitslücke in der Produktserie Exchange Server des Softwareherstellers Microsoft um die Beantwortung der folgenden Fragen:

1. Gab es in jüngster Vergangenheit versuchte oder erfolgreiche Angriffe auf die E-Mail-Infrastruktur der Dortmunder Stadtverwaltung unter Ausnutzung der besagten Sicherheitslücke?
2. Ist es in diesem Zusammenhang zu Datenabflüssen oder Übergriffen auf weitere Systeme gekommen?


3. Ist die E-Mail-Infrastruktur der Dortmunder Stadtverwaltung auf dem Stand, der herstellerseitig empfohlen wird?

Begründung:

Die Dortmunder Stadtverwaltung setzt die Software Microsoft Exchange Server ein. Diese wies für einige Zeit eine schwerwiegende Sicherheitslücke auf, die von Angreifern aktiv genutzt worden ist. Davor warnte laut Medienberichten das Bundesamt für die Sicherheit in der Informationstechnik. Demzufolge soll mindestens eine fünfstellige Zahl an Installationen allein in Deutschland betroffen sein.

Die Dringlichkeit ergibt sich aus der Bedeutung der Sicherheitslücke und der Frage, inwiefern auch Ratsmitglieder die ihnen bereitgestellte E-Mail-Infrastruktur gefahrlos nutzen können. Daher sind wir mit einer mündlichen Berichterstattung im Ausschuss einverstanden, falls erforderlich auch im nichtöffentlichen Teil.

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Anlage 1.pdf

Anlage 2.pdf

Anlage 3.pdf

Anlage 4a.pdf

Anlage 4b.pdf

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